생산성툴이 진짜 우리의 생산성을 높히려면?
툴을 위한 툴 말고, 나에게 맞는 진짜 툴을 고르는 방법
주변의 지인분들을 만나다 보면 가끔 듣는 이야기가 있습니다.
Notion 정말 좋다는데 한번 배워봐야겠어요.
Monday.com이라는 툴이 협업 할때 괜찮다던데 어떻게 쓰는 건가요?
우리 회사에도 협업 툴을 도입하고 싶은데 Flow 어떤가요?
때로는 이런 이야기들도 종종 듣곤 합니다.
이번에 새로운 OOO 생산성툴이 나왔다고 하는데, 어디 가면 배울 수 있나요?
그래서 오늘은 다양한 생산성 툴이 진짜 우리와 우리의 팀의 생산성을 높이는 방법에 대해 설명해 드리고자 합니다.
남들도 다 쓰니까? 필요에 의해서?
사실 어떤 생산성 툴을 사용하느냐는 큰 문제가 없습니다. 다만 남들이 다 쓰기 때문에 나도 배우고 써봐야겠다는 것은 조금 걱정이 되는 부분입니다. 그 툴이 나에게도 좋은 툴인지 아닌지는 아직 알 수 없기 때문이죠. 그래서 툴을 잘 고르기 위해서는 남들이 다 쓰니깐 이라는 이유보다는 나에게 필요한지를 먼저 따져봐야 합니다. 그리고 나에게 필요한 툴인지를 알기 위해서는 먼저 나에 대해 잘 알고 있어야 하죠.
무엇이 필요한지를 아는 것은 제품이 아닌 나 또는 우리 팀
현재 나는 왜 생산성을 높이고 싶나요? 그래서 어떤 문제를 가지고 있나요? 혹은 우리 팀의 협업에서 가장 문제가 되는 부분은 어떤 점들인가요?
우리는 개인과 팀의 생산성을 높이기 위해 먼저 자기 자신에 대한 이해가 선행되어야 합니다. 이 과정은 쉽게 정의되지 않는 부분이기 때문에 시간을 내어 깊게 고민이 필요한 과정입니다. 특히 팀의 경우엔 팀장 혼자서 고민하는 것이 아닌 팀원 모두가 고민하고 결론을 만들어가는 과정이 선행되어야 합니다.
이를 위해서 가장 먼저 해야 할 것은 개인 혹은 팀의 업무 루틴입니다. 우리는 어떻게 일을 하는지, 우리의 목표는 무엇인지, 각자는 목표를 이루기 위해 시간을 잘 쓰고 있는지, 혹은 쓸데없는 곳에 시간이 낭비되고 있지는 않은지, 병목이나 비효율성이 발생하는 곳은 어딘지. 부 터 파악해야 합니다. 이를 위해 업무 루틴과 워크플로우를 각자 그려보는 워크숍을 가지면 가장 좋은데요. 쉽게 말하면 “어떤 것들이 당신이 일하는데 가장 큰 걸림돌인가요?”를 찾아내는 과정입니다.
먼저 개인의 경우 업무 루틴을 정의하고 문제점을 찾아내는 것은 아주 어렵지 않습니다. 혼자서 깊게 고민하고 그림을 그려보면 되기 때문입니다. 이렇게 발견된 문제점들은 스스로 해결 가능한 일도 있지만, 다른 사람으로 인해 발생하는 문제라 혼자서는 해결이 어려운 부분도 있습니다. 그래서 우리는 한계를 명확히 이해할 필요가 있습니다. 다른 사람의 도움이 필요한 문제는 상대방과의 장기간에 걸친 조정작업이 필요하기에 조금 우선순위를 뒤로 미루고 먼저 스스로 해결 가능한 문제나 불편함을 정의하고 해결해가는 것이 우선순위가 되어야 합니다. 남 탓만 하며 시간을 보내기엔 내 소중한 시간이 너무 아쉬우니까요.
팀의 경우에도 마찬가지입니다. 팀에서 해결 가능한 문제와 그렇지 못한 한계를 명확히 구분할 필요가 있습니다. 그리고 해결 가능한 문제들을 정의하고 왜 그런 일이 발생하는지 깊은 고민이 필요합니다. 그래야 어떤 툴을 고를까? 이전에 우리에게 어떤 기능들이 필요한가? 에 대한 리스트를 만들 수 있습니다.
또한, 팀의 고민을 취합할 때 함께 모여 회의를 하기 전 팀원들과의 1:1 미팅을 통해 먼저 각자의 불편함을 듣고 취합하는 과정을 거치는 것이 좋습니다. 모두가 모여있는 환경에서는 불만이 있어도 말하기 어렵거나 목소리 큰 사람 이야기에 휩쓸리는 상황이 발생할 수 있기 때문입니다. 팀의 프로세스를 제일 잘 아는 팀원이 먼저 불편사항을 수집하고, 이를 바탕으로 팀 회의를 진행하는 것이 더 효과적입니다.
하나를 마스터하면 다른 제품도 쉽게 이해한다.
흔히 아는 만큼 보인다고 합니다. 생산성 툴도 마찬가지입니다. 그래서 기존 ‘나에게 딱 맞는 생산성 도구 어떻게 찾을 수 있을까?’ 라는 글을 통해 다양한 SaaS 툴을 비교 선택하는 방법에 대해 다룬 적도 있습니다. 그러나 아무리 정보를 간접적으로 습득한다고 해도 실제로 직접 사용해보지 않으면 감을 잡기 어려운 경우가 많습니다. 그래서 최소 한 개 이상의 툴을 제대로 마스터하는 경험이 필요합니다.
지금 내가 가진 불편함이 무엇인지 정의하고 문제가 해결 가능한 대세(?) 툴을 하나 문제를 하나둘 해결해봅니다. 최소 몇 달간의 시행착오를 거치며 충분히 내 툴로 마스터해야 합니다. 또한, 그 과정에서 잘 이해되지 않는 점이 있다면 YouTube 강의나 유료 온라인 강의 등을 활용할 수도 있습니다. 중요한 것은 최소 하나의 툴을 자유자재로 쓸 수 있어야 한다는 것입니다.
이렇게 먼저 최소 하나 이상의 툴을 마스터하게 되면 생산성 툴에 대한 대략적인 감을 잡게 됩니다. 대세 제품을 선택하라고 말씀드린 이유는 툴 사용에 어려움을 겪을 때 찾아볼 수 있는 콘텐츠가 많기 때문입니다. 어려울 땐 다양한 콘텐츠와 강의를 통해 도움을 얻어가면서 익히고, 이를 통해 현재 내가 업무를 하면서 겪는 다양한 문제 혹은 불편함을 하나둘 해결해갑니다. 그러면 차츰 생산성 툴에 대한 감을 잡을 수 있게 되고 비슷한 다른 제품들은 홈페이지 소개 영상만 봐도 대략 어떤 제품인지 쉽게 이해할 수 있습니다.
전문가를 만날 때 주의할 점
가끔 우리는 생산성 툴을 잘 다루는 전문가가 필요할 때가 있습니다. 시간은 부족하고, 지금 당장 적절한 툴을 찾아야 하는 경우 우리는 툴을 잘 다루는 전문가들을 찾게 됩니다. 그러나 이때 몇 가지 주의할 점들이 있습니다.
1. 전문가는 자신이 주로 다루는 자신의 툴 위주로 설명합니다.
전문가마다 자신이 가장 잘 다루는 툴 혹은 자신과 비즈니스적으로 연결된 툴을 중심으로 설명할 가능성이 높아 객관적이지 못할 수 있습니다. 현재 가지고 있는 문제가 툴을 통해 해결된다고 하더라도 너무 복잡해지거나 사용성이 너무 떨어진다면, 더 편리한 툴은 없는지 추가로 확인해봐야 합니다.
2. 전문가는 ‘툴’ 전문가이지 ‘일' 전문가가 아닐 가능성이 높습니다.
회사의 워크플로우를 가장 잘 아는 사람은 그 팀의 팀장입니다. 그러나 대부분의 툴 전문가들은 툴만 잘 다룰 가능성이 높습니다. 그래서 회사의 일의 효율성을 높이기 위한 큰 그림과 회사의 한계 상황을 상상하기 어려운 경우가 대부분 입니다. 따라서 전문가에게 문의하기 전 팀장은 먼저 자신이 큰 그림을 가지고, 그에 적절한 기능 위주의 툴이 무엇인지 질문을 통해 답을 얻어야 합니다.
생산성은 툴이 아닌 문제 해결 시스템이어야 합니다
생산성 툴을 개인 또는 팀에 제대로 적용하기 위해서는 해결해야 하는 문제가 명확하게 정의되어 있어야 합니다. 그리고 그 문제를 해결하는 것을 목적으로 생산성 툴을 적용해야 ‘일을 위한 일’을 만들지 않습니다. 그리고 그 문제를 궁극적으로 해결해주는 사람은 툴 전문가나 외부강사가 아닌 바로 개인 혹은 팀 스스로가 주체가 되어야 합니다.
우리 팀의 문제점을 명확히 정의하고, 그 문제점을 해결하기 위한 기능들을 리스트화 하고, 미리 숙지한 최소 1개 이상의 생산성 툴 마스터 경험을 바탕으로, 필요에 따라 전문가들과 소통하여야만 진짜 좋은 우리의 시스템을 만들 수 있습니다. 그리고 그런 시스템을 만드는 경험이 바로 지금시대 ‘일잘러'의 정말 중요한 요건이 됩니다.
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