봉사활동 확인서 접수 및 관리
스마트시트 활용 사례(1)
내가 일하는 곳은 가난한 나라의 어린이들을 돕는 일을 하는 비영리단체다. 단체의 활동을 알리고 더 많은 아이들을 돕기 위해서 다양한 홍보활동을 한다. 그중에서도 차인표 신애라 부부와 같은 분들이 홍보대사로 활동을 해주셔서 많은 도움이 된다. 하지만 이런 유명 연예인들 외에 일반인들도 단체의 활동을 알리는 일에 참여를 할 수가 있는데, 중고등학생들도 YVOC(Youth Voice of Compassion)이라는 이름으로 모여 활발하게 활동을 하고 있다.
내가 스마트시트의 기능에 매료되어 한참 많이 사용하고 있던 어느 날 이 YVOC 활동을 담당하는 직원이 찾아와 하소연을 하며 이메일 계정을 하나 만들어달라고 했다. 사연은 대략 이랬다. YVOC 활동을 하는 청소년들이 정기적으로 봉사활동 신청서와 같은 공문을 요청하게 되는데 요청하는 시즌이 되면 담당자에게 전화, 문자, 카톡, 이메일 등 다양한 방식으로 연락을 하는 통에 follow up을 하느라 정신이 없다는 것이었다. 그래서, 해당 공문 신청을 위한 전용 이메일 계정을 만들어달라는 것이었다.
이야기를 듣고 보니 스마트시트의 양식 기능을 사용하면 좀 더 효율적으로 처리를 할 수 있을 것 같았다. 그래서, 다음과 같은 양식을 하나 만들어줬다.
봉사활동 공문 요청 양식이 양식을 청소년들에게 공유하고 다른 경로로는 일절 신청을 받지 않도록 했다. 물론 여기 까지만 보면 구글 설문지와 크게 다르지 않을 수 있다. 하지만 스마트시트의 장점은 이렇게 접수된 신청내역을 아래와 같이 Task처럼 관리할 수 있다는 데 있다.
신청된 내용을 Task 처럼 관리할 수 있다신청을 받은 내용 외에 오른쪽에는 발송자, 발송일, 발송 완료 등과 같은 추가 칼럼을 만들어서 Task 형태로 처리할 수 있도록 했고, 가장 최근에 접수된 항목이 위로 쌓이도록 옵션을 추가해서 시트를 열면 스크롤을 내리지 않아도 바로 확인이 되도록 했다. 또한 Conditional Formatting을 적용하여 아직 처리가 안된 row는 자동으로 빨간색으로 표시되도록 했다.
여기에 알람 기능까지 추가하면 매번 신청이 들어왔는지 시트에 들어가 볼 필요도 없다. 항상 신청이 들어오는 것이 아니었기 때문에 알람 설정을 해놓고 기다리면 신청이 들어왔을 때 아래와 같이 이메일로 알람을 보내준다.
변경 내역을 자동으로 이메일로 보내준다메일 내용 중 노란색으로 칠해진 부분이 변경된 항목들이다. 이렇게 메일로 알람이 오면 그때 들어가서 처리를 하면 되기 때문에 불필요한 작업들이 줄어들게 된다.
이 양식을 통해서 다음과 같은 효과를 얻었다.
1. 시도 때도 없던 봉사확인서 요청이 사라짐
2. 인턴이 요청 처리를 하고 담당자는 이메일로 확인만 해도 됨
3. 봉사확인서 발급에 대한 history 보관
4. 처리 시간 및 스트레스 감소
내가 속한 단체의 사례이긴 하지만 응용하면 좀 더 다양하게 활용해볼 수 있지 않을까 싶다.
