협업을 위한 워크플로 만들기(2)
스마트시트 활용 사례(6)
이번 글은 작년에 와디즈 매거진 브런치에 올렸던 글을 제 브런치에 맞게 일부 수정해서 재발행하는 글입니다.
협업을 위한 워크플로 만들기
예전에 스마트시트 활용 사례로 협업을 위한 워크플로 만들기라는 글을 썼었습니다. 이번에는 다른 형식의 협업 방식을 살펴보려 합니다.
제가 일하는 와디즈에서 저의 JD에는 다양한 툴을 활용해서 협업을 도와주는 일이 포함되어있습니다.
스타트업은 시간과 리소스가 늘 부족하죠. 와디즈도 그렇습니다. 그래서, 업무의 효율성을 높이기 위해서 새로운 툴을 테스트해보고 사용하곤 합니다. 제가 입사한 후 와디즈에 스마트시트를 소개했고, 다행히 와디즈의 업무에 맞는 활용법들을 발견할 수 있었습니다. 현재 와디즈에서는 스마트시트를 다양한 용도로 사용하고 있습니다. 그중에서 리워드 펀딩 업무에서 사용하고 있는 사례를 소개해봅니다.
리워드 펀딩 관리를 위해 스마트시트 사용하기
와디즈 플랫폼에서 이루어지는 리워드 펀딩은 여러 담당자의 협업을 통해 투자자 분들을 만나고 있습니다.
(1) 먼저 심사를 하고, (2) 펀딩이 매력적으로 보이기 위해 스토리를 만들며, (3) 펀딩 성공-종료 후 정산하는 업무까지 여러 담당자가 나눠서 진행합니다. 그러다 보니 관련 정보들을 공유하고 진행상황을 체크하는 일이 빈번하게 발생합니다.
이런 협업이 과거에는 구글 시트를 통해 이뤄지고 있었습니다. 엑셀과 달리 구글 시트는 여러 사용자가 실시간으로 편집할 수 있기 때문에 빠르게 정보를 공유하고 업데이트할 수 있죠. 하지만 리워드 펀딩 오픈을 위한 프로세스를 관리하기에 다소 불편한 부분들도 있었습니다. 구글 시트에 입력한 정보를 다른 담당자들에게 알리기 위해 수시로 메일을 보내거나 채팅으로 대화를 해야 했습니다. 또한 프로젝트가 늘어나면 텍스트가 많아 가독성이 떨어지기도 했죠. 그래서, 이런 불편함 들을 덜어내기 위해 스마트시트를 사용해보기로 했습니다.
효율 1. 스마트시트 알림으로 커뮤니케이션 리소스 줄이기
아래 시트는 펀딩 프로젝트를 성공적으로 오픈하기 위한 업무를 관리하는 시트입니다. 각 프로젝트를 담당하는 콘텐츠 디렉터들이 메이커와 소통하며 프로젝트 오픈을 돕기 위해 사용하죠.
프로젝트 오픈 준비 협업을 위한 스마트시트이전 글들에서 소개했던 것처럼 스마트시트는 (1) 칼럼의 타입을 지정할 수 있고, (2) 칼럼의 값에 따라 시트를 공유받은 사람들에게 알람을 보낼 수 있다는 장점을 가지고 있습니다. 이 기능들을 활용해서 (1)‘현 진행상태’라는 dropdown list 타입의 칼럼을 만들고, (2) 선택한 값에 따라 관련된 사람들에게 알람이 가도록 했습니다.
dropdown list로 만든 칼럼
'6. 오픈' 상태 선택시 발송되는 알림 메일위 메일은 '현 진행상태'를 '오픈'으로 변경했을 때 받도록 해놓은 알림메일 입니다. 필요에 따라 조건을 더 추가해서 다양하게 알림을 만들 수 있습니다. 이렇게 알림 메일을 설정한 후 담당자 간 불필요하게 발송했던 메일이 줄어들었고, 더 필요한 커뮤니케이션에 집중할 수 있게 되었습니다. 물론 커뮤니케이션이 누락되는 일도 없어졌습니다.
효율 2. 필터와 조건부 서식을 적용하여 가독성 높이기
메일 알림 기능 외에 데이터의 가독성을 높이기 위해 두 가지 기능을 활용했습니다. (1) 값에 따라 자동으로 데이터의 포맷이 변경되는 조건부 서식 기능과 (2) 내가 원하는 데이터만 모아서 볼 수 있게 해주는 필터 기능입니다.
조건부 서식을 적용하기 위해서는 먼저 원하는 조건을 설정합니다. 그리고, 서식 지정을 원하는 칼럼을 선택하면 조건에 해당하는 모든 데이터에 서식이 반영됩니다. 진행상황의 단계에 따라 다른 배경색을 지정하거나 담당자에 따라 다르게 서식을 지정하는 등의 용도로 활용이 가능합니다.
조건부 서식을 편리하게 관리할 수 있다.조건에 따라 데이터에 서식을 적용해주는 조건부 서식과 달리 필터는 조건에 따라 원하는 데이터만 보여주는 기능입니다. 엑셀이나 구글 시트에도 필터 기능이 있기는 하지만 스마트시트에서는 각 필터에 이름을 지정해서 관리가 가능하도록 하여 편의성을 높였습니다.
현 진행상태가 '오픈'인 것만 보이는 필터
필터 상세 내용효율 3. 자동화 툴로 관리의 편의성 높이기
위에서 살펴본 스마트시트의 자체 기능 외에도 Zapier라는 자동화 툴을 활용하면 다른 앱들과 연동을 할 수 있습니다. Zapier는 스마트시트와 Gmail, 구글 시트 및 슬랙이나 잔디와 같은 메신저와의 연동을 가능하게 해주는 마법 같은 툴입니다. 리워드 펀딩 관리 시트에서는 Zapier를 활용해서 펀딩 프로젝트에 콘텐츠 디렉터(CD)가 지정되면 잔디 채팅방에 알림을 보내도록 설정을 했습니다.
와디즈에서 스마트시트를 사용하는 것은 겉으로 봐서는 구글 시트에 비해 큰 차이가 없을 수도 있었습니다. 오히려 새로운 툴을 배우고 익숙해져야 하는 수고가 필요할 수도 있었죠. 스마트시트 사용 초기에 비슷한 이슈가 있었습니다. 어떤 분은 스마트시트가 정말 효율적인지 저한테 진지하게 물어보기도 했었습니다. 하지만 평소 ‘급변의 물살을 즐기며 앞서 나아가기’를 위해 노력하는 와디지앵들은 새로운 툴에도 금방 적응했습니다. 그리고, 다른 업무들에도 스마트시트를 사용하기 시작해서 이제는 많은 분들이 다양한 모습으로 스마트시트를 통해 협업하고 있습니다.
사내에서 반복해서 발생하며 여럿이 협업을 해야 하는 업무가 있다면 스마트시트를 활용해보면 어떨까요?
최근에 링크드인 메일을 통해 스마트시트의 CEO인 Mark Mader로부터 아래와 같은 메시지를 받았습니다. 그동안 스마트시트를 잘 사용해왔고 주변에 알려주려고 노력했습니다. 페북 그룹도 만들고, 글도 쓰고, 오프라인 세미나도 하고. 대가를 바라고 한 건 아니었고, 그냥 재밌어서 했던 것 같습니다. 그래도 이렇게 메시지를 받으니 고맙네요. 뭐, 그것뿐입니다.
