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매거진 스마트시트로 똑똑하게 일하기

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by 남상수 Jun 21. 2016

스마트시트로 프로젝트 관리하기(1)

템플릿을 사용해서 프로젝트 시트 만들기

스마트시트를 사용하는 가장 큰 목적 중 하나는 프로젝트 관리다. 구글에서 smartsheet을 검색하면 나오는 결과에 최상단에는 ~~Online Project Management Software라고 나온다.~~ 물론 스마트시트를 사용하다 보면 다양한 용도로 활용할 수 있지만 기본적으로 프로젝트 관리를 위한 제품이라고 할 수 있다.

최근에는 Work Different로 바뀌었다.

프로젝트 시트 만들기

스마트시트는 '시트'라고 부르는 일종의 파일의 모음으로 되어있다. 스마트시트에서 새 프로젝트를 위한 시트를 만들어보자. 스마트시트에 처음 가입하면 아래와 같은 화면이 나온다. 왼쪽 상단에 있는 三 아이콘을 눌러서 Left Panel을 열어보자. Home, Recently Opened, Favorites 등의 메뉴가 보인다. + 버튼을 누르거나 Home 탭에서 'Create New'를 눌러서 새 시트를 만들어보자.

아무것도 없어 휑~ 하다면 Create new sheet을 눌러 새 시트를 만들어주자

Create New를 누르면 아래와 같이 스마트시트에서 미리 만들어놓은 템플릿 목록이 보인다. 사용자들이 자주 사용할만한 템플릿들이 미리 만들어져 있어서 이 중에서 원하는 템플릿을 선택해서 시트를 생성하는 것이 효과적이다. 이번에는 프로젝트 관리를 위한 시트를 만들어야하기 때문에 Project Template을 선택하여 생성해보자.

Project Template 선택

Task 생성 및 일정 입력

시트의 이름을 정하고 시트를 만들면 빈 프로젝트 시트가 만들어진다. 시트의 열에는 Task Name, Duration, Start, Finish등의 헤더 설정이 되어있다. 스마트시트는 엑셀과 비슷하지만 시트의 첫번째 행을 헤더로 단순히 지정만 하는 엑셀과 달리 열의 속성을 다양하게 설정할 수 있고, 관리자 외에는 수정을 할 수 없다.

시트에 내용을 입력해보자. Task Name에 세부 작업을 기록하고, Start/Finish에 날짜를 넣어주면 오른쪽 Gantt Chart에 날짜에 해당하는 그래프가 자동으로 생긴다. 이미 MS Project를 사용해보신 분들이라면 별 감흥이 없겠지만 MS Project를 본 적이 없었던 나는 스마트시트를 처음 접했을 때 Gantt Chart 기능을 보며 신세계라고 생각했다.

Start/Finish를 넣어주면 오른쪽에 Chart가 생긴다

Start/Finish를 입력하면 Duration이 자동으로 값이 생기는데, 이 Duration에 소요 기간을 숫자로 넣어주면 Start를 기준으로 Finish가 날짜를 반영해서 변경된다. 이렇게 기간 입력 후 각 업무 별 관계 설정한다. 바로 Predecessors를 지정해주는 작업이다(한글로 선행작업이라고도 하는데, 영어가 불편하신 분들은 칼럼 정보를 수정하셔서 한글로 이름을 바꿔 주시라).

선행작업과 하위항목 지정하기

Predecessors에는 현재 작업 이전에 선행되어야 하는 작업의 Row 번호를 넣어준다. 현재 샘플에서는 그냥 순서대로 넣어주었다. 이렇게 선행작업을 입력하는 이유는 만약 선행작업의 일정이 변경되었을 경우, 그 다음 작업들의 일정이 함께 변경되어 반영되도록 하기 위함이다.

선행작업에 숫자만 넣어주면 Chart는 알아서 반영됨. 유후~

Predecessors는 4가지 종류(FS, FF, SS, SF)가 있는데 가장 많이 사용하는 FS(Finish-to-Start)가 default로 되어있다. 이 4가지 종류는 추후 별도로 소개하도록 하겠다.

이제 Hierarchies 설정을 해보자. Hierarchies는 세부 항목을 만드는 작업이다. 샘플로 입력한 항목에서 '업체 연락'에서 '품의서 작성'까지를 '서버 구매'의 세부 항목이라고 가정하자. 이 경우 세부항목 4개를 선택한 후 상단의 툴바에서 Indent를 클릭하면 4개의 세부항목이 '서버 구매'의 하위 항목으로 바뀐다.

이렇게 하위항목을 만들면 상위항목 이름의 왼쪽에 +/- 버튼이 생겨서 하위 항목을 펼치거나 닫을 수 있다.