영어로 화상회의를 하는 건 긴장의 연속이다. 내가 궁금한 게 잔뜩 있어서 물어봐야 하는 입장이면 더더욱이나 내가 회의를 주도해야 하는데, 상대방은 말을 빠르게 하고 나는 잘 안 들리고, 모르는 건 결국 다 못 물어보고 끝나버리기 십상이다. 그럴수록 준비를 많이 하고 들어가야 한다. 영어로 화상회의할 때 명심할 3가지!
1. 회의 전: 아젠다 공유하기
나의 생각을 잘 정리해서 들어가는게 1단계이다. 생각보다 내가 무엇을 물어보고 싶은지, 무엇을 확인하고 싶은지 잘 정리가 안 되어있는 경우가 많다. 글로 쓰다 보면 저절로 나 스스로에게 질문을 하게 되면서 정리가 잘 되기 마련이다.
아젠다는 숫자 또는 bullet point로 정리를 하고, 짧게 써놓는 게 좋다. 아젠다의 순서는 중요한 것부터이다. 왜냐하면 보통 앞부분 얘기를 하다 시간이 부족하면 뒷부분은 얘기도 못 하고 끝날 수도 있으니까. 아젠다를 잘 세팅해 놓아야 영어가 아니라 내용에 집중하는 회의가 된다.
아젠다는 회의에 들어오는 사람들과 사전에 공유를 해야 한다. 너무 일찍 해봤자 읽고서 까먹어버리니, 회의 하루 전에 보내 놓고 읽고 들어와 달라고 하면 좋다. 이메일로 공유해도 좋고, 구글닥 같은 공유 파일도 좋다.
2. 회의 중: 미팅노트
미리 보내 놓은 아젠다를 화면 공유하여 서로 보면서 미팅을 해야 한다. 그래야 하나씩 하나씩 아젠다를 클리어하면서 진행할 수 있다. 나는 물어보고, 상대방은 답변을 하면 다시 내가 거기에 살을 붙여서 묻거나 내 의견을 내거나 이런 식으로 진행하게 된다.
아젠다별로 결국 우리가 얘기한 바를 적어놓아야 한다. 특히 나는 망각의 동물인지라 뒤돌아서면 까먹기 마련이다. 우리 편 없이 나 혼자서 이 모든 미팅을 할 때는 화면 공유한 상황에서 필기구를 활용해 손으로 주요한 내용을 적어나간다. 아무래도 화면 공유한 창에서 적는 것보다 이게 훨씬 유리하다. 스펠링을 틀리게 적어도 되고, 빠르게 휘갈겨 써도 된다. 나만 알아보면 되니까. 화면 공유한 창에서 적으면 더 좋겠지만, 여러 사람이 지켜보는 창이라 맞춤법 하나까지 다 신경 쓰게 돼서 생각보다 많은 내용을 적지 못하게 된다. (내가 옛날 사람이라 그런가;;)
반대로 우리 편이 같이 들어와 주는 경우에는 나는 미팅을 주도하고 우리 편 누군가가 화면 공유한 창에서 미팅노트를 적어주면 매우 좋다. 그럼 모든 사람들이 실시간으로 그 미팅노트를 볼 수 있고 서로 정리하면서 진행할 수 있으니까 좋은데, 미팅노트를 적는 사람이 상당히 부담이 되긴 한다. 미팅노트를 실시간으로 정리하는 사람이 영어를 꽤 잘하는 경우에만 가능한 이야기.
3. 회의 후: 팔로우업
회의 후에는 미팅노트를 정리해서 전체 참석자와 공유한다. 내가 손으로 휘갈겨쓴 미팅노트를 보면서 각각의 아젠다별로 어떠한 이유로 어떠한 결정을 내렸는지, 누군가가 더 follow-up을 해야 할 게 있으면 그건 누가 해야 하고 어떤 걸 해야 하는지 등을 적어준다. 미팅에 나왔던 모든 일을 적는 게 아니라, 결정사항과 next step으로 갈 사항을 위주로 적는다.
나는 누군가가 follow-up을 해야 하는 사항이면 그 사람을 @로 태그 한 후에 노란색으로 하이라이트까지 해서 각인을 시킨다. 이렇게까지 써놨는데 못 봤다고 하진 않겠지...
미팅노트 역시 각 아젠다별로 bullet point 형식으로 정리하는 게 좋다. 아젠다를 메일로 보내 놓았으면, 내가 보낸 메일에 다시 전체 답장을 하여 보내서 메일 thread를 계속 트래킹 할 수 있게 하면 좋다. 아젠다를 공유문서로 보냈으면 공유문서에 하나하나 미팅노트를 적어주면 된다.
이렇게 하면 영어를 잘하고 못 하고를 떠나서 내용에 집중하고 결론이 나는 회의가 된다. 준비를 많이 하고 들어갈수록 짧게 알찬 회의를 할 수 있다. 생각보다 일을 하다 보면 말은 진짜 다들 많이 했는데, 무엇을 위해서 얘기했는지 잘 모르고, 미팅하고도 흐지부지 일이 흩어져버리는 경우가 많다. 미팅 끝나고 딱히 무얼 해야 하는지도 모르고, next step도 없는 그런 회의는 준비를 안 하고 들어간 경우이다.
사실 이건 영어 화상회의에만 해당되는 건 아니고 모든 미팅에 해당되는 이야기다. 우리말로 대면미팅을 할 때도 마찬가지로 해당된다. 다만 영어로 할 때는 특히나 부담감이 가중되니, 내가 원하는 바를 다 얻어내려면 더더욱 지켜야 할 3가지일 뿐이다.
