와디즈 협업 이야기
스마트시트로 리워드 펀딩 프로세스 관리하기
스타트업에서 효율적으로 일하기
저는 와디즈에서 시스템 운영을 담당하고 있습니다. 시스템 운영이 주 업무이지만 저의 JD에는 좀 생소해 보이는 업무도 하나 있습니다. 그건 다양한 툴을 활용해서 일을 좀 더 효율적으로 하도록 돕는 일입니다. 어떤 일이든 금방 지루해하는 성향 탓인지 예전부터 새로운 생산성 툴이나 협업 도구를 찾아서 테스트해보고 업무에 적용해보기를 좋아했습니다. 이전 회사에서는 취미로 했던 이런 일들을 와디즈에 입사 후에는 업무로 하게 되었습니다.
스타트업들은 시간과 리소스가 부족합니다. 와디즈도 그렇죠. 그래서 조금이라도 효율적으로 일하기 위해 이런저런 도구를 테스트해보고 적용하곤 합니다. 업무 효율을 높이기 위해 도입한 도구들 중에서 리워드 펀딩 업무에서 잘 사용하고 있는 '스마트시트' 이야기를 해보고자 합니다.
와디즈가 사용하는 협업툴, 스마트시트
와디즈 플랫폼에서 이루어지는 리워드 펀딩은 여러 담당자의 협업을 통해 투자자 분들을 만나고 있습니다. (1) 먼저 심사를 하고, (2) 펀딩이 매력적으로 보이기 위해 스토리를 만들며, (3) 펀딩 성공-종료 후 정산하는 업무까지 여러 담당자가 나눠서 진행합니다. 그러다 보니 관련 정보들을 공유하고 진행상황을 체크하는 일이 빈번하게 발생합니다.
이런 협업이 과거에는 구글 시트를 통해 이뤄지고 있었습니다. 엑셀과 달리 구글 시트는 여러 사용자가 실시간으로 편집할 수 있기 때문에 빠르게 정보를 공유하고 업데이트할 수 있죠. 하지만 리워드 펀딩 오픈을 위한 프로세스를 관리하기에 다소 불편한 부분들도 있었습니다. 구글 시트에 입력한 정보를 다른 담당자들에게 알리기 위해 메일을 보내거나 사내 메신저로 대화를 해야 했습니다. 또한 프로젝트가 늘어나면 텍스트가 많아 가독성이 떨어지기도 했죠. 그래서, 이런 불편함들을 덜어내기 위해 스마트시트라는 툴을 사용해보기로 했습니다.
효율 1. 스마트시트 알림으로 커뮤니케이션 리소스 줄이기
아래 시트는 펀딩 프로젝트를 성공적으로 오픈하기 위한 업무를 관리하는 시트입니다. 각 프로젝트를 담당하는 콘텐츠디렉터들이 메이커와 소통하며 프로젝트 오픈을 돕기 위해 사용하죠.
프로젝트 오픈 준비 협업을 위한 스마트시트위에 보이는 것처럼 스마트시트는 엑셀이나 구글 시트와 유사하게 생겼습니다. 하지만 구글 시트에 비해 스마트시트는 (1) 칼럼의 타입을 지정할 수 있고, (2) 칼럼의 값에 따라 시트를 공유받은 사람들에게 알람을 보낼 수 있다는 장점을 가지고 있습니다. 이 기능들을 활용해서 (1)‘현 진행상태’라는 dropdown list 타입의 칼럼을 만들고, (2) 선택한 값에 따라 관련된 사람들에게 알람이 가도록 했습니다.
dropdown list 타입으로 만든 칼럼
'6. 오픈' 상태 선택시 발송되는 알림 메일위 메일은 '현 진행상태'를 '오픈'으로 변경했을 때 받도록 해놓은 알림메일 입니다. 필요에 따라 조건을 더 추가해서 다양하게 알림을 만들 수 있습니다. 이렇게 알림 메일을 설정한 후 담당자 간 불필요하게 수동으로 발송했던 메일이 줄어들었고, 더 필요한 커뮤니케이션에 집중할 수 있게 되었습니다.
효율 2. 필터와 조건부 서식을 적용하여 가독성 높이기
메일 알림 기능 외에 데이터의 가독성을 높이기 위해 두 가지 기능을 활용했습니다. (1)값에 따라 자동으로 데이터의 포맷이 변경되는 조건부 서식 기능과 (2)내가 원하는 데이터만 모아서 볼 수 있게 해주는 필터 기능입니다.
조건부 서식을 적용하기 위해서는 먼저 원하는 조건을 설정합니다. 그리고, 서식 지정을 원하는 칼럼을 선택하면 조건에 해당하는 모든 데이터에 서식이 반영됩니다. 진행상황의 단계에 따라 다른 배경색을 지정하거나 담당자에 따라 다르게 서식을 지정하는 등의 용도로 활용이 가능합니다.
조건부 서식을 편리하게 관리할 수 있다조건에 따라 데이터에 서식을 적용해주는 조건부 서식과 달리 필터는 조건에 따라 원하는 데이터만 보여주는 기능입니다. 엑셀이나 구글 시트에도 필터 기능이 있기는 하지만 스마트시트에서는 각 필터에 이름을 지정해서 관리가 가능하도록 하여 편의성을 높였습니다.
현 진행상태가 '오픈'인 것만 보이는 필터
필터 상세 내용효율 3. 자동화 툴로 관리의 편의성 높이기
위에서 살펴본 스마트시트의 자체 기능 외에도 Zapier라는 자동화 툴을 활용하면 다른 앱들과 연동을 할 수 있습니다. Zapier는 스마트시트와 Gmail, 구글 시트 및 슬랙이나 잔디와 같은 메신저와의 연동을 가능하게 해주는 마법 같은 툴입니다. 리워드 펀딩 관리 시트에서는 Zapier를 활용해서 펀딩 프로젝트에 콘텐츠디렉터(CD)가 지정되면 잔디 채팅방에 알림을 보내도록 설정을 했습니다.
콘텐츠 디렉터 지정을 알리는 잔디방 알리미스마트시트를 사용하는 것은 겉으로 봐서는 구글 시트에 비해 큰 차이가 없을 수도 있습니다. 오히려 새로운 툴을 배우고 익숙해져야 하는 수고가 필요할 수도 있죠. 와디즈에서도 스마트시트 사용 초기에 비슷한 이슈가 있었습니다. 어떤 분은 스마트시트가 정말 효율적인지 진지하게 물어보기도 했었죠. 하지만 평소 ‘급변의 물살을 즐기며 앞서 나아가기’를 위해 노력하는 와디지앵들은 새로운 툴에도 금방 적응했습니다. 그리고, 다른 업무들에도 스마트시트를 사용하기 시작해서 이제는 대부분의 와디지앵들이 다양한 모습으로 스마트시트를 통해 협업하고 있습니다.
이 글을 보시는 메이커분들이나 스타트업분들 중에 효율적인 협업을 위해 비슷한 고민을 하고 계시다면 스마트시트를 시작해보시면 어떨까요?
와디즈에서 시스템 관리를 담당하고 있는 남상수입니다. 다양한 툴을 사용해서 효율적으로 협업하는 일에 관심이 많습니다. 사람들을 만나 툴에 대한 이야기 나누기를 좋아하고, 가끔은 도움을 주기도 합니다. 국내에 잘 알려져 있지 않은 스마트시트를 주변에 소개하려고 브런치를 시작했습니다. 글쓰기가 이렇게 힘든 줄 알았다면 시작하지 않았을 거라며 투덜대곤 합니다.
