스마트시트로 프로젝트 관리하기(3)
시트 공유하기
시트 공유
프로젝트를 관리하다 보면 개인 프로젝트로 혼자서 관리할 때도 있지만 대체로 다른 동료들을 초대하여 프로젝트의 하위 업무들에 대해 서로 업데이트를 하고 히스토리도 남긴다. 그래서, 대부분의 프로젝트 관리 도구는 협업 기능을 지원하는데 스마트시트에서도 동료를 초대해서 함께 작업을 하고 공동으로 관리하는 기능을 제공한다.
시트의 오른쪽 상단에 있는 Share 버튼을 누르면 아래와 같이 공유자를 초대할 수 있는 화면이 나온다. Invite Collaborators 항목에 공유할 사용자의 이메일 주소를 넣고, Permissions 항목에서 권한을 선택한 후 Share Sheet 버튼을 눌러 공유한다. 이 때, 해당 이메일 주소의 Smartsheet이 존재하지 않는다면 Smartsheet 계정을 생성하는 과정이 함께 진행된다.
나 혼자 프로젝트가 아니라면 함께 협업할 사람들을 초대해보자공유 권한
스마트시트의 공유 권한은 아래의 4가지로 구분된다.
Viewer - 시트를 볼 수만 있는 권한. 시트 내보내기(Export)와 본인에게 알림 설정이 가능하고, 첨부파일 다운로드가 가능하다. 시트의 데이터 수정이 불가능하다.
Editor(cannot share) - 시트의 데이터를 수정할 수 있는 권한. 잠기지 않은(unlocked) 행과 열의 데이터 수정이 가능하다. 또한 행 추가 및 첨부파일, 코멘트 입력이 가능하다. 추가로 시트 share가 불가능한다.
Editor(can share) - 시트의 데이터를 수정할 수 있으며 또 다른 협업자 초대가 가능한 권한. 위 Editor 권한과 거의 동일하며 추가로 시트 share가 가능하다.
Admin - 관리자 권한. Editor의 모든 기능이 가능하며 행과 열을 잠글 수 있다(locked). 다른 공유자에게 알람 설정을 할 수 있으며, 조건부 서식(conditional formatting)을 설정할 수도 있다. Dependency 설정 및 시트 공개(Publish)가 가능하다. 유료 사용자에 한해서 컬럼 속성 수정이 가능하며(이름, 유형 변경 등), 온라인 양식 수정이 가능하다.
Owner - Admin이 모든 권한 및 시트 삭제 및 이름 수정 권한을 추가로 가지고 있다.
각 권한을 잘 확인하여 상황에 따라 꼭 필요한 권한을 부여해서 사용하면 되는데, Admin의 경우 유료 사용자와 무료 사용자가 가지는 권한이 다른 점을 주의해야 한다.
이렇게 시트를 공유한 후에는 다른 사용자가 해당 시트를 보고 있는 경우에 아래와 같이 현재 누가 이 시트를 보고 있다고 알려주고, 내가 보고 있는 사이에 다른 사용자가 데이터를 수정했으면 실시간 업데이트가 된다. (간혹 실시간 업데이트가 안되고 refresh를 해야하는 경우도 있다.
'프로젝트 관리' 글 모음
스마트시트로 프로젝트 관리하기(1) - 템플릿을 사용해서 프로젝트 시트 만들기
스마트시트로 프로젝트 관리하기(2) - 담당자를 지정하고 진행률 표시하기
스마트시트로 프로젝트 관리하기(4) - 조건부 서식 활용하기
스마트시트로 프로젝트 관리하기(5) - 파일 첨부 및 논의 내용 남기기
