더 이상 조별 과제 잔혹사는 없다, Typed
싸우지 않고 협업 문서를 만드는 최적의 도구
대학생 때 한 번씩은 경험하는 조별 과제의 악몽이 있습니다. 함께 자료조사도 하고 PPT도 만드는 것을 꿈꾸지만 결국 팀장만 죽어라 고생을 하며 끝나는 경우가 대부분이죠. 오죽하면 과거 SNL에서 ‘조별 과제 잔혹사’라는 콘텐츠까지 만들었을 정도니까요. 그만큼 각자 리서치하고 발표자료도 같이 만들어가는 일은 좀처럼 쉬운 일이 아닙니다. 그럼 왜 그런 일이 발생할까요?
정보의 파편화
서로 떨어져 있는 팀원들은 누가 어떤 자료를 모으고 있는지 알기가 어렵습니다. 그래서 각자 자료를 리서치 하다 보면 동일한 정보를 중복해서 조사하는 경우가 자주 발생하게 되죠. 또한, 각자 정리한 내용이 여러 장소에 파편화되어 저장되다 보니 내 자료가 아닌 다른 사람이 어떤 자료가 있는지 일일이 확인하기도 힘이 듭니다. 결국엔 누군가 한 사람이 자료를 수집하고 정리해야 하는데 이 일이 한사람에게 집중될수록 잔혹사로 이어질 확률은 올라가게 되죠.
정보의 불투명성
모두가 하나의 수업 또는 프로젝트만 참여하는 것이 아니기 때문에 리서치에만 온전히 시간을 쓸 수 없습니다. 짬을 내어 리서치를 해야 하지만 누가 얼마나 리서치를 진행했는지 그때그때 확인하기도 어렵죠. 결국 팀장은 수시로 팀원들에게 메시지나 전화로 확인해야 합니다. “리서치 자료 준비되면 저에게 보내주세요.”라는 방식으로 말이죠. 그렇다고 매번 리마인드 하기도 쉽지 않은 일입니다. 또한, 각자 리서치가 어디까지 진행되고 있는지 알 수 없기 때문에 데드라인이 다가와서야 발등에 불이 떨어지게 됩니다. 이 역시 조별 과제 잔혹사로 이어지기 딱 좋은 흐름입니다.
정보 이해의 편차
서로가 정보를 취합하는 도구와 방식 그리고 이해의 수준이 다르기 때문에 이를 다시 하나의 정보로 취합하는 것은 결국엔 누군가가 총대를 맬 수밖에 없게 됩니다. 모든 자료를 다시 검토하고 중요한 부분을 정리하고 PPT를 만들다 보면 나도 모르게 이런 생각이 자연스레 머리에 스치게 되죠. “이거 나 혼자 고생하는 거 같은데... 다들 안 도와주고 어디 간 거야?!” 이쯤 되면 조별 과제 잔혹사는 어쩌면 의도적이 아니라 어쩔 수 없이 발생할 수밖에 없는 필연이 아닌가 생각이 듭니다.
조별 과제에서만 발생하는 문자가 아닙니다
이런 일은 비단 조별 과제에서만 발생하는 일이 아닙니다. 회사에서도 빈번히 발생하게 되죠. 시장조사에서부터 RFP를 바탕으로 중요한 제안서를 제출해야 하는 경우에도 누군가는 총대를 메야만 합니다. 저 역시 수없이 밤을 새우며 작성했던 수많은 제안서가 문득 생각이 나네요. (갑자기 눈가에 이슬이) 이 고통스러운 작업을 공동의 집단지성을 제대로 활용하여 더 빠르고 수월하게 그리고 더 괜찮은 문서를 작성하는 방법은 도저히 없는 걸까요? 그래서 오늘은 이 문제를 해결할 Typed 라는 제품에 대해 소개해 드리고자 합니다.
Typed
Typed는 리서치를 통한 최종 문서 작성에 특화된 서비스입니다. Chrome 브라우저와 모바일 버전을 통해 언제 어디서든 손쉽게 원하는 자료를 스크랩할 수 있습니다. 사실 문서에 필요한 자료들은 필요할 때 검색해서 바로 찾을 수 있는 것이 아닙니다. 고급 자료 일수록 우연히, 어느 순간 갑자기 발견되기 때문입니다. Typed는 손쉬운 스크랩 기능을 통해 자료 수집을 편리하게 하도록 돕습니다.
크롬브라우저 또는 아이폰 앱을 통해 원하는 자료를 바로 스크랩 할 수 있다
크롬 브라우저에서 바로 정보 스크랩이렇게 수집된 자료들은 최종적으로 완성하고자 하는 문서와 연결됩니다. (즉, 문서 하나가 일종의 자료 수집 폴더의 역할을 동시에 수행합니다)
모바일에서도 바로 스크랩!문서와 연결된 자료들은 온라인 스크랩 자료뿐만 아니라 이미지, PDF 및 간단한 메모도 추가 연결할 수 있습니다. 자료가 너무 많은 경우엔 사이드바에 서브 폴더를 추가하여 주제별로 좀 더 깔끔하게 정리할 수도 있습니다.
또한, 메인 Typed 화면에서는 모니터 화면을 최대한으로 활용할 수 있도록 스크랩, 문서 편집, 메모, 할일, 스크랩 자료 보기 등의 창을 동시에 띄울 수 있습니다.
Typed 의 기본 구성 화면 #1 [스크랩, 문서 편집, 메모, 할일]
Typed 의 기본 구성 화면 #2 [스크랩, 문서, 스크랩 자료 보기]그중에서도 가장 마음에 드는 기능은 바로 하이라이트 기능입니다. 웹에서 스크랩된 자료의 경우, [읽기 모드] 기능을 통해 본문 내에 핵심적인 내용을 형광펜으로 하이라이팅이 가능합니다.
그리고 이렇게 하이라이팅된 내용은 사이트 첨부 자료 항목에서도 바로 볼 수 있어 그때그때 마다 수집된 자료를 다시 읽을 필요 없이 핵심 내용을 한눈에 파악할 수 있습니다.
더 이상의 잔혹사는 없길 바라며
자! 이제 이러한 Typed 기능을 바탕으로 조별 과제를 다시 실행해 봅시다.
1. 팀원들은 먼저 조별 과제를 위한 Google 공용 계정을 하나 생성합니다.
앞으로 Typed에서 협업 기능을 지원할 예정이며, 이 경우 각자의 Google 계정을 통해 연동이 가능할 예정입니다. 다만 지금은 현재의 Typed 버전을 기준으로 설명드리고자 합니다.
2. 해당 Google 계정으로 Typed의 계정을 생성합니다.
3. Typed에서 새 프로젝트를 만들고 최종 발표 형식의 문서를 생성합니다.
워드, PPT, 엑셀 원하는 형식으로 문서를 작성을 시작할 수 있습니다.
4. 누가 어떤 정보를 취합했는지를 알기 위해 문서의 사이드메뉴에 팀원들의 이름 또는 각자 맡은 리서치 카테고리에 맞는 폴더를 생성합니다.
5. 이제 다음 주 조별 미팅 전까지 각자 관련 정보들을 Typed 크롬 익스텐션 또는 스마트폰 앱을 통해 스크랩합니다. (정보의 파편화 해결)
6. 팀장은 종종 Typed에 방문하여 각 폴더의 스크랩 및 하이라이트 되는 정보를 확인합니다. Typed에는 실시간으로 스크랩 정보가 올라오기 때문에 누가 제대로 본인의 리서치를 잘 진행하고 있는지 즉각적으로 확인할 수 있습니다. 업데이트되지 않는 담당자만 따로 연락하여 푸시합니다. (정보의 불투명성 해결)
7. 팀장은 스크랩되는 정보들의 내용을 수시로 읽어보고 소화한 뒤 메모를 추가하여 최종 PPT 발표를 위한 대략적인 아웃라인을 잡습니다. (정보 이해의 편차 해결)
8. 팀원들은 아웃라인을 확인하고 필요에 따라 팀장과 소통하여 아웃라인을 재설정합니다.
9. 이제 팀장은 완료된 아웃라인을 바탕으로 PPT 내의 슬라이드를 구성하고, 팀원들은 동시 작업을 통해 자신이 리서치한 내용을 PPT에 옮겨 담습니다.
10. 최종적으로 팀장은 하나의 통일된 디자인과 메시지로 PPT를 수정합니다.
이제야 진짜 협업이 이루어졌습니다. 우리가 조별 과제 잔혹사를 막을 수 없었던 것 그것을 해결할 수 있는 적절한 솔루션이 없었기 때문에 아니었을까요?
Typed는 현재 제공되고 있는 기능 외에도 앞으로 정보들 간의 네트워크 구축, 자동 자료 추천, 통합 검색, 협업 기능들을 제공할 예정이라고 합니다. 이제 더는 피바람 불지 않고도 혹은 누가 홀로 총대 메지 않고도 집단지성을 발휘하여 손쉽게 양질의 도큐먼트들을 만들어 갈 수 있을 날을 기대해봅니다.
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