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by Dave May 06. 2022

더 효과적인 커뮤니케이션을 위한 7가지 Slack 팁

우리회사 메신저 잘 쓰고 있는걸까?

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채널 기반의 메신저는 이제 기업 커뮤니케이션에서 흔히 발견됩니다. 이미 많은 회사에서는 이메일 대신 Slack, Teams, 잔디와 같은 메신저 서비스들을 사용하고 있죠. 그만큼 메신저의 실시간성은 빠르게 지식을 모으고 커뮤니케이션 속도를 올리는데 크게 기여하였습니다. 하지만 그만큼 단점도 발생하는데요 동시에 시도 때도 없이 울리는 알림 때문에 온전히 집중하기가 힘들어진 것이죠. 커뮤니케이션은 늘었지만, 집중과 몰입의 시간에는 큰 걸림돌이 되기도 합니다. 그래서 오늘은 집중력 방해를 최대한 줄이고 더 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 7가지 Slack (혹은 비슷한 채널 메신저 서비스들의) 사용법에 대해 말씀드리고자 합니다.

1. 최신 프로필을 유지하세요

갑자기 웬 프로필 사진 이야기일까 하시는 분들이 계실 텐데요. 프로필은 굉장히 중요한 커뮤니케이션 방법의 하나입니다. 재택근무를 하고 있거나 다른 부서의 사람과 소통하는 경우 혹은 새로 들어온 신입사원인 경우 메신저를 통해 먼저 상대방을 만나는 경우가 많습니다. 이때 상대방의 프로필 정보가 제대로 업데이트되어 있지 않다면 담당자를 찾기가 어려울 뿐 아니라 일하는 시간대가 다른 경우 적절한 메시징 타이밍을 얻기 어려울 수도 있습니다. 따라서 프로필에 자신의 부서와 하는 일 그리고 타임존 등의 정보를 상세히 입력해두면 서로를 이해하고 커뮤니케이션 하는데 큰 도움이 됩니다.

또한, 본인 사진이 아닌 아바타 등으로 프로필 사진이 채워지는 경우 새로 들어온 직원들은 메신저에서의 커뮤니케이션 대상과 온오프라인 실시간 미팅에서의 실제 얼굴을 매칭하기 어려워 혼선을 빚게 됩니다. 이러한 작은 혼선들은 회사 전사적인 측면에서는 꽤 큰 생산성 문제로 이어지죠.. 따라서 특별한 경우가 아니라면 본인의 제일 잘 나온 최신 프로필 사진을 등록해두세요. 또한 종종 다양한 배경의 최신사진으로 업데이트를 해두면 프로필 사진만으로도 서로를 더 잘 알고 친해질 수 있습니다.

2. DM은 줄이고 공용 채널에서 대화하세요

이런 것을 물어봐도 될까? 이런 것을 공유해도 될까? 하는 생각에 공용 채널에 메시지를 남기기 보다 가까운 사람에게 DM(다이렉트 메시지)을 보내는 것을 더 선호하는 경우가 많습니다. 그러나 나만 모를것 같은 그 질문은 종종 나만의 고민이 아닐 때가 많습니다. 관련 주제의 공용 채널을 통해 소통하면 관련 질문을 몰랐던 다른 사람들에게도 간접적으로 정보를 전달할 수 있을 뿐만 아니라 채널 관리자가 팀 전체의 이해도를 파악하는 데에도 큰 도움이 됩니다.

Slack은 관리자에게 채널 대화와 DM대화 빈도를 통계적으로 보여줍니다.

만약 관련 주제의 채널이 없다면 회사 내의 채널 생성 규칙에 맞게 새로운 채널을 만들어 대화를 이어가면 됩니다. DM이 늘어나게 되면 자연스럽게 채널 메시지가 줄어들게 됩니다. 이는 회사의 커뮤니케이션 투명성도 떨어질 뿐만 아니라 채널에서 한두 번의 소통으로 해결될 일이 여러 번의 개인 질문으로 해결되면서 매우 많은 커뮤니케이션 비용을 발생시키게 됩니다. 이 역시 회사 전체의 생산성을 크게 낮추게 만들죠. 그래서 채널 주제와 벗어나지 않는 내용이라면 어떤 질문도 공유도 가능한 문화를 함께 만들어가는 것이 필요합니다.

3. 하나의 메시지에 하나의 생각을 모두 담아 전달하세요

메시지 하나 = 이메일 하나

Slack은 채팅의 형태를 띠고 있다 보니 메신저에서 대화하듯이 커뮤니케이션하는 경우가 자주 있습니다. 그러나 사실 Slack을 효율적으로 사용하기 위해서는 메시지 하나가 이메일 하나라고 생각하고 커뮤니케이션하는 것이 좋습니다. 이메일을 한번 생각해볼까요? 우리는 이메일을 작성할 때 하나 주제를 여러 개의 이메일로 나누어 보내지 않습니다. 하나의 이메일에 잘 정리하여 명확하게 내용을 전달하죠. 반대로 하나의 이메일에 너무 많은 주제를 동시에 전달하지도 않습니다. 하나의 메일에는 가능한 한 하나의 주제를 담아 전달하듯이 하나의 메시지에 너무 많은 주제를 담지 않는 것도 중요합니다.

물론 때에 따라 일반 메신저와 같이 수다를 떨고 싶을 때도 있습니다. 그럴 때에는 수다 채널을 따로 만들어 대화하는 것이 좋습니다. 만약 하나의 주제를 중심으로 수다가 필요하다면 해당 채널 메시지 링크를 수다 채널에 공유하여 그곳에서 대화를 할 수도 있습니다. 그러나 메인 채널에서는 하나의 주제로 짧은 여러 개의 메시지로 나누어 대화하는 것을 지양해야합니다. 너무 많은 메시지가 채팅처럼 산발하게 되면 Slack 을 사용하는 직원들은 점점 Slack 메시지 알람의 우선순위가 떨어지게 되고, 결국 Slack 메시지에 집중하지 않게 됩니다. 이는 중요한 정보들 마저도 도달성이 떨어지는 나쁜 결과를 만들게 될지도 모릅니다.

4. 스레드를 이용해 메시지에 답변하세요

앞에서 말씀드린 것처럼 하나의 메시지가 하나의 이메일이라고 생각하면 간단합니다. 우리는 하나의 이메일을 보내고 그 메일에 대한 답장이 이어지면 스레드를 통해 마치 하나의 메일처럼 묶음으로 관리됩니다. 이와 마찬가지로 Slack 역시 스레드 기능을 가지고 있는데요. 이를 이용하면 각각의 메시지에 대한 답변을 댓글처럼 남길 수 있습니다.

스레드의 장점은 해당 스레드만 따로 메뉴에서 확인 할 수 있다는 점입니다. 그래서 각각의 채널에서 일일이 내가 속한 메시지의 스레드를 찾아보지 않아도 됩니다. 또한 내가 참여하지 않은 메시지나 스레드인 경우에도 관심있는 내용이라면 메시지의 우측 3개의 세로점 아이콘을 클릭하여 해당 스레드의 알림을 받아보도록 설정할 수 있습니다.

또한, 하나의 메시지에 스레드로 댓글을 달아두면 채널의 메시지 타임라인이 너무 길어지는 것을 방지할 수 있습니다. 그러면 오랫동안 놓친 채널의 내용을 한 번에 훑어보는 것도 편리해집니다. 스레드 사용은 의외로 그 기능을 몰라 사용하지 못하는 분들도 있으므로 신규 입사자들을 위한 적절한 교육을 통해 관련 Slack사용 방법과 규칙들을 전달하는 것이 좋습니다.

5. 바로 답변하길 기대하지 마세요

많은 분이 여전히 Slack을 메신저라고 생각합니다. 메신저이기 때문에 당연히 질문하는 순간 빠르게 답변받기를 희망하죠. 그러나 저는 Slack이 단순 메신저 역할로 전락하는 순간 각 직원의 몰입을 방해하여 회사 전체의 집중력과 창의성에 큰 문제를 야기하게 된다고 생각합니다. 따라서 Slack은 메신저보다는 사내용 이메일이라고 생각하는 것이 더 좋습니다. 전사 직원들이 서로에게 이메일 쓰고 관리하는 장소인 것이죠.

그렇다면 이메일은 어떤가요? 우리가 이메일을 보낼 때는 상대방이 바로 답변을 줄 것이라 기대하지 않습니다. Slack 역시 우리가 메시지를 채널에 남길 때 이러한 기대를 내려두도록 서로가 합의하는 것이 바람직합니다. 각자 채널에 필요한 정보나 질문들을 남기고, 다시 자기 일에 집중하면 되는 것이죠. 다른 사람 역시 현재의 집중 업무를 마치고 내가 언급된 내용들에 대해 적절한 간격을 두어 답변하면 됩니다. 이러한 합의를 통해 우리는 각자 서로의 집중 시간을 방해하지 않으면서도 도움을 줄 수 있습니다.

만약 급하게 답변이 필요한 경우라면 그때만 DM을 활용하여 답변 요청을 정중하게 부탁하거나 필요에 따라 전화를 하면 됩니다. 그러나 우리는 이것이 그 사람의 몰입의 시간을 뺏을 수도 있다는 사실을 잊지 말아야 합니다. 이 때문에 창의적인 결과물에 방해를 받을 수 도 있습니다. 따라서 정말로 급한일이 아니라면 메시지에 답변이 달리는 것을 기다려주는 것이 가장 좋습니다. 혹은 회사마다 룰을 정해서 하루 3번 Slack 에 답변하는 시간을 만드는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.

6. 자동화 기능을 활용하세요

Slack은 Workflow Builder 기능이 있습니다. 이를 이용하면 Daily Stand-up을 세팅하거나 채널에 새로 들어온 사람들을 위한 안내 메시지를 만들거나 팀 멤버 Status를 확인할 수 있는 단축 메시지를 만들거나 자주 사용되는 요청 폼 등을 만들고 전달할 수 있습니다. 이는 각 채널 담당자가 매번 반복해서 해야하는 수고로움을 줄여줄 수 있습니다.

물론 Slack과 연동되는 App 을 이용해 다양한 자동화 기능을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. Slack 메시지를 Asana 나 Todoist 같은 할 일 관리 앱에 To Do로 변환하여 저장하기, 외국어 자동 번역하기, Zoom 회의 생성하기 등을 Slack 앱 기능을 통해 연동하면 귀찮고 복잡해지는 작업들을 Slack 의 도구를 통해 손쉽게 처리할 수 있습니다.

7. Slack 기본 검색 기능을 적극적으로 활용하세요

처음 들어간 회사에서 Slack을 사용하나요? 그렇다면 굉장한 행운입니다. 왜냐하면 Slack을 통해 지난 모든 히스토리를 검색하고 Context를 확인할 수 있기 때문이죠. 예를 들어볼까요? 만약 여러분이 새로 들어간 회사의 'XX 전자' 담당자가 되었다고 합시다. 이제 Slack에서 'XX 전자' 라고만 검색하면 그동안 관련 대화들이 모두 나타나게 됩니다. 마치 전 직원의 이메일을 검색해서 보는 것처럼 말이죠. 이제 그 내용들을 한번 쓱 훑어보기만 해도 관련 회사 또는 프로젝트에 어떤 대화들이 오갔는지 한눈에 알 수 있습니다.

https://www.youtube.com/watch?v=oE5HriXDpC4&feature=youtu.be

미팅에 들어갔는데 처음 들어보는 프로젝트 이야기가 나오나요? 그렇다면 그 프로젝트 이름을 Slack에서 검색해보세요. Slack메시지들을 빠르게 읽어보는 것 만으로도 그 프로젝트가 어떤 프로젝트인지 어떻게 진행되어 왔는지 어떤 이슈들이 있었는지 바로 알아낼 수 있습니다. Slack의 검색 기능만 잘 활용해도 우리 회사 돌아가는 상황을 제대로 파악하는 눈치 빠른 직원이 됩니다.

Slack 은 메신저 보단 사내용 통합 이메일 처럼

지금까지 7가지 Slack 활용 꿀팁을 설명해 드렸는데요. 이 내용들은 Slack이 아니더라도 Teams, 잔디, Swit 등의 다른 채널 메신저 기반의 서비스에서 같은 방법으로 충분히 활용 가능한 방법이기도 합니다. 한마디로 요약하자면, Slack을 사내 '이메일' 처럼 사용하라! 가 될 것 같네요. 잘 쓰면 약이 되고 잘못 쓰면 때론 독이 되는 사내용 메신저. 좋은 약이 되기위한 위의 7가지 복약 주의사항을 우리 회사에 맞게 잘 적용해보시기 바랍니다.