나의 가치를 높여주는 말하기 기술③
3. 회의를 효율적으로 진행하는 방법.
4. 나의 가치를 높여주는 말하기 기술
(4) 회의시간 – 앗! 거센 반론에 부딪쳤을 때.
회의 시간에 새로운 프로젝트를 제안했는데 거센 반발에 부딪쳤습니다. 갑자기 궁지에 몰린 당신. 어떻게 해야 할까요? 반론이 없는 회의는 큰 위험을 초래합니다. 반론은 반드시 필요한 과정입니다. 문제는 이것을 건설적인 방향으로 이끌고 갈 수 있느냐 하는데 있습니다. 특히 여러 부서가 참여한 회의에서는 思考 회로가 서로 다름을 인정하고 ‘단어 선택’을 신중하게 해야 합니다.
★ 커뮤니케이션 진행 단계는 다음과 같습니다.
① 1단계 : 반론해 준 것에 대해 감사를 표시한다.(긍정)
누군가가 당신의 의견에 반론을 제기했다면 먼저 감사의 인사를 전하라.
❰Yes❱“소중한 의견, 감사합니다.” “신중하게 검토해 주셔서 기쁘게 생각합니다.”
⇒ 가시가 있는 반론은 가시를 빼고 다시 묻습니다.
❰Yes❱상대방 : “그건 일정상 도저히 무리라고.”
당신 : “일정 문제를 해결하는 것이 급선무라고 생각하시는 거군요.”
⇒ 사람은 ‘자기가 입으로 뱉은 말’만 머릿속에 남는 법입니다. 지금 상대방이 제일 염려하는 ‘일정’이라는 단어만 취하고 ‘도저히 무리라고’라는 가시는 빼어버립니다. 이것은 계속해서 이어지는 대화에서도 중요한 포인트가 됩니다. 회의가 주제를 벗어나거나 자칫 잘못해 감정적으로 흘러가는 일이 없도록 하기 위해서는, 상대방의 말 속에서 중요한 키워드만 뽑아서 대화를 이어갑니다. 상대방이 이름을 지명하면서 공격해 올 경우에는 자신의 이름 대신 자신이 속한 ‘부서’로서 대응합니다.
❰Yes❱상대방 : “김대리 기획은 늘 이상론이야.”
당신 : “기획으로 그쳐서는 안 되고 실현 가능한지 검증할 필요가 있다는 말씀이신가요? 저희 영업부서에서도 그 점에 대해서 충분히 검토할 계획입니다.”
⇒ 당신의 목표는 상대방과 말싸움에서 이기는 것이 아니라 당신의 제안을 ‘수용하게 만드는 것’입니다.
반론이 제기되었을 때, 상대방을 탓하거나 오는 말에 가는 말이라는 식으로 험악한 분위기를 만들면 더 이상 회의 진행이 불가능해집니다. 감정적으로 대하거나 상대방의 말투를 트집 잡지 말고 그 말을 들은 ‘당신의 마음’을 객관적으로 전합니다.
❰No❱“그렇게 감정적으로 말씀하실 게 아니라...” “늘 이런 식이니까 도무지 일이 진행되질 않잖아!”
❰Yes❱“이해를 못 하시는 것 같아 유감이군요.”
⇒ 만약 당신이 이 문제에 관련된 당사자가 아니라면 이 문제가 논쟁하는 두 사람만의 일이 아니라 그 자리에 있는 ‘모두’의 화두라는 것을 알리고 분위기를 바꾸는 것이 좋습니다.
② 2단계 : 객관적인 질문으로 애매한 부분을 명확히 한다.(질문)
비록 당신과 의견이 다르다 할지라도 합의할 수 있는 부분을 찾아 그것을 알려줍니다. 그리고 반론에 대해 ‘재반론’하는 경우에는 반론을 제기한 상대방 한 사람이 아니라 그 자리에 있는 사람 모두를 향해 당신의 생각을 전합니다. ‘대개’ ‘원래’ ‘조금도’와 같이 막연한 단어를 써서 반론하는 사람이 있다면, 재반론을 하기 전에 상대방의 WHAT과 WHY가 무엇인지 다시 한번 확인합니다. 그리고 어디서부터 어긋났는지를 파악합니다.
❰Yes❱“작업 효율성 향상이라는 목표에는 의견이 일치하지만, 그 방법론에 있어서 의견에 차이가 있다는 말씀이신가요?”
⇒ 작업 효율성 향상이라는 목표에 대해서는 상대방도 YES, 생각하는 방법론이 다르다는 것도 YES, 토론의 전제조건에 대해 작은 YES를 많이 돌출해 냄으로써 양쪽 모두 같은 목표를 바탕으로 토론을 하고 있다는 사실을 상대방과 그 자리에 있는 모든 사람들에게 알리는 것입니다.
반론은 꼭 필요한 과정입니다. 그러나 ‘비판’은 다릅니다. 비판이나 비난은 상대방을 부정하는 말입니다. 이에 비해 반론은 생각의 차이를 인정하고 문제를 해결하기 위한 방편입니다. 당신이 재반론을 할 경우에도 비판과 비난, 부정적인 단어를 사용하고 있지는 않은지 주의를 기울여야 합니다. 반론할 때는 ‘샌드위치 화법’을 사용합니다. 먼저 상대방의 의견에 수긍한 다음, 이견이 있는 부분의 포인트를 전합니다.
그리고 마지막으로 건설적이고 구체적인 해결책으로 이어질 수 있도록 합의점을 찾습니다.
❰No❱“아니요, 아니요. 제 말은 그게 아니라...”
❰Yes❱“네 잘 알겠습니다. 그런데 이런 점이 염려되는데요. 여러분들 생각은 어떠신지요?”
⇒ 상대방을 부정하거나 개인적인 인신공격은 절대 금물입니다. 무언의 반론도 좋지 않습니다.
회의와 그룹 커뮤니케이션에서는 자신의 생각이나 마음을 ‘실황 중계’하는 것도 중요합니다.
회의의 흐름에 대체로 만족하고 특별한 의견이 없는 경우라도 의사표시를 합니다. 상대방의 말을 충분히 이해했다면 그 사실도 분명히 표명합니다. 원래 회의란 문제를 해결하기 위한 자리입니다. 문제가 무엇인지를 확실히 포착하면 진행이 빨라집니다.
이를 위해 다음과 같은 점을 고려하여 회의를 진행시키도록 합니다.
1. 모든 의견에 대해 ‘누구’의 의견인지를 염두에 두지 않는다.
2. 평가 기준을 모두 함께 결정한다.
3. 기준에 따라 각각의 안건을 평가하고, 평가가 나뉘면 평가 기준을 늘린다.
이렇게 해서 선별된 안건은 모두가 함께 선별한 것입니다. 이것이 ‘컨센서스(consensus)’입니다.
컨센서스란 자신이 제안한 의견과 다를지라도 결정된 사안에 대해서 100% 지지하는 것을 말합니다.
회의를 통해 결정된 사항을 한 사람도 빠짐없이 100% 찬성한다는 것은 쉽지 않은 일입니다.
그러나 비록 70% 정도밖에 이해가 가지 않아도 100% 지지하겠다는 마음이 있어야 합니다.
그러기 위해서는 모두 함께 의견을 나누어 공통의 기준을 정하는 것이 중요합니다. 만약 이런 과장을 되풀이했음에도 좀처럼 결론이 나지 않고 우왕좌왕한다면 처음으로 돌아가 회의의 목표를 재확인하는 작업이 필요합니다. 그때까지 나온 여러 의견 중에서 중요한 부분과 그렇지 않은 부분을 명확히 짚어보아야 합니다.
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