기본이 안되어 있는 회사의 소통이란

기록하지 않으면 아무것도 남지 않는다.

회사에서 매주 실시하는 전사 회의가 있다.

아직 성장하는 단계라 체계가 제대로 잡혀 있지 않기도 하고, 프로덕트의 규모도 많이 크다. 

때문에 거의 모든 부서에서 참석해 정보와 진척사항을 공유하도록 되어 있다.

프로젝트이지만 PM이 없는 탓에 업무가 파편화 된 채로 진행되고 있는 상황이다.

대략 매주 어떤 유형의 대화가 이어지는지 예시를 통해 살펴보자.

(모든 대화 내용은 예시임을 밝힌다)

1. 나만 알고 있는 커뮤니케이션

A팀: 제품이 5월 말에 출시될 예정인데, 고객 홍보는 어떻게 되고 있나요?

B팀: 홍보관에 전용 부스를 만들 예정입니다. C팀과 협의해서 다음 주에 고객에게도 오픈 하려고 합니다.

C팀: 저희는 처음 들었는데요? 다음 주면 일정 상 불가능합니다.   

2. 전달 미스 (외국 회사라 다음과 같은 일도 빈번하게 일어난다.)

A팀: 저희가 홈페이지 시안을 만들었는데 B팀에서 검토해주실 수 있나요? 그래주시면 릴리즈 하도록 하겠습니다.

통역: B팀에서 컨펌 하셔야 릴리즈 가능하다고 합니다.

B팀: 이것도 저희 팀에서 하라구요? 도대체 A팀은 하는 일이 뭔가요?

통역: A팀은 어떤 일을 하시게 되나요?

A팀: …시간이 없으니 저희가 하겠습니다.   

3. 매주 바뀌는 말

A팀: C팀과 협의한 결과 5월 초에 기사 배포 하기로 했습니다.

B팀: 지난 주에는 5월 중순이라고 하시지 않았나요?

C팀: 지난 회의 끝나고 A팀과 따로 협의해서 결정했습니다.

B팀: ???

위의 모든 일들은 사실 투명한 소통과 회의록만 잘 남기면 해결될 일일 것이다.

상황 별로 어떤 원칙을 가져가야 할까? 내가 PM 이라면 다음과 같이 진행할 것 같다.   

주관자가 회의록을 남기고 반드시 각 팀들이 확인 후 보충 또는 수정하도록 한다.
(이렇게까지 해도 못봤다면 그건 그 사람 잘못이다.

소통에서 놓치는 부분이 있다면 (구경만 하지 말고) 당사자가 아니더라도 개입한다.

회의록 내용 외에 추가적인 소통이 생긴 경우 반드시 이력을 남겨 둔다.

물론 어처구니 없는 일은 늘 일어나기 마련이지만, 적어도 이런 기본을 지키지 않는다면 동일한 문제는 무한히 반복될 수 밖에 없다고 생각한다.