회의의 기본

너무 당연해서 글로 기록하는 게 우스운

회의라는 것은 항상 목적을 지니기 마련.
회의라는 건 또한 본래의 일을 더 잘하기 위한 공공의 이익을 위한 것이기도 하다.
회의는 그리고 해당 구성원들이 참석하는 일이다.
그렇다면,
우리 서로 신속하고 효율적으로 핵심만 진행하면 된다.
 
그를 위해서 아주 기본적인 사항이 있다.
 
첫째, 존댓말을 사용한다.
우리는 업무를 하고 있다. 회의에서는 위아래가 중요하지 않다. 서열이 없다는 것이 아니라, 중요성이 떨어진다는 말이다. 서로 나이가 직급이 어찌 되었든 간에 존중을 다해 쓸모없는 감정 소모를 할 필요 없다.
 
둘째, 사전에 안건을 명시한다.
무슨 이야기를 할 것이고 무슨 결정을 내려야 하는지 방향성이 있어야 말을 꺼낼 수 있다.
 
셋째, 종료 시간을 명확히 정한다.
각자 바쁘다는 거 누가 모르는가. 서로의 시간을 쪼개 참석하는 게 회의다. 안건에 맞는 이야기를 정해진 시간 내에 반드시 끝내려고 모두가 부단히 노력해본다. 그래도 안되면 전원 동의하에 연장하는 거고.
 
넷째, 진행자가 사전에 정해져야 한다.
이야기가 새면 걷어내고 다음 회의를 진행하도록 안내해야 한다. 회의시간 낭비는 대부분 쓸데없는 말을 꺼내는 사람들로 인해 발생하니까. 권위자 관계없이 진행자에게 커트할 수 있는 권한을 제공하면 진행자의 말에 토 달지 말자. 이의 있으면 다음번에 진행자 하시라.
 
다섯째, 회의록 작성은 번갈아 가며.
회의록 써봐야 오늘 무슨 이야기 했는지, 무슨 이야기가 안 나왔는지 안다. 매번 막내만 알아서 뭐하는지?
 
읽다 보면 굳이 정리할 필요도 없는 너무나 당연한 이야기임을 알 것이다. 오늘 회의가 너무 많아서, 주제를 흐린 사람이 있어서, 본 업무를 못 해서 쓴 글은 절대 아니다. 절대로.