스마트시트로 온라인 양식을 만든 이유
구글 설문지보다 2% 더 스마트한 양식
2007년 구글 닥스(Google Docs)가 출시된 이후 이 클라우드 서비스는 많은 사람들의 업무 패턴을 바꿔놨다. 동료와 실시간으로 파일을 공유하고 수정할 수 있는 기능은 가히 획기적이었다. 물론 MS Office에 익숙해져 있다 보니 웹브라우저를 열어서 오피스 문서를 작성한다는 것이 익숙하지 않았다. 파일이 PC에 저장되지 않고 구름 저편 어딘가 저장되어 있다는 것이 불안하기도 했다. 하지만 구글 닥스는 시간이 지나며 다양한 기능이 추가되면서 빠르게 사용자를 늘려갔다. Google Apps라는 기업용 오피스 시스템으로 등장하면서 이제는 MS의 Office 365와 더불어 기업에서는 없어서는 안 되는 제품이 되었다. 그만큼 개인의 생산성에 많은 영향을 끼쳤다고 생각한다.
구글 닥스의 제품 중에서도 MS 오피스에 없어 큰 인기를 끈 제품은 구글 설문지이다. 과거에 종이로 해야 했던 설문지는 구글 설문지가 나오면서 큰 전환을 맞이했다. 이제는 간단한 조사나 신청서들이 구글 설문지를 통해 제공되는 것을 심심치 않게 발견한다.
Gantt Chart를 활용하여 프로젝트를 관리하려고 스마트시트를 사용하다가 스마트시트에도 온라인 양식(webforms) 기능이 있다는 것을 발견했다. 새로운 기능을 발견하면 꼭 써봐야 하는 성격 탓으로 이것저것 눌러가며 사용하다 보니 구글 설문지와는 좀 다른 기능을 몇 가지 발견하게 되었다. 사실 이 기능들로 인해 이제는 구글 설문지보다는 스마트시트 온라인 양식을 더 많이 사용하고 있다.
1. 배경색과 로고 삽입
구글 설문지에도 테마를 변경하거나 배경색을 바꿀 수 있지만 로고를 삽입하는 기능은 없다. 하지만 스마트시트에는 소속된 기업이나 단체의 브랜드에 맞게 배경색과 로고를 넣을 수 있었다. 아래 이미지는 사내에서 필요해서 만들어준 온라인 양식이다. 필요에 맞게 로고와 배경 색상을 변경해서 사용했다.
2. 파일 첨부
구글 설문지와 가장 크게 다른 점 중 하나는 파일 첨부 기능이다. 스마트시트의 각 row에 파일 첨부를 하는 기능이 온라인 양식에도 적용되어 양식 중간에 파일 첨부 항목을 추가할 수 있다. 아래는 이 기능을 활용하여 공모전 접수를 했을 당시의 온라인 양식이다. 중간에 보면 파일을 업로드할 수 있게 되어있다. 파일은 350MB까지 업로드가 되고 업로드 가능한 파일 수는 제한이 없다. 이 파일 첨부 기능은 잘 활용하면 각종 서류 접수나 이미지 첨부하는 용도로 사용할 수 있다.
3. default value
default value는 양식에 미리 값을 지정해주는 기능이다. 이 기능을 활용하면 양식을 작성하는 사람을 조금 편하게 해줄 수 있다. 예를 들어 라디오 버튼으로 선택을 하는 옵션이 있을 때 많이 선택하는 옵션을 미리 선택해놓으면 마우스 클릭을 한 번이라도 덜하게 할 수 있다. 아래 양식은 사내에서 업무처리 용으로 만든 양식인데 '발송형태' 항목을 보면 '일반우편'이라는 값이 미리 지정이 되어있다. 대부분 '일반우편'으로 보내기 때문에 미리 default로 값을 넣어놨다. 다른 우편을 보내고 싶은 경우에만 다른 값으로 변경하면 된다.
4. hidden field
hidden field는 양식의 특정 항목을 hidden으로 숨기는 옵션이다. 양식을 작성하는 사람에게는 보이지 않지만 양식에는 포함되어있다. 이 hidden field는 단독으로는 잘 쓰이지 않고 3번에서 설명한 default value와 함께 사용해야 효과적으로 활용할 수 있다. 예를 들면 시트에 'Submitted by'라는 칼럼이 있고 양식을 통해서 값을 받는 경우 'Submitted by' 항목을 온라인 양식에 추가한 후에 hidden field로 놓고 default value를 'web form'으로 해 놓으면 양식을 통해 접수가 될 때마다 해당 칼럼에는 자동으로 web form이라는 값이 찍혀서 들어오게 된다.
5. One sheet multi forms
구글 설문지는 하나의 설문지를 통해 접수된 내용들이 하나의 스프레드시트에 쌓이게 된다. 강제로 여러 설문지를 하나의 스프레드시트로 연결을 시켜도 각각 워크시트 단위로 구분이 되어서 쌓인다.
하지만 스마트시트는 하나의 시트와 연결된 양식을 원하는 만큼 만들어낼 수 있다. 어떤 양식을 통해 접수가 되어도 하나의 시트에 순서대로 쌓인다. 이 기능을 위에 소개한 deafult value, hidden field와 함께 사용하면 재밌는 시도를 해볼 수 있다.
최근에 스마트시트를 가지고 행사 모객을 한 적이 있다. 이때 시트 칼럼 중 한 개의 이름을 채널이라고 하고 양식을 뿌릴 채널(MMS, DM, SNS 등)을 dropdown 리스트로 만들었다. 채널의 수만큼 양식을 만들고 각 양식에는 채널 칼럼을 hidden field로 추가하고 각 채널 값을 default로 지정한 후에 채널마다 서로 다른 양식으로 공개를 했다. 이렇게 하면 실제로 어떤 채널을 통해서 얼마나 많은 사람들이 신청을 했는지 통계를 알아낼 수 있다.
채널 수만큼 양식을 만들어 뿌린다스마트시트로 양식을 만들면 구글 설문지보다 2% 정도 똑똑한 양식을 만들어낼 수 있다. 양식을 활용한 스마트시트 활용 사례가 좀 더 궁금하신 분들은 이 링크를 참고하시길
