북클럽 도서 신청 시스템 만들기
스마트시트 활용사례(7)
회사에서 원하는 인재상에는 항상 '창의성'이 포함되지만 실제로 하는 일들은 창의성과는 거리가 먼 경우가 많습니다. 창의성보다는 반복적으로 발생하는 업무 처리를 위한 단순한 작업도 많이 하게 됩니다. 큰 기업이라면 이런 업무를 자동으로 처리하기 위한 시스템을 개발하거나 이미 만들어진 솔루션을 도입해서 사용합니다. 하지만 그 업무가 mission critical하지 않고, 회사 규모도 크지 않다면 그냥 담당자가 시간을 들여 처리하기 일쑤입니다. 이번에 소개하려는 사례는 스마트시트를 가지고 이렇게 반복적으로 발생하는 일들을 자동화를 통해 개선한 사례입니다.
자동화 프로세스 만들기
제가 개인적으로 잘 아는 재단에서는 재단의 주요 사업 중에 하나로 북클럽 운영 지원 사업을 합니다. 북클럽을 선정하고 선정된 북클럽에 도서를 지원하는 일을 하죠. 사업의 운영 프로세스는 간단합니다. 하지만 운영이 잘 되기 위해서는 담당자의 단순 작업이 많이 필요했습니다.
1. 북클럽으로부터 도서 신청 접수
2. 접수된 도서 신청 검토 및 승인
3. 승인된 도서 신청에 대해서 출판사에 전달
4. 출판사에서 신청자에게 도서 발송
재단에서는 도서 신청 접수를 이메일로 받고 있었고, 이메일로 접수된 신청에 대해서 지원 승인을 검토한 후에 해당 출판사를 찾아서 도서 발송 요청을 메일로 보냈습니다. 도서 신청이 많지 않다면 큰 부담이 없겠지만 일주일에도 몇십 건씩 도서 신청을 받고 있었고, 그러다 보니 관리에 들어가는 업무가 만만치 않았습니다. 지원하는 도서의 종류도 많아서 자칫 실수할 수 있는 여지도 있었죠.
보통 이런 프로세스를 자동으로 처리하기 위해서는 시스템을 개발합니다. 비용도 많이 들고 기획도 잘 해야 하죠. 하지만 재단에서는 이 도서 신청 프로세스를 개선하기 위해 스마트시트를 적용해보기로 했습니다. 기본적인 신청 관리를 위해 스마트시트로 관리를 하고 Zapier라는 자동화 툴의 도움도 받았습니다. Zapier는 도서 신청이 들어왔을 때 신청자에게 접수된 내용을 이메일로 보내는 작업과 승인된 도서 신청건을 출판사로 전달하는 용도로 사용했습니다.
스마트시트를 적용했을 때의 프로세스스마트시트 적용
도서 신청 접수를 위해서 스마트시트의 양식 기능을 사용했습니다. 아래와 같은 양식을 만들고 이 양식으로만 접수를 받았습니다. 보통 도서명을 잘 기억하기 때문에 도서명만 선택하면 출판사 이름과 담당자 정보 등은 스마트시트의 cross-sheet vlookup 기능을 활용해서 자동으로 가져오도록 했습니다.
도서 신청 접수 양식이 양식을 통해 접수가 되면 Zapier라는 자동화 툴이 동작해서 아래와 같이 신청자에게 자동으로 접수 완료 메일을 내보냈습니다. 담당자는 접수된 신청을 검토한 후 스마트시트에서 상태 항목을 '승인'으로 바꾸거나 '반려'로 변경하고 저장만 하면 끝. '승인'이 되면 자동으로 출판사의 담당자 이메일로 도서 출고 요청 메일이 발송됩니다.
접수 시 발송되는 자동 메일과거에 담당자가 한 땀 한 땀 수작업으로 했던 업무들은 이렇게 스마트시트와 Zapier의 도움으로 코딩한 줄 없이 시스템화 되었습니다. 나중에 담당자에게 들으니 신세계를 만난 것 같다고 하더군요. 진작에 사용할 걸 그랬다고.
스마트시트는 구글 시트와 비슷하면서도 묘하게 더 좋은 점들이 있습니다. 다른 생산성 & 협업 툴들이 그런 것처럼 활용할 부분을 잘 찾으면 업무 효율이 크게 올라가는 걸 경험하게 됩니다. 그래서, 더 사용하게 되는 것 같기도 하고..(중독..)
앞으로도 와디즈에서 뿐 아니라 주변 지인들이 사용하는 걸 인터뷰(?)해서 사례를 더 모아볼까 합니다.
