보고서 잘 쓰는 법, 업무 보고 잘 하는 법
1. 공들인 보고서가 무너지랴.
2. PREP, 결론부터 말하자.
3. 중간 보고가 업무 완성의 지름길
1. 공들인 보고서가 무너지랴.
다음은 비즈폼 조사 결과입니다. 000는 하나를 완성하는 시간 약 2시간 36분, 하루 평균 2회 이상 작성, 일일 작성 시간 평균 5시간, 업무 시간의 66% 차지한다고 합니다. 000이 무엇인지 아시겠나요? 네. 바로 보고서입니다. 상사에게 나의 업무를 보고하는 일만큼 직장에서 중요한 일은 또 없을 것 같습니다. 그렇다 보니 하루 절반 이상의 시간을 투자함과 동시에 가장 큰 스트레스 요인이 되고 있는데요. 실제로 직장인들의 88.4%가 '보고서를 쓰는 일이 가장 큰 스트레스 요인'이라고 답했습니다. 아무래도 상사에게 직접 보여주고 의견을 들어야만 하는 보고의 특징 때문이겠죠. 그래서 대부분의 직장인들은 절대 보고서를 대충 쓰지 않습니다. 야근을 해서라도 최선을 다해 완성합니다. 그러나 문제는 대면 할 때입니다. 공들인 보고서를 가져가도 말 한마디를 잘못 해 크게 지적을 받은 상처가 한 번씩 있을텐데요. 이 때 공들인 보고서도 허무하게 무너져버리죠.
2. PREP, 결론부터 말하자.
무엇이 문제였을까요? 보고를 받는 리더 입장에서 생각해보겠습니다. 하루에 몇 십개의 보고서를 검토하는 리더는 잘 정리된 보고서라도 하나하나 읽을 시간이 부족합니다. 보고서 내용보다 핵심을 제일 알고 싶으니 질문을 먼저 던지는데요. 돌아오는 말이 구구절절하면 다시 피곤해지기 마련입니다. '그래서 결론은?'이라고 묻지만 담당자가 원하는 답변을 하지 않으면 다시 원점이 되고 맙니다.
"이런 이유로 이렇게 해서 이런 결론이 나왔습니다." 언뜻 보기엔 문제가 없어보이지만 결론 전의 전제가 길어지면 듣는 사람이 피곤해지기 마련입니다. 이와 반대로 핵심을 먼저 말하는 방법이 있습니다. 바로 PREP 기법인데요. Point(결론), Peason(이유), Example(근거), Point(결론)을 뜻하는 말입니다. 일상에서도 자주 쓰고 기법입니다. "친구야 내일 만나자. 최근 알게 된 맛집에 너랑 가고 싶어. 너가 좋아하는 떡볶이 맛집이야. 바쁘더라도 시간 내봐!"
같은 이야기를 다르게 말해보겠습니다.
"최근에 알게 된 맛집이 있어. 너가 좋아하는 떡볶이 맛집이야. 내일 바쁘더라도 시간 내서 함께 갔으면 좋겠어."
후자가 더 다정하고 편안하지만 집중 시키는 힘은 전자가 더 강력합니다. 보고에서는 강하고 단호한 어투가 중요합니다. 의사결정자가 원하는 바도 명료한 의견과 결과입니다.
3. 중간 보고가 업무 완성의 지름길
또 하나의 문제로 중간 보고를 두려워한다는 점입니다. 자신이 생각하고 있는 업무 방향에 확신이 없을 때 자신감이 더 줄어들기 마련인데요. 중간 보고는 정답이 아니어도 괜찮습니다. 개선의 의지를 담은 보고이기 때문입니다. 또한 상사에게 신뢰를 쌓기도 좋습니다. 항상 '얼마나 업무가 됐나? 무슨 문제가 있나? 잘하고 있나?'라는 생각이 넘치는 상사에게 빠르게 응답하는 방법이 되기도 하는데요. 일주일을 걸려 완벽히 보고서를 완성하는 것보다 하루 간격으로 피드백을 받고 보고서를 완성하는 일이 더욱 좋은 평을 받을 수 있습니다. 그러나 이 때 유념해야 할 부분이 있습니다. 중간 보고에서도 PREP 화법을 이용해야 합니다. "지금까지 조사한 결과 2가지 실행 방안이 예측됩니다. 지난 프로모션의 가장 큰 실패 원인이 타겟 분석에 있었기 때문입니다. 해당 지표를 보면 타겟의 반응이 예상보다 훨씬 낮았던게 확인되었습니다. 현재까지 분석한 내용 중에 다른 관점으로 봐야할 부분이 있는지 의견 부탁드립니다." 리더가 보고서를 꼼꼼히 보지 않더라도 내 생각을 정확히 이해할 수 있도록 말해야 합니다.
오늘은 크게 2가지 팁을 전달드렸는데요. 오늘의 핵심은 어떻게 해야될지 모르겠다는 난감한 표정은 버리고 명료한 의사를 전달하는 자세입니다. 리더의 생각과는 어긋난 의견이라 하더라도 전제를 확실히 한 의견은 가치가 있습니다. 모두 상사의 '의중'보다는 내가 마련한 '근거'에 집중해 좀 더 자신있게 보고할 수 있길 바랍니다!
