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매거진 스마트시트로 똑똑하게 일하기

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by 남상수 Jul 04. 2016

스마트시트로 프로젝트 관리하기(5)

파일 첨부 및 논의 내용 남기기

프로젝트를 진행하다 보면 산출물이나 회의록, 견적서 등 프로젝트와 관련된 문서들을 함께 관리해야 할 일이 생긴다. 그래서, 하드 드라이브나 NAS와 같은 파일 서버에 프로젝트 관련 폴더를 만들어놓고 관련 문서들을 모아놓곤 한다. 각 문서들에 나름의 규칙을 부여하여 파일 이름을 만들고 알아보기 쉽게 표시를 하지만 파일 이름만 가지고는 한눈에 잘 안 들어올 때도 있다.

파일 첨부하기

스마트시트로 프로젝트를 관리하면 관련 문서들을 좀 더 편리하게 관리할 수 있다. 시트의 각 row에 관련 문서나 파일을 첨부할 수 있다. 시트 row의 맨 왼쪽에 아래와 같이 파일 첨부에 해당하는 'Attach a file to this row'라고 말풍선이 나오는 아이콘을 눌러보자.

row에 관련 문서를 첨부해보자

아이콘을 누르면 아래와 같이 파일을 첨부할 수 있는 창이 나오고 여기에 원하는 문서를 Drag & Drop으로 끌어다 놓으면 된다. 이렇게 첨부된 파일은 해당 파일을 다운로드하거나 특정 이메일로 전송할 수 있다. 그리고, 해당 파일의 새 버전이 있을 경우 새 버전으로 첨부할 수 있다.

각종 산출물 및 관련 자료를 첨부해보자

참고로 파일은 개당 250MB까지 첨부가 가능하며 한 번에 100개의 파일을 동시에 업로드할 수 있다고 한다. 이론상으론 하나의 업무(row)에 첨부되는 파일의 수에는 제한은 없지만 스마트시트 Plan에 따라 전체 파일 용량 제한이 있으니 필요한 만큼만 첨부해서 사용하는 것이 좋다.

파일 첨부는 PC에 있는 파일을 올리는 것 외에도 여러 유명한 클라우드 스토리지에 있는 파일을 첨부할 수도 있다. 'Attach' 버튼을 누르면 가져올 수 있는 클라우드 스토리지 목록이 보인다. Google Drive, MS OneDrive, Box, Dropbox 뿐 아니라 Evernote 문서도 첨부가 가능하며 단순히 웹 링크를 첨부할 수도 있다.

유명한 클라우드 스토리지는 다 모아놨다

논의 내용 남기기

시트의 각 row에는 관련 파일을 첨부하는 것 외에 업무를 진행하면서 발생한 일이나 논의한 내용들을 히스토리 차원에서 기록할 수 있는 기능도 제공한다. 바로 코멘트(Comment) 기능이다. row에 해당 업무와 관련된 내용을 기록하기 위해 파일 첨부 아이콘 오른쪽에 있는 Comment 아이콘을 눌러 보자.

남기고 싶은 내용이 있으면 말풍선을 누르자

아이콘을 누르면 해당 Row의 업무명이 보이고, 기록을 남길 수 있는 창이 나온다.

Comment를 남기면 아래와 같이 언제 누가 남겼는지도 함께 기록이 되기 때문에 프로젝트를 관리하면서 서로 커뮤니케이션을 할 수도 있다. ~~안타깝게도 페이스북이나 슬랙처럼 시트 공유자를 @으로 소환하여 남기는 기능은 제공하지 않는다. 개인적으로 나중에 포함되었으면 싶은 기능이다.~~ 또한 멘션(@)을 통해 협업자를 소환해서 기록을 남길수도 있다.