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계정을 잊어버리셨나요?

by Dave Sep 28. 2020

매일의 이메일 지옥에서 벗어나는 4가지 방법

Jean Jullien - instagram.com

개인적으로든 업무적으로든 이메일은 여전히 빼놓을 수 없는 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다. 덕분에 많은 지식 노동자들은 이메일 처리에 정말 많은 시간을 할애하고 있습니다. 우리는 이러한 올드패션을 탈피하고자 Slack, Flow 또는 최근 출시된 Kakao Work와 같은 서비스로 그 흐름을 대체해 가고 있지만 아직까지는 이메일을 완전히 대체할 수는 없습니다. 그만큼 이메일은 모두에게 가장 기본적이고 범용적인 온라인 커뮤니케이션 도구이기 때문입니다.

따라서, 이메일을 어떻게 관리하고 처리하느냐는 우리의 생산성을 높이는데 정말 중요한 요소 중 하나입니다. 그래서 오늘은 이메일 생산성 팁에 대해 간단히 소개드리려고 합니다.

오늘 내용의 핵심은 이 이미지 한 장으로 표현됩니다.

하나, 이메일을 처리하는 가장 기본은 인박스를 비우는 것입니다. 그러나...

이메일이 전달되는 기본 폴더를 일반적으로 인박스(Inbox)라고 부릅니다. 이 안으로 쏟아지는 이메일은 내가 읽고 확인해야 하거나, 회신해야 하거나, 혹은 스팸 등으로 분류해야 하는 일종의 할 일처럼 취급됩니다. 그래서 많은 사람들은 저처럼 인박스를 비워내기 위해 노력합니다.

그러나 가장 위험한 일 중 하나가 바로 이메일 함을 비우는 것입니다. 왜냐하면, 이메일은 끊임없이 들어오기 때문입니다. 만약, 아침 일찍부터 이메일을 처리하기 위해 메일 함을 연다면, 저녁까지 내내 이메일만 처리하다가 하루를 보내고 말겠다는 것과 마찬가지입니다. 하루 종일 이메일만 처리하는 것이 꼭 나쁜 일 만은 아닐 수 있지만, 그 경우 우리는 정말 중요한 우리의 일들을 끝마치지 못하고 맙니다.

절대 이메일이라는 판도라의 상자를 아침부터 열지 마시기 바랍니다.

둘, 이메일은 하루 특정 시간을 정해 놓고 봐야 합니다

그래서 우리는 이메일을 볼 때 하루 일정 시간을 정해두고 그때만 확인하는 습관을 길러야 합니다. 그것이 이메일 지옥에 빠지지 않게 하는 현명한 방법이기 때문입니다. 그리고 앞서 설명드린 것처럼 출근하자마자 메일함을 열어보는 것은 피하시기 바랍니다. 저는 매일 오전 11시와 오후 2시 그리고 오후 5시 이렇게 3번 이메일을 확인합니다. (때때론 하루 2번이면 충분합니다.) 그리고 @Sanebox와 같은 서비스를 이용하여 중요하지 않은 메일들은 자동으로 분류하여 중요한 이메일을 우선적으로 처리하고 중요하지 않은 이메일은 나중에 한 번에 처리합니다.

셋, 이메일 알람은 꺼두어야 합니다

이메일 알람은 꺼두어야 합니다. 누군가 나에게 이메일을 통해 어떤 업무를 전달한다면, 아마도 당장 진행되어야 할 만큼의 급한일이 아닌 것은 분명합니다. 만약, 급한일의 경우라도 이메일 후에 반드시 전화나 메시지가 올 것이니, 수시로 전달되는 이메일에 신경을 쓸 필요가 없습니다. 가끔 중요한 이메일이 있다 하더라도 90% 이상의 중요하지 않은 일 때문에 여러분의 집중력이 방해되어서는 안 됩니다. 따라서 이메일 알람을 꺼두는 것이 현명합니다. (꼭 확인해야 하는 특별한 메일이 있다구요? 조만간 중요한 이메일만 알림을 받는 방법을 공유드릴께요!)

넷, 나만의 이메일 클라이언트를 사용합니다

저는 이메일 관리를 위해 @Sanebox와 Ploymail을 사용하고 있습니다. @Sanebox는 이메일 함으로 들어오는 다양한 메일들을 중요한 것과 그렇지 않은 것으로 분류해주는 툴입니다. 또한, 메일을 특정 폴더로 옮기기만 하면, 비슷한 종류의 이메일은 추 후에 같은 폴더로 자동 분류됩니다. 일종의 머신러닝 이메일 필터 서비스라고 볼 수 있습니다.

Polymail은 이메일 추적 관리, 받는 사람 중심의 이메일 리스트 보기, 이메일에 메모 남기기, 특정 이메일 외부 링크 공유, 뉴스레터 구독 관리, 템플릿 등등의 꼭 필요한 기능들을 제공하는 프리미엄 이메일 클라이언트입니다. 특히나, 고객관리업무를 하고 있는 직장인이라면 상대방과 어떤 이메일들을 주고받았고, 어떤 이메일들을 읽었는지 등을 확인할 수 있습니다. (향 후 Polymail과 관련한 다양한 기능들은 추가로 소개드릴 예정입니다.)

@Sanebox와 Polymail과 같은 추가적인 이메일 솔루션을 활용하면, 이메일 관리가 더욱 쉽고 간편해집니다. 위의 4가지 팁으로 매일매일 나를 괴롭히는 이메일로부터 조금이나마 해방되시기 바랍니다.