구글 시트 대신 스마트시트를 사용하는 5가지 이유
직장인들이 업무 중 가장 많이 사용하는 프로그램을 꼽으라면 단연 마이크로소프트의 엑셀일 것이다. (요즘은 카톡이려나..?) 부연 설명을 하지 않아도 누구나 알만큼 유명한 엑셀 외에도 최근에는 비슷한 기능의 구글 시트 또한 많이 사용한다. 인터넷만 되면 프로그램 설치 없이 브라우저 상에서 웬만한 엑셀 기능을 쓸 수 있기 때문에 구글 시트를 업무에 활용하는 것을 종종 발견한다. 또한 구글 계정이 없어도 실시간으로 다른 사람들과 공유해서 협업을 할 수 있는 것은 구글 시트만의 큰 장점이다.
미국의 스마트시트사에서 만든 스마트시트는 엑셀/구글 시트와 비슷하면서도 몇 가지 더 스마트한 기능들이 있어서 많이 사용한다. 내가 구글 시트 대신 스마트시트를 사용하는 5가지 이유를 꼽아봤다.
1. 다양한 칼럼 타입
엑셀이나 구글 시트에서 모든 칼럼들은 기본적으로 동일한 타입이다. 다른 형태로 변환이 안된다. 원하는 범위를 선택하여 포맷을 바꾸면 dropdown list를 만들거나 date 타입으로 설정할 수 있지만 기본적으로 칼럼의 속성 자체를 바꿀 수는 없다. 하지만 스마트시트에서는 시트를 만들고 칼럼을 구성할 때 아래와 같은 타입들로 칼럼의 속성을 변경할 수 있다. 각 타입마다 특징이나 기능이 다르기 때문에 잘 활용하면 데이터를 좀 더 효율적으로 관리할 수 있다.
- Text/Number: 숫자나 텍스트를 주로 입력하기 위한 타입
- Contact List: 시트를 공유한 다른 사용자를 지정하기 위한 타입
- Date: 날짜를 입력하기 위한 타입
- Dropdown List: dropdown list를 만들기 위한 타입
- Checkbox: 확인 및 처리 여부 등 표시를 위한 체크박스 타입
- Symbols: 숫자나 텍스트가 아닌 다양한 심벌을 표시하기 위한 타입
- Auto-number/System: 자동으로 row 일련번호를 넣거나 row 생성일 등을 입력하기 위한 타입
2. 하나의 데이터, 4가지 View
스마트시트는 엑셀처럼 데이터를 입력하고 관리하기에 적합하도록 되어있다. 하지만 엑셀과 달리 입력된 데이터를 보는 방법은 여러 가지를 제공한다. 때문에 아래와 같이 때에 따라서 원하는 형태로 데이터를 보고 관리할 수 있다.
먼저 엑셀과 유사한 Grid View.
엑셀과 비슷한 기본 시트 화면데이터 중에 날짜 타입의 칼럼이 두 개 있으면 만들 수 있는 Gantt View.
날짜 데이터를 가지고 Gantt Chart를 생성한 화면그다음으로는 데이터 중에 Dropdown List나 Contact List가 있을 경우에 사용할 수 있는 Card View.
각 카드를 다른 line으로 자유롭게 왔다갔다 할 수 있다.마지막으로 날짜 타입이 1개 이상 있으면 사용할 수 있는 Calendar View가 있다.
사실 나는 Calendar View는 그닥 많이 사용하지는 않는다.이렇게 하나의 데이터 소스를 가지고 원하는 형태도 바꿔가면서 관리를 할 수 있다.
3. 여러 시트를 모아서 보는 Report
스마트시트에는 앞에서 이야기 한 View 외에도 데이터를 보는 방법이 한 가지 더 있다. View는 한 시트 내에서 보는 방법을 다르게 하는 것이지만 이번에 소개할 Report는 조건을 주고 여러 시트를 한 곳에 모아 보는 기능이다. 예를 들면 이런 거다. 사내에서 각 팀별로 구매한 도서를 스마트시트로 관리를 한다. 각 시트의 구성(칼럼 이름 및 타입)을 동일하게 했을 경우 Report 기능으로 모든 팀의 도서를 한 리포트에 모아서 볼 수 있다. 이때 다양하게 조건을 추가할 수 있는데 아래의 경우 현재 '대여중'으로 표시된 도서만 불러오도록 조건을 주었다.
Report를 사용하면 여러 시트의 데이터를 한 곳에서 볼 수 있다.4. 조건부 서식
엑셀이나 구글 시트를 사용하다 보면 데이터를 구분하기 위해서 포맷이나 컬러를 변경하는 경우를 자주 본다. 최근에는 조건부 서식 기능이 생겨서 조건에 따라 자동으로 cell의 포맷을 변경하게 할 수도 있다. 스마트시트에도 비슷한 기능이 있는데 구글 시트와 좀 다른 것은 해당하는 조건의 cell이 있는 row 전체에 대한 포맷을 변경할 수 있다는 것이다. 그래서, 스마트시트로 업무 관리나 데이터 관리를 하는 경우에 조건부 서식을 사용하면 손쉽게 명확하게 구분을 할 수 있다.
조건에 따라 row 포맷이 자동으로 적용된다.5. 코멘트 및 파일 첨부 기능
엑셀이나 구글 시트로 데이터를 관리하는 경우가 있다. 가장 익숙하고 편리하기 때문일 것이다. 그런데, 특정 row 값의 변경이 되면 관련 히스토리를 기록하기 위해 '비고' 등의 칼럼 만들어서 cell 안에 내용을 길게 적는 경우를 보게 된다. 예를 들어 엑셀로 고객 리스트를 관리하는 경우 고객에 대한 히스토리 칼럼을 추가하여 기록하다 보면 시간이 지나면서 해당 칼럼 안에 내용이 많아져서 row 넓이가 과도하게 길어지는 경우가 발생한다. 물론 규모가 있는 회사에서는 CRM 같은 시스템을 도입하여 체계적으로 관리를 하겠지만..
스마트시트에서는 각 row마다 관련 내용을 기록할 수 있는 코멘트 기능과 관련 파일을 첨부할 수 있는 기능을 제공한다. 한 cell에 내용을 많이 넣어야 하는 경우에는 코멘트에 필요한 내용들을 남기면 좀 더 편리하게 히스토리를 남길 수 있다.
필요시 row에 코멘트나 파일을 첨부할 수 있다.이 외에도 스마트시트에는 다른 여러 기능들이 있지만 대표적으로 위에 소개한 기능들을 사용하기 위해서 엑셀/구글 시트를 대신하여 스마트시트를 사용한다.
