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매거진 스마트시트로 똑똑하게 일하기

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by 남상수 Jun 24. 2016

스마트시트로 프로젝트 관리하기(4)

조건부 서식 활용하기

조건부 서식으로 시트 디자인하기

이번에는 스마트시트에 있는 조건부 서식에 대해서 알아보자. 프로젝트 관리를 하다보면 강조하기 위해 서식이나 컬러를 적용하곤 한다. 예를 들어 완료된 업무는 배경색을 회색으로 바꾸거나 due가 지난 업무는 눈에 띄도록 빨간색으로 글자색을 변경하는 등. 이런 서식 변경은 직접 선택해서 적용할 수도 있지만 조건부 서식을 이용하면 특정 조건에 대해서 자동으로 적용되도록 할 수 있다. 조건부 서식은 시트의 상단 중간에 Conditional Formatting을 선택한다.

Conditional Formatting 메뉴

그러면 아래와 같이 Conditional Formatting 창이 열린다. 'Add New Rule'을 누르면 Conditional Formatting의 규칙을 만들 수 있게 된다. 이 규칙에서는 아래의 3가지를 설정해주면 된다.

set condition - 조건을 입력하는 곳. 이 서식은 어떤 조건일 때 적용되게 할 것인가

this format - 반영될 서식 지정하는 곳. 조건이 맞을 때 어떤 서식이 적용되게 할 것인가

entire row - row의 어떤 컬럼에 이 서식이 적용되게 할 것인가

조건부 서식으로 배경색 바꾸기

현재 시트에 아래와 같은 조건부 서식을 적용해보려고 한다.

진행률이 100% 일 때 해당 업무 row를 회색으로 표시해서 완료되었음을 표시

먼저 진행률이 100%인 조건을 만들기 위해 Conditional Formatting 새 규칙에서 <set condition>을 눌러 아래와 같이 선택을 한다.

조건 만들기 - 진행율 100%

그다음에 this format을 선택하여 아래와 같이 원하는 색상을 선택한다.

전체 row에 적용하고 싶기 때문에 entire row는 그대로 두고 OK를 눌러보면 아래와 같이 진행률 100%인 row에 선택한 서식이 적용된 것을 보게 된다.

진행율 100%의 배경색이 변경되었다. Text 색상이나 Bold 등의 서식도 가능하니 원하는대로 적용해보자

조건부 서식으로 글자색 바꾸기

그 다음으로 종료일(Finsh)이 지난 업무를 빨간색으로 표시해서 눈의 잘 띄도록 해보려고 한다.

업무의 Due Date이 지난 경우에 Text를 빨간색으로 칠하기

먼저 Due Date가 지난 조건을 만들기 위해 Conditional Formatting 새 규칙에서 <set condition>을 눌러 아래와 같이 선택을 한다.

그런데 이렇게 Finish Date이 과거라고만 표시를 하면 이미 해당 업무를 완료한 경우가 전부 해당이 되기 때문에 조건을 하나 더 넣어줄 필요가 있다. 그래서 현재 하나의 조건이 적용된 규칙의 왼쪽 dropdown 메뉴를 눌러서 'Add Condition (AND)'을 선택하여 조건을 하나 더 넣어준다.

왼쪽 화살표를 눌러 'Add Condition (AND)'를 선택

두 번째 조건으로 이미 완료가 된 업무는 서식이 적용이 되지 않도록 하기 위해서 '% Complete' 항목의 값을 '100%'로 선택하고 아래에 있는 'Apply format when condition is NOT met'을 체크한다. 이렇게 하면 '작업률이 100%가 아닌'으로 조건이 만들어진다.