나의 가치를 높여주는 말하기 기술②
2. 상사의 동의를 받을 수 있는 커뮤니케이션 방법.
4. 나의 가치를 높여주는 말하기 기술
(3) 기획&아이디어 – 상사의 상사를 겨냥하라.
신규 사업 및 아이템 제안에 대해 YES를 받고 싶다면 커뮤니케이션의 방법이 매우 중요합니다.
상대방의 니즈를 파악했다면 타이밍을 놓치지 말고 win-win 전략으로 이어가야 합니다. 새로운 사업을 제안할 때는 상대방이 얻을 수 있는 이익을 알려주고 상대방을 움직이도록 해야 합니다.
회사 밖에서나 안에서나 의견을 제안하는 방법은 마찬가지입니다.
★ 커뮤니케이션 진행 단계는 다음과 같습니다.
① 1단계 : 작은 YES를 많이 받아낸다.(긍정)
상대방과 확실히 타협할 수 있는 부분부터 이야기를 진행합니다. 즉, 당신과 상사 두 사람이 공통적으로 인식하는 목표와 현상, 조건을 먼저 확인합니다. 그러면서 작은 YES를 받아내면 본론에서 상대의 공감을 얻기 쉬워집니다.
❰No❱“해보고 싶은 일이 있습니다.”
❰Yes❱“이번 분기의 10% 매출액 향상은 필수 과제입니다. 그런데 현재 달성률은 70% 정도입니다.”
“현재 남은 예산이 5천만원인 것으로 알고 있습니다. 이를 효율적으로 사용하여 성과를 낼 수 있는 기획을 짜보았습니다.”
② 2단계 : 기획의 장점과 단점을 모두 알린다.(어필)
앞에서 확인한 포인트를 중심으로 기획의 장점과 개요를 설명합니다. 이때 상사는 물론 부서 전체에 도움이 된다는 긍정적인 면을 부각시키는 것이 중요합니다. 혼자만 만족하는 기획으로는 YES를 받아내기 힘듭니다. 항상 상사를 포함한 전체에게 이익이 되는 기획인지 고려해야 합니다. 또한 상사가 걱정하는 부정적인 요소가 있다면 질문을 받기 전에 미리 보고합니다.
❰No❱“물론 업무량은 늘겠지만 노력하면 어떻게든 가능할 것이라고 여겨집니다.”
❰Yes❱“업무량은 늘겠지만, DM 제작과 발송 작업을 외주로 돌리면 업무에 큰 지장을 초래하지 않고 진행 시킬 수 있습니다.”
⇒ 여기서 한 가지 명심해야 할 것이 있습니다. 새로운 제안을 위해 다른 제안을 비판하지 말아야 합니다.
자기주장을 돋보이게 하기 위해 다른 사람의 제안을 꼬투리 잡고 비판할 필요는 없습니다. 새로 기획안을 낼 때도 기존의 기획이나 방법을 부정하는 것은 좋지 않습니다. 다른 제안과 자신의 새로운 제안, 두 가지를 연동시키면서 이야기를 진행합니다.
❰No❱“너무 구태의연하네요.” “10년 전이라면 모를까 지금 이걸로는 안 되겠는데요.”
❰Yes❱“목표는 같습니다만 요즘 소비자들에게 깊은 인상을 심어주기에는 포인트별 차등 할인 적용 사항을 보충하는 것이 좋겠습니다.” “앞서 말씀하셨던 기획에서 더 나아가서...”
⇒ 자신의 제안만 고집하지 말고 기존 방법이나 기획, 혹은 회의에서 나온 안건이나 의견을 답습하면서 공통점과 차이점을 밝힙니다. 그리고 여기에 긍정적 요소를 덧붙입니다. 이것이 NO 분위기를 막는 비결입니다.
③ 3단계 : 상사의 의견을 진지하게 경청한다.(경청 + 질문)
상사에게 YES인지 NO인지 대답을 독촉해서는 안 됩니다. 일단 제안에 대한 내용 설명이 끝나면 상사의 의견을 ‘들어야’ 합니다. 상사의 의견을 듣고, 양자를 선택하는 질문을 해서 상사가 생각하는 우선순위를 확인하고 그것을 기획에 반영합니다.
❰No❱“이번 기획, 진행시켜도 될까요?” “왜 안 된다고 하시는 건가요?”
❰Yes❱“신규고객 확보와 기존고객 관리 중 어느 쪽에 더 중점을 두어야 할까요?”
“그렇다면, 어떻게 하면 좋을지 부장님의 의견을 듣고 싶습니다.”
⇒ ‘NO’라고 대답을 들었다면 불쾌해하지 말고 먼저 상사의 의견을 듣고 그 이유를 확인합니다. 거기에 반드시 다시 기획을 실현 시킬 수 있는 힌트가 숨어 있습니다. 양보할 수 있는 부분은 양보하고 상사의 말을 인용하면서 수정안을 제시합니다. 이때 수정안은 상사의 WHY를 해결해 줄 수 있는 대안이어야 합니다.
❰Yes❱상사 : “이 방법으로는 고생도 고생이거니와 비용도 만만치 않겠어.”
당신 : “봉투를 사용하면 번거로운 데다가 비용도 너무 많이 든다는 말씀이시군요. 그렇다면 메일을 발송하는 건 어떨까요?”
⇒ ‘YES’를 받았다면 ‘언제부터 시작하는지’를 확인하고, ‘NO’를 받았다면 다음으로 이어지는 액션에 대해 확인합니다.
❰Yes❱“현안을 해결할 수 있는 기획을 다시 짜서 보고드리겠습니다. 내일 확인해 주시겠습니까?”
❰Yes❱“필요한 것은 제가 준비하겠습니다. 현장에서 지휘는 부장님께서 맡아주시겠습니까?”
❰Yes❱“준비는 저에게 맡겨주십시오. 자주 보고 드릴 테니 부장님께서는 확인만 잘 해주시기 바랍니다.”
당신이 제안한 기획을 살리고 싶다면 상사에게 발언할 기회를 많이 주어야 합니다. 즉, 상사가 ‘자신의 상사’로부터 좋은 평가를 받을 수 있는 도구를 많이 제공해야 합니다. 그러면 당신의 기획이 통과될 확률이 높아질 뿐 아니라 상사의 입지도 덩달아 올라갑니다. 이것이 바로 win-win입니다. 그만큼 당신의 업무 폭도 넓어질 것입니다. 고객에게 하는 제안은 긍정적인 면이 부각 되면 대체로 통과되는 경우가 많으나, 상사와의 관계에서는 이해득실만 가지고는 따질 수 없을 때가 많습니다.
상사로부터 기분 좋게 ‘YES’를 받아내기 위해서는 평상시 커뮤니케이션이 중요합니다. 상사의 성격에 따라 이야기를 풀어가는 방법도 달리 해야 합니다. 의리파, 인정파 상사라면 적극적으로 움직여 달라는 제안을 하고, 반대로 소극적인 상사라면 OK하기 쉬운 제안부터 합니다. 상사의 평가와 이어지는 도구는 다름 아닌 ‘성과와 아이디어’입니다. 그런데 이를 가로채 공은 자신에게 돌리고 실수는 모두 부하 직원에게 떠넘기는 상사도 있습니다. 이럴 때는 당당하게 ‘공언’하는 것이 좋습니다.
❰Yes❱“지난번에 협의했던 내용, 기획서로 정리했습니다. 다음 달 회의 때 사용하시기 바랍니다.”
⇒ ‘회의 때 사용하세요’라는 식으로 공언해 놓으면 자기 공으로 하기도 힘들어집니다.
당신의 기획서가 윗사람들에게 좋은 평가를 받으면, 상사는 지금보다 더 당신의 의견에 귀 기울이게 될 것입니다.
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