협업을 위한 워크플로 만들기
스마트시트 활용 사례(4)
사무실에서 업무 생산성을 높이기 위해서는 협업이 필수다. 그래서 팀 내에서든 팀 간에든 협력이 잘 이루어지기 위해 업무 규칙을 만들고 매뉴얼화하여 공유한다. 이 매뉴얼대로 잘 지켜지면 협업이 잘 이루어지지만 때로는 이런저런 이유로 매뉴얼대로 실행되지 않는 일들이 발생한다. 그래서, 가능하면 협업을 위한 업무 관리 시스템이 필요한데 요즘엔 이를 위해 클라우드 방식의 다양한 툴이 등장하여 잘 고르면 적은 비용으로 생산성이 향상되는 효과를 볼 수 있다. 스마트시트도 생산성을 높여주는 대표적인 협업 툴 중에 하나이다.
스마트시트의 가장 기본적인 기능은 프로젝트 관리이다. (스마트시트로 프로젝트 관리하기) 대형 이벤트나 홈페이지 개발 등의 프로젝트를 Gantt Chart를 활용하여 여러 구성원들이 함께 완성해갈 수 있도록 관리하는데 최적화된 기능을 제공한다. 하지만, 비단 큰 프로젝트가 아니어도 둘 이상 구성원의 협업이 필요한 업무에 활용하기에도 좋을만한 툴이다.
내가 일하는 곳에서는 신규 입사자가 들어왔을 때 처리해야 하는 일이 꽤 많다. 주로 인사팀이 해야 할 일들이지만 인사팀뿐만이 아니라 재경팀, IT팀과도 적시에 긴밀하게 업무 협력이 이루어져 신규 입사자가 정상적으로 업무를 시작할 수 있다. 그래서, 각 팀 간에 사전에 업무 일정이 잘 공유되어있어야 한다. 하지만 각자 다른 일들이 많다 보니 때로는 각 팀에서 제 때에 필요한 정보가 누락되기도 하고 이로 인해 일처리가 지연되는 경우가 간혹 발생하곤 했다. 그래서, 이를 해결하기 위해 함께 모여서 논의를 하다가 스마트시트로 워크플로를 만들어서 사용하면 좋겠다는 생각이 들어서 제안을 했다.
프로젝트를 관리하는 것처럼 신규 입사자 관련된 업무를 처리하기 위한 업무를 나열하고 각각의 담당자를 지정한 다음 각 업무들의 시작일, 종료일 및 선행작업을 설정하여 연결을 했다. 이렇헤 해놓으니 훌륭한 신규 입사자 처리 워크플로가 만들어졌고 이후에는 한번 만들어놓은 워크플로를 복사해서 재사용하면 되었다. 이렇게 완성된 워크플로가 아래의 시트이다.
신규직원이 들어오면 처리할 일이 많다.이 시트의 특징을 보자면.
1. 인사팀에서는 '합격통보 및 입사일 확정' row의 Start Date만 지정을 해주면 나머지 업무들은 전부 자동으로 알아서 날짜가 설정된다.
2. Reminder를 설정해서 각 업무의 Start Date 하루 전에는 지정된 담당자에게 자동으로 이메일이 발송되어 일처리를 독려한다.
3. 각 업무별로 필요한 정보들은 인사팀에서 사전에 취합한 후 각 업무의 Comments에 미리 제공하여 불필요한 정보 요청이 발생하지 않도록 한다.
4. 인사팀에서 신규 입사자 관련 업무처리 진행상황을 한눈에 파악할 수 있다.
이렇게 만들어진 워크플로는 지금까지도 잘 사용하고 있다. 개인적으로는 예전에 비해 신규 입사자 처리와 관련해서 불필요하게 발생했던 이메일이나 카톡, 문자 등이 사라졌고 일을 더 효율적으로 하게 된 것 같다.
만약 반복적으로 발생하며 여러 구성원들이 협업을 통해 처리해야 하는 업무가 있는 경우 이렇게 스마트시트로 워크플로를 만들어서 사용하다 보면 시간이 지나 효율적으로 협업이 되고있음이 느껴질 것이다.
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