블라인드 심사 시스템 만들기
스마트시트 활용사례(8)
회사에서 일을 하다 보면 인사 평가를 비롯해서 간단히 평가 및 심사를 할 수 있는 방법에 대해 고민할 때가 있다. 사람에 대한 평가일 수도 있고, 제품이나 프로젝트에 대한 심사일 수도 있다. 이런 평가/심사 시스템을 직접 만들려면 비용이 많이 들기 때문에 보통은 심사대상의 정보가 포함된 엑셀 파일을 심사자에게 보내서 심사를 하게 한다. 이 경우 파일이 누락되기도 하고 취합한 데이터를 다시 수작업으로 정리해야 하는 수고를 해야 한다. 이 보다 조금 나은 경우는 구글 설문지를 활용하는 것이다. 구글 설문지를 통해 심사를 할 수 있지만 이 또한 심사위원이 여럿인 경우에는 추가로 정리를 해야 하는 불편함이 있다.
불편한 구글 설문지
얼마 전 친한 회사 동료가 심사 방법에 대한 상담을 요청했다. 프로젝트 진행 여부를 결정하는 심사를 해야 하는데 구글 설문지로 심사자에게 심사를 하도록 했더니 정리하기가 너무 힘들다는 것이었다. 심사에 대한 요건은 대략 이랬다.
- 일주일에 한 번 심사를 진행한다. 한 번에 여러 건을 심사한다.
- 심사위원은 세 명이고, 각 프로젝트에 대한 설명을 들은 후 각자 심사를 진행한다.
- 심사를 할 때 심사 대상에 대한 정보를 함께 제공해야 한다.
이런 요건을 가지고 심사위원 세명이 하나의 구글 설문지에 프로젝트 수만큼 심사를 했다. 그렇게 하다 보니 프로젝트 건마다 구글 시트에 응답이 3개씩 생겼고, 담당자는 매번 sort를 해서 점수를 별도로 계산해야 하는 불편함이 생겼다. 구글 설문지는 여러 사람에게 1회의 응답을 받는데 유용하지만 동일한 사람이 여러 번 응답하게 하는데 적합하지 않기 때문이다.
이야기를 듣고 스마트시트를 활용해서 심사를 할 수 있도록 시트를 만들어줬다. 심사 시트를 만들기 위해 사용한 핵심 기능은 'Update Request'. 사실 그동안 활용해볼 기회를 노리고 있었는데 테스트 대상이 생겼다고 속으로 좋아했다.ㅎ
스마트시트 Update Request 기능
그 당시 만들었던 시트는 내부 자료라 공개하기는 좀 힘들고, 이 글을 쓰기 위해 샘플로 비슷하게 새로 만들어봤다. 예를 들어 누군가를 평가해야 한다고 해보자. 아래와 같이 평가를 해야 하는 대상의 정보를 미리 스마트시트에 입력한다.
Marc 미안.. 각 항목별로 칼럼 타입은 다음과 같이 만들었다.
- 이름: Primary 칼럼.
- 이미지: Text 칼럼. Text 칼럼에는 이미지를 넣을 수 있다.
- 평점: 단순 정보를 제공하기 위해 Text 칼럼으로 만들었다.
- 평가: Checkbox 칼럼. 이 칼럼을 클릭했을 때 심사자에게 이메일로 평가 요청 메일이 나간다.
- 심사자1,2: Symbol 칼럼으로 만들어서 Symbol로 평가를 하게 했다.
- 종합: Text 칼럼으로 심사자1,2의 합계를 내는 함수를 사용한다.
이렇게 하고 상단의 Alert & Actions에서 Update Request를 생성한다. Update Request가 발동되는 조건은 평가 항목이 Checked로 바뀌었을 때로 설정했다. 그리고, 평가 대상에 대해 필요한 정보와 평가 항목만 선택해서 메일 본문에 반영되도록 한 후, 평가를 해야 할 심사위원의 이메일 주소를 넣어서 Update Request를 마무리.
Update Reqeust 생성이제 평가를 진행할 준비가 모두 끝났다. 시트에서 평가 항목에 있는 체크박스를 체크하면 해당 대상자에 대해서 심사위원에게 메일이 발송되고 해당 메일을 열어보면 아래와 같이 열린다.
심사위원이 받은 메일 내용이렇게 받은 메일에서 'Open Update Form'을 클릭하면 아래와 같이 실제로 심사를 할 수 있는 화면이 나오고 심사를 할 수 있게 된다. 심사가 끝난 후에 아래에 있는 Submit Update 버튼을 누른다.
그러면 Update가 Submitted 되었다는 메시지와 함께 해당 시트에는 심사위원이 입력한 정보가 표시가 된다. 심사위원이 여럿인 경우 심사위원 수대로 칼럼을 추가한 후 Update Request를 복제해서 심사위원 수대로 만들어주면 심사위원들에게 메일이 동시에 나가고 평가결과가 취합된다.
심사위원들의 평가결과를 한 곳에 취합할 수 있다.이렇게 하면 평가/심사 담당자는 매번 평가 칼럼에 체크만 하면 그 이후 프로세스는 자동으로 진행된다. 구글 설문지로 프로젝트 심사를 했던 그 직원에게 스마트시트로 심사 시트를 만들어줬고, 수작업 없이 심사가 진행되어 아주 행복해했다. :)
추가로 위 샘플에서는 보이지 않았지만 아래의 기능들을 추가해서 활용이 가능하다.
심사 결과를 서로 공개하지 않는 블라인드 심사도 가능하다.
심사 결과를 기준으로 자동으로 결과 메일을 발송할 수 있다.
양식을 만들어서 응답 값이 접수되었을 때 자동으로 심사가 진행되게 할 수도 있다.
요즘 워라밸이라는 단어가 많이 등장한다. 진정한 워라밸은 다양한 툴을 잘 활용해서 내가 하는 업무를 더 효율적으로 해낼 수 있을 때 가능하지 않을까? 스마트시트를 업무에 잘 활용할 수 있다면 워라밸을 이루는데 한걸음 더 다가갈 수 있을 거라고 확인한다.
이 글에 소개한 기능인 Update Request는 스마트시트에서도 Business Plan에 속한 기능입니다. Business Plan은 월 $25씩 3 license 이상 구매해야 하기 때문에 개인이 구매해서 사용하기에는 부담이 됩니다. 그래서, Business Plan을 사용하기 원하는 개인 5명 정도가 모이면 각자 분담해서 license를 구매할 수도 있을 것 같습니다. 혹시 관심 있으신 분은 consnam@gmail.com으로 메일을 주시면 함께 고민해보겠습니다. :)
