나의 가치를 높여주는 말하기 기술①
1. 직장에서 팀워크는 필수, 커뮤니케이션 잘하는 법.
4. 나의 가치를 높여주는 말하기 기술
(1) 팀워크가 강해지는 말 한마디.
직장생활 및 사회생활은 혼자만 잘해서는 성과를 내기 어렵습니다. 업계와 업종을 불문하고 기본은 팀워크라고 할 수 있습니다. 주변 사람들과의 커뮤니케이션 없이는 일을 진행 시킬 수 없습니다. 매일 얼굴을 마주하고 일하는 동료와 원만한 커뮤니케이션이 이루어질 때 바깥일도 잘되는 법 입니다. 이번 파트에서는 회사 내에서 일어날 수 있는 각종 상황들을 커뮤니케이션 포인트별로 살펴보기로 하겠습니다.
업무보고 및 기획안을 제출하는 상황에서는 주로 상사와의 커뮤니케이션에 관해 다루고 있으며,
회의 시간에 반론을 제기하는 상황에서는 상사나 동료는 물론 타부서 사람들과 의견을 나눌 때 주의해야 할 점을 정리했습니다. 부서나 지위에 관계없이 직장에서 거절할 때 사용할 수 있는 화법, 최근 들어서 많은 직장인이 어려움을 느끼는 후배와의 커뮤니케이션에 관해서도 알아보도록 하겠습니다.
직장내 동료들 사이에 ‘굳이 말하지 않아도 알아주겠지’ ‘알아서 해주겠지’ 하는 안일한 마음을 갖기 쉽습니다. 그래서 해야 할 말을 하지 않고 소홀히 넘기는 경우가 의외로 많습니다. 그러나 이 한마디 때문에 오해가 생기거나 알력 다툼이 생기는 경우가 종종 있습니다.
가까운 사이일수록 쓸데없는 오해가 생기지 않도록 자신의 생각을 분명히 전하는 화법이 꼭 필요합니다.
(2) 업무보고 – 상사들은 이런 부하를 좋아한다.
‘報告’는 업무의 기본 중에 기본입니다. 피치 못할 사정으로 일이 지연될 위기에 처했다면 상사가 재촉하기 전에 미리 보고해야 합니다. 가능한 한 빨리 어느 정도 늦어지는지를 알려야 합니다. 이것이 철칙입니다. 일의 진척 상황 보고에 대해서는 두 가지를 명심해야 합니다.
첫째, 잘되고 있는 일은 물론 잘되지 않은 일에 대해서도 성심성의껏 보고할 것.
둘째, 잘 진행되는 일에 대한 보고는 직장 내에서 적극적으로 활용하고, 잘 진행되지 않은 일에 대한 보고는 반성과 발전의 계기로 삼을 것.
★ 커뮤니케이션 진행 단계는 다음과 같습니다.
① 1단계 : 사실을 있는 그대로 보고한다.(긍정 or 부정)
당신의 의견이나 평가가 아니라 사실을 있는 그대로 보고해야 합니다. 계획한 대로 일이 진행되지 않았거나 목표치를 달성하지 못했다고 해서 처음부터 주눅이 들어 어물어물해서는 안 됩니다.
❰No❱“죄송합니다. 잠깐 괜찮으세요? 저어, 죄송합니다만...”
❰Yes❱“A프로젝트와 관련해서 진척 사항을 보고드리겠습니다.”
⇒ 보고할 때는 먼저 일정이나 목표치 달성률 등 진척 상황을 솔직하게 보고합니다. 말하기 꺼려지는 부분이 있더라도 알고 있는 내용은 소상히 알려야 합니다. 당신이 말하기 꺼려하는 부분이 상대방이 가장 신경 쓰는 부분일 수 있습니다. 감추면 문제만 더욱 커질 뿐입니다.
❰Yes❱“예정보다 이틀 늦어지고 있습니다.” “목표 달성률은 70% 정도입니다.”
⇒ 당신의 실수로 진척이 늦어진 경우라면 우선 사과합니다. 이유와 원인 설명은 그 다음입니다.
‘최선을 다하고 있는데 좀처럼 성과가 나지 않는다’라는 식의 보고는 어쩐지 변명처럼 들리고, 보고 내용의 핵심을 흐릴 위험이 있으니 주의해야 합니다.
❰No❱“실은 거래처에 문제가 생겨서 이렇게 되고 저렇게 돼서...”
⇒ 본인은 사실을 제대로 알릴 목적으로 경위를 자세히 설명하려는 의도겠지만 듣는 사람에게는 장황한 변명으로밖에 들리지 않습니다. 보고가 길어질수록 당신에게 불리할 뿐입니다. 중요한 것은 경위가 아니라 결과입니다. 단, 원인과 경위를 설명할 때는 무엇을 했는지 행동을 구체적으로 보고해야 합니다.
② 2단계 : 목표 달성을 위한 제안을 한다.(부탁)
비록 불가항력적인 문제로 일이 늦어지고 있더라도 책임은 지금 보고하고 있는 당신에게 있음을 명심하세요.
그렇다고 ‘다 제 잘못입니다’라는 식의 보고도 좋지 않습니다. 정말 당신이 모든 것을 책임질 생각이 아니라면 이렇게 보고해서는 안 됩니다. ‘누구 탓인가’보다 더 중요한 것은 ‘사태를 어떻게 만회할 것인가’입니다.
❰Yes❱“마감일을 이틀만 연장해 주시면 완벽하게 마무리하겠습니다.”
“다음 분기 예산 가운데 10%만 이번 분기로 넘겨주십시오.”
⇒ 현상과 원인이 분명히 밝혀졌다면 이번에는 사태가 지금 어떻게 돌아가고 있는지를 알립니다.
문제 해결에 관한 제안의 내용에는 ‘수정된 목표치’ 혹은 ‘목표 달성을 위해 필요한 자원’ 등이 명확하게 명시되어야 합니다. 당신과 회사가 처해있는 상황, 상대방과 자신의 입장을 헤아리는 마음이 엿보이는 제안은 당신을 평가하는 또 하나의 잣대가 됩니다.
③ 3단계 : 대책과 플러스알파를 제시한다.(어필)
실패를 만회하여 마이너스를 제로로 돌려놓는 데에 만족해서는 안 됩니다. 마이너스를 만회했더라도 여기에 ‘플러스알파’를 더하지 않음면 당신의 이미지는 계속 마이너스에 머물게 됩니다. 실패를 만회한 후에는 플러스알파의 노력이 필요합니다.
❰Yes❱“서류제출이 3일 늦어졌습니다만, 고객 설문조사에 대한 최신 데이터를 함께 수록했습니다.”
“기획서 제출이 3일 늦어질 것 같습니다. 제출 당일 기획서를 바로 확인해주신다면, 다음 날 아침까지 부장님께서 임원회의 때 참고하실 수 있도록 완벽하게 서류를 정리해 놓겠습니다.”
⇒ 내용을 보다 충실하게 담는다든가, 선택의 폭을 넓힌다든가, 상사가 할 일을 대신 해주는 등 어떤 ‘플러스 알파’가 있는지 알립니다. 일이 잘 풀리는 데는 반드시 그럴 만한 이유가 있습니다. 고객의 니즈 타이밍과 당신의 제안 타이밍이 딱 맞아떨어지거나, 가격과 사양이 경쟁력이 있다든가, 고객의 니즈와 제품의 특성이 일치하거나 등등. 객관적인 성공 요인이 무엇인지 분석이 가능하다면 회사로서 이것만큼 큰 성과는 없습니다. 이런 보고가 원활이 이루어진다면 당신에게 새로운 기회가 주어질 수도 있습니다. 그렇다고 자신의 의견만 장황하게 늘어놓아서는 안 됩니다. 감사의 말도 잊지 말아야 합니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁜 상사에게는 이메일도 괜찮습니다. 포인트는 ‘짧고 분명하게’
❰Yes❱“지난번 조언해 주신 덕분에 순조롭게 진행되고 있습니다.”
⇒ 일뿐만 아니라 식사나 술을 대접받았을 때도, 다음 날 아침에 ‘감사의 한마디’를 하는 사람이 의외로 적습니다. “어제 사주신 랍스터, 정말 맛있었습니다”라고 특별히 좋았던 것, 마음에 들었던 것을 구체적으로 말합니다.
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