디자인 공모전 어렵지 않아요
스마트시트 활용 사례(2)
내가 일하는 단체에서는 가난한 나라의 어린이들을 국내의 후원자들과 1:1로 결연을 맺어서 그 아이들이 성인으로 자라기까지 도움을 줄 수 있도록 한다. 이때 후원자와 후원 어린이의 소통의 통로로 사용되는 것이 편지다. 서로 편지를 주고받을 수 있도록 하여 단순히 금전적인 지원만 하는 것이 아닌 정서적인 소통이 가능할 수 있도록 하고 있다. 이왕이면 후원자들이 편지를 보낼 때 예쁜 편지지를 사용할 수 있도록 하기 위해 자체 제작한 편지지를 후원자들에게 제공해왔다. (이 글을 쓰는 현재는 편지 작성이 온라인으로 전환되어 더 이상 실물 편지를 사용하지는 않는다.) 디자인팀에서는 후원자들에게 더 예쁜 편지지를 제공하기 위해 여러 차례 편지지 일러스트 공모전을 진행했었다. 이 공모전은 디자이너들이 진행하는 부분이다 보니 나는 그닥 관여할 일이 없었는데..
어느 날 담당 디자이너가 찾아와서 이메일 계정을 만들어달라고 했다. 이유인즉슨 편지지 공모전을 하는데 워드 파일로 된 신청서와 편지지 이미지를 메일로 받다 보니 금방 메일 용량이 다 차서 계속 정리를 해야 한다는 것이었다. 그런데 추가로 궁금해서 이것저것 물어보니 신청서를 받아서 별도로 엑셀로 정리를 해놓고 이미지 파일은 다운로드하여 이름을 바꿔 파일서버에 저장하는 작업도 하고 있었다. 단순히 신청을 메일로 받는 것을 넘어서 추가로 해야 하는 수작업을 줄여주고 싶어서 고민하다가 스마트시트 사용을 제안했다. 한참 스마트시트를 좋아하던 시절이라 활용해보고 싶은 사심을 가득 품고.. 아래 양식을 만들어줬다.
일러스트 공모전 신청 양식 - 양식 내에 파일 첨부가 가능하다.스마트시트는 구글 설문지와 달리 양식에 파일 첨부 기능을 추가할 수 있다. (물론 구글 설문지도 Script를 사용하면 파일 첨부가 가능은 하지만 기본 기능은 아니어서 사용하기가 쉽지 않다.) 이렇게 추가된 파일은 스마트시트 Row에 첨부파일로 등록이 된다.
양식을 통해 접수된 파일은 Row의 Attathment에 추가된다. 양식을 통해 받을 수 있는 첨부 파일은 최대 10개까지 업로드가 가능하고, 한 파일의 용량은 30MB를 넘을 수 없다. 이 정도면 웬만한 파일 접수창구로 쓸만하지 싶다. 그리고, 첨부된 파일이 이미지(JPG, PNG 등) 파일이라면 미리보기도 가능하다.
스마트시트 내에서 미리보기가 가능한 이미지 파일이렇게 양식을 만든 후에 단체 홈페이지 및 각종 공모전 사이트에 링크를 올려놨고 모집 기간 동안 약 200명 정도의 작품이 접수가 되었다. 접수된 작품들은 스마트시트 내에서 평가도 할 수 있도록 칼럼을 추가해서 평가 점수를 넣을 수 있도록 했다.
이 작업을 통해 다음과 같은 효과를 얻었다.
1. 작품 접수와 관련한 수작업이 없어졌다.
2. 관리가 편했다. 200명의 접수를 이메일로 받았더라면 관리가 쉽지 않았을 것..
3. 공모전 신청에 대한 history를 시트 1개로 보관
4. 전년도 공모전 담당자에게 구박을 받았다.
이 양식을 만들어준 후 전년도 공모전을 담당했던 디자이너가 왜 자신이 담당할 때는 이렇게 안 해줬냐며.. 구박을 받았다. ㅡ.ㅡ;;
만약 이런 양식을 개발을 해서 만들어야 했다면 시간과 비용이 많이 들었을 거다. 그런데 이 양식을 만드는데 추가로 들어간 비용은 없었고 시간은 기획을 위한 회의시간 포함해서 1시간 정도 걸렸던 것 같다.
