보고(報告)를 잘하는 방법
1. 직장에서의 성공은 보고에 의해 결정된다.
[기업을 포함한 모든 조직 생활에서 보고는 매우 중요합니다. 보고를 잘하는 사람은 미래의 성공이 보장됩니다. 직장인을 성공시키는 요인 중에서 80% 이상이 커뮤니케이션 역량입니다. 상사도 업무를 완수하기 위해서는 부하 직원이 보고를 잘하도록 만들어야 합니다.
직원들이 수직적, 수평적으로 소통하는 과정에서, 보고하는 행위를 잘함으로써 시간 낭비도 줄이고, 회사의 목표도 효과적으로 달성할 수 있습니다. 보고는 육하원칙의 내용이 들어가면서, 문제점을 쉽게 파악할 수 있도록 요약되어야 합니다. 그리고 어떻게 향후 대책을 세워야 하는지, 모두가 공감하고 우선순위를 세울 수 있도록 본질적인 문제에 대해 부각하도록 합니다.
상황에 맞는 보고를 하기 위해서 앞으로 소개할 7가지 원칙을 종합적으로 고려하시기 바랍니다.
보고가 여러분의 직장생활에서 능력을 나타내는 얼굴이 될 것이며, 성공의 지름길이 될 것입니다.]
1. 보고의 순간, 진실의 순간
(1) 보고는 ‘생각하는 방법’의 표현이다
구두건 서면이건 간에 모든 보고에는 ‘생각하는 힘’이 드러납니다. ‘분석력’도 고스란히 드러납니다. 보고와 분석의 힘을 갖추려면 어떻게 해야 한다는 ‘원칙’이 있어야 합니다.
이에 대해 학문적인 접근을 하는 것보다, 현장에서 수많은 시행착오 속에서 경험으로 체득할 수 있는 부분이 많습니다. ‘상사에 대한 보고’뿐 아니라 ‘외부 고객과의 커뮤니케이션’에서도 ‘생각하는 힘’이 드러난다는 공통점 때문에 원칙은 같습니다. 이 이야기를 통해 여러분은 시행착오의 아픔이 없기 바랍니다.
‘생각하는 방법’이란 한 사안에 대해 3차원적으로 깊고, 폭넓게, 그리고 멀리 생각하는 것입니다.
이번 이야기는 정답을 제시하는 것이 아니라, 다양한 방법을 소개하여 여러분이 깊고, 넓고, 멀리 생각해보는 것이 필요합니다. 소설 ‘위대한 개츠비’의 작가, 피츠제럴드는 ‘최고의 지성인이란 상반되는 양극단의 견해를 모두 이해하면서도, 그 극단 사이에서 어찌할 바를 모르는 것이 아니라, 하나의 주관을 선택하여 행동으로 옮길 수 있는 사람이다’라고 하였습니다. 선택과 행동은 각자의 몫입니다.
(2) 다양한 사례로 얻는 간접 경험
대부분 사람은 직장생활의 커뮤니케이션에서 수많은 성공과 실패를 경험하게 됩니다.
실제로 경험을 하는 것이 학습 효과는 최고이지만, 모든 것을 경험할 수는 없습니다. 이런 이야기를 통해 자신에게 유용한 간접 경험이 되도록 노력해야 합니다.
사실 다양한 경험을 해본 사람이 보고를 잘합니다. 이런 사람은 어떠한 상황에도 통용되는 ‘경험 원칙’을 갖고 있기 때문입니다. 각종 보고의 성공 및 실패 사례를 이론적으로 분석하여 ‘어떤 상황에서도’ 일반적으로 통용 가능한 경험 원칙을 뽑았습니다. 원칙을 지키기 위해서 ‘어느 정도까지’ 해야 하고, 그러려면 ‘어떻게까지’ 해야 하는지, 그 ‘생각하는 힘’에 대해 파악하는 것이 주요 포인트입니다.
(3) 직장에서의 성공
직장에서 성공하는 사람들의 공통점은 업적만 좋은 것이 아니라, 역량도 뛰어나야 합니다. 역량 중에서도 특히 커뮤니케이션 역량이 대부분 출중합니다.
<포천>지 500대 기업의 고위 임원 중에서 97.7%가 자신의 성공에 결정적 계기로 작용한 것이 커뮤니케이션 역량이라고 생각한다고 하였습니다. 대기업 임원을 대상으로 ‘임원이 사원에게 요구하는 10가지 자질의 순위는 무엇입니까?’라는 조사에서도 부동의 1위는 커뮤니케이션입니다.
그런데 아쉽게도 이 중요한 조직 내 커뮤니케이션, 특히 가장 결정적인 보고에 대해 우리는 체계적으로 배운 적이 없습니다. 사실 심각히 생각해 본 적도 드뭅니다. 보고는 승진에 결정적인 역량입니다. 또한, 매일 매일 하는 업무이기도 합니다. 상사와의 관계를 규정짓는 결정적인 요소입니다.
보고의 결과는 천당과 지옥을 가릅니다. 보고는 직장에서 여러분의 삶의 질을 높일 수 있는 요긴한 기술입니다. 그런데도 우리는 보고를 간과해왔습니다.
더 나아가 상사의 평가는 여러분이 보고할 때마다 늘 이루어집니다. 그것이 누적되어 연말 평가에 종합될 뿐입니다. 즉 여러분이 보고하는 순간이 바로, 상사가 ①여러분의 생각하는 힘, 즉 창의력, 분석력, 판단력을 평가하는 순간입니다. ②의사전달 능력도 평가받는 순간입니다. ③여러분의 전략적 능력, 리더쉽, 대외교섭력, 전문지식도 평가받는 순간입니다. 그래서 보고의 순간은 늘 진실의 순간입니다.
다시 말해 보고의 순간은 여러분의 업적과 종합적인 역량을 구체적으로 표현하고 전달하는 순간입니다. 그리고 상사로부터 그것을 평가받는 순간입니다.
물론 일도 잘해야 하지만, 덧붙여 보고가 훌륭한 사람은 훌륭한 평가를 받고, 따라서 직장에서 성공합니다.
(4) 일곱 가지 보고의 원칙
직장에서 하는 보고는 목표지향적인 논리적 보고입니다. 아이들이 말하는 방법을 배우는 것처럼 직장인은 보고하는 방법을 배워야 합니다.
일곱 가지 보고의 원칙을 우리 몸과 행동에 비유해서 설명하면 다음과 같습니다.
① 여러분의 ‘눈’은 늘 고객을 바라봅니다. 즉 고객지향은 모든 보고 준비의 시작입니다.
② 그 후 여러분은 ‘머리’를 가지고 구조적으로 생각합니다.
③ 여러분은 ‘입’으로 말할 때 두괄식으로 표현합니다. 즉, 결론부터 먼저 말하는 것입니다.
④ 보고 내용은 반드시 ‘앞을 가리키고 있는 오른손의 손가락’처럼 미래지향적인 내용이 포함되어야 합니다.
⑤ 또한, 보고의 내용에는 ‘이렇게 해보시지요’라고 ‘제시하는 왼손’처럼 여러분의 생각이 제시되어야 합니다.
⑥ 보고의 방법 면에서, 화장실까지 ‘앞발’로 열심히 쫓아가 상사에게 보고하는 적극성이 긴요합니다.
⑦ 그러나 적극성에는 여러 가지 위험성이 따릅니다. ‘뒷발’은 땅에 디디고 몸의 균형을 조심스레 유지하는 신중성이 있어야 합니다.
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