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by 남상수 Feb 03. 2017

사내 업무 요청 시스템 만들기

스마트시트 활용 사례(3)

나는 가끔 사무실을 돌아다니면서 직원들이 일하는 모습을 구경하곤 한다. 어떤 일을 하는지 궁금하기도 하고 내가 아는 툴을 가지고 도움을 줄 수 있는 게 있을까 싶어서 이기도 하다. 몇 년 전 스마트시트를 열심히 사용하던 초기였던 걸로 기억한다. (물론 지금도 열심히 사용하지만) 여유가 좀 생겨서 사무실을 돌아다니는데 한 직원이 불러서 아이디어를 구했다. 콜센터 직원들이 외부 요청으로 현업 부서에 업무 요청을 하는 경우가 많은데 이메일로 요청을 보내면 tracking 하기가 어려워서 파일서버에 엑셀 파일을 만들어놓고 내용을 입력하게 한다고. 그런데 가끔 있는 요청은 괜찮은데 시즌(?)이 되어 요청이 몰리면 누군가 열어놓은 엑셀 파일을 닫을 수가 없어서 불편한데 방법이 없는지..


이 요청을 받고서 그 이후로도 종종 사무실을 돌아다니면 좋겠다는 생각이 들었던 것 같다. 가끔은 너무 사소하다고 생각해서 공식적으로 물어보기 어려운 이슈들이 꽤 있는 것 같고, 그런 건 이렇게 돌아다니는 중에 가볍게 이야기를 나눠 보기도 하고 더러는 쉽게 더 좋은 아이디어를 줄 수 있기 때문.


이 경우도 해결에 대한 아이디어를 줄 수 있는 경우였다. 그래서, 1) 여럿이 동시 접속이 가능한 구글 시트를 하나 만들어서 사용하는 것과 -스마트시트 활용에 대한 열정이 넘치는 시기였던지라- 2) 스마트시트로 온라인 양식을 만들어서 업무 요청을 받는 것.. 두 가지를 만들어서 제안을 했고 현업에서 스마트시트를 활용해보기로 결정을 했다. 물론 내가 사용해보고 싶어서 몰아간 부분도 있었지만.. ^^;


그렇게 해서 만든 것이 아래의 양식이다. - (참고: 스마트시트로 양식만들기)


업무 요청 양식.. 뭐 구글 설문지로도 가능은 하지만..


이 양식은 콜센터 직원이 후원자(외부 고객)의 전화 응대를 하다가 우편물을 발송해야 할 일이 있을 때 신청하는 양식이다. 이렇게 양식에 신청을 하면 아래와 같이 요청 내역이 시트에 쌓인다. 이렇게 쌓인 요청을 우편 발송을 담당하는 직원이 확인해서 처리를 한다. 입력된 내용 외에 체크박스 등 추가로 칼럼을 만들어서 체크를 해가면서 처리를 하게 했다.

최근 내역이 맨 위에서부터 보이도록 쌓인다


단순히 양식만 놓고 보면 구글 설문지와 크게 다르지 않은데 접수된 요청을 처리/관리하는 부분까지 생각하면 스마트시트가 가지고 있는 장점들이 있다.


장점들...

1. 가장 최근에 접수된 요청이 시트의 가장 위에 쌓이기 때문에 아래로 스크롤을 할 필요가 없다.
2. 시스템 칼럼을 추가하면 요청 건 별로 자동으로 넘버링을 할 수 있다.
3. 체크박스 칼럼을 추가해서 발송 여부를 체크하고 완료된 요청은 row color가 자동으로 변경되게 하여 한 눈에 구별이 되게 한다.


큰 차이가 없어 보이지만 실제로 사용해보면 더 편리함을 느낄 수 있다. 그래서였는지 얼마 후 발송을 담당했던 직원이 사내에서 외부로 발송하는 우편물들을 접수 및 관리하기 위한 양식을 추가로 요청했다. 일이 일을 부르는 효과가..


업무 요청에 대한 작은 사례이지만 잘 활용하면 사내에 부서별 업무 요청 양식들을 다양하게 만들어서 사용해볼 수 있지 않을까 싶다. alert를 설정을 해놓으면 요청이 접수되었을 때 자동으로 이메일을 받기 때문에 매번 요청이 들어왔는지 들어가 볼 필요가 없기도 하다.


스마트시트 활용 사례 시리즈

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