책<종이 한 장으로 요약하는 기술>
내 생각을 타인에게 효과적으로 전달하는 법
책<종이 한 장으로 요약하는 기술 1page(토요타에서 배운)>. 정보와 생각을 정리하는 기술에 익숙해지고, 나아가 자신이 원하는 바를 타인에게 효과적으로 '전달'하기 위한 방법이 기록된 책이다. 일본에서 15만 부 이상이나 팔렸을 만큼 독자들에게 사랑받은 이 책의 장점은, 독자도 바로 요약기술을 행동으로 옮길 수 있도록 쓰여진 실용적이라는 데 있다.
토요타자동차주식회사(이하 토요타)에서는, 30만 명이 넘는 전 사원이 모든 자료를 토요타 직원들은 모든 서류를 A4 혹은 A3용지 한 장에 요약해 회의에 참석한다고 한다.
그렇다면, 토요타는 '왜' 한 장 서류를 고집할까? 그들은 이 한 장의 서류로 인해, 일의 시간을 절약해 야근이 사라졌다고 한다. 궁극적으로, 화자가 청자에게 정보나 의견을 효과적이며 정확하게 전달할 수 있어, 일의 효율성을 높여왔다는 것이다. 저자가 이 책을 기획하고 그만의 노하우를 펼쳐보인 이유(토요타에는 모든 서류를 한 장으로 요약하는 업무 습관은 있어도 이를 "어떤 식으로 요약하는가?"에 대한 상세한 매뉴얼은 없었다고 한다)는 독자의 '전달력을 높이기 위함'이라고 한다. 결국, 전달력이 높은 사람은 어디서든 꼭 필요한 사람이 될 수 있다는 것이 저자의 설명이다. '어디서든 꼭 필요한 사람이 되기 위해 가장 중요한 것은 정보를 정리하고 생각을 요약해 전달하는 능력이다. (167쪽에서)'
요약하는 기술은 왜 필요할까? '뒤죽박죽된 상태로는 다른 사람들이 이해하지 못해 폐를 끼치게 된다. 회의가 길어지면 모두의 시간을 빼앗게 된다. 자기 중심에서 상대의 시각으로 전환함으로써 서류가 없는 상태에서도 일을 할 수 있게 하는 것이 최종 목표다.' 저자의 말이다. 그 생각이 반영된 이 책은, 업무에 할애되는 시간 절약과 원활한 의사소통의 가이드가 되어준다.
저자가 제시하는 효과적인 전달력을 위한 '도구'로는 두 가지가 제시된다. '엑셀1' 기법과 '2W1H' 전략. '엑셀1'은, 노트를 액셀 화면처럼 사용하는 것으로, 일단 녹색 펜으로 틀(액셀 표와 같은)을 만들고, 파란펜으로 정보를 정리한 후, 빨간펜으로 생각을 요약하는 방법이다. 이후, 그것을 정리할 때는 '2W1H(What, Why, How)'의 질문에 따른 답변들로 전달내용을 구성하면 된다는 것이 저자의 서류 작성 노하우다.
한 장 서류를 작성할 때는, 읽고 알 수 있는 것이 아니라 '보고 알 수 있도록' 만들어야 한다. 한 눈으로 전체가 보이는 '일람성', 틀(프레임)을 활용한 정리, 틀마다 제목을 붙여 보는 이가 명료히 알 수 있도록 구성해야한다고 강조한다.
토요타의 한 장짜리 보고서에는 공통적으로 이같은 항목이 포함돼 있다. 목적과 현상(현재 상태), 과제, 대책, 스케줄. 이 다섯 개의 구조가 담긴 한 장짜리 보고서를 저자는 '살아 움직이는 한 장'이라고 칭한다. 정보를 정리하고, 생각을 요약하여, 타인에게 효과적으로 정보와 생각을 전달할 수 있도록 안내하는 책<종이 한 장으로 요약하는 기술 1page>. 이 책 또한, 여느 커뮤니케이션 및 자기계발(처세) 장르들에서 강조하는 소재인 '이해와 공감'을 강조한다. 결국, 서류를 작성하는 이유는 읽는 대상과의 소통을 위함이다. 그래서 자타의 시간을 빼앗지 않고 정해진 시간 내에 전달하고자 하는 바를 명확히 전하기 위해 성과를 거둬들이고자 이 책이 탄생된 것이다.
이 책은, 단순히 생각을 정리하고 무수한 정보들 중 효과적인 취사선택을 위한 노하우를 전수하는 것에서 그치지 않는다. 왜냐. 필자는 이 책을 접하면서, 많은 반성을 했기 때문이다. 구구절절한 말과 글들은 결국 타인에게 자신의 생각을 전달하는 데 큰 도움이 되지 못함을 깨달았다. 결국, '단순명료'의 중요성을 재인식하게 된 것!
책에서 제시됐다고 이 방법들을 그대로 생활이나 업무에 적용할 필요는 없다. 모든 가이드북은 그 목적이 안내에 있는 것이지 주입을 목적에 두지 않는다. 결국, 책에서 제시된 방법들은 본보기일 뿐이다. 개인만의 새로운 요약서류를 만들어내는 것이 중요하다. 하지만, 책에서 제시한 '정신'은 염두에 둘 필요가 있다. 많은 사람들이 불필요한 것들을 정리하는 것이 현 시대 트렌드라고 한다면, 한 장짜리 서류 작성법 또한 트렌드라는 것을 간파해야만 할 것이다. 결국, 한 장의 서류는 생각의 정리 뿐만 아니라 다양한 요소들의 절약에 대한 표상이다. 시간, 종이, 잉크 혹은 볼펜, 나아가 개인의 에너지 절약으로까지 이어진다. 정리의 매력을 확인할 수 있었던 이 책. 교육용으로 활용돼도 좋을 만한 서적이다.
[책 속에서]
그러면 틀 안을 메우려고 하는 심리가 작용하기 때문에 논의 방향도 자연스럽게 '공백을 메우는 내용=목적에 따른 내용'으로 요약된다. - 41쪽
알기 위한 여정의 첫걸음은 모르는 부분을 얼마나 많이 발견할 수 있는가에 달려 있다. 모르는 부분을 하나씩 지워가면 곧 전체에 대한 이해로 이어진다. - 45쪽
복잡한 조건일수록 한 장으로 요약하기 위해서는 정보의 취사선택을 신중히 해야 한다. 깊이 생각하고 만들어진 한 장은 쓸데없는 정보는 생략하고 엄선된 정보만 담겨 있기 때문에 요점을 파악하기 쉽다는 장점도 있다. - 45, 46쪽에서
한 장을 작성하기 위해 '애초에 무엇을 위해 작성하는가?'를 생각할 때는 요령이 필요하다. 우선 작성하려고 하는 서류의 읽는 사람을 명확히 해야 한다. 즉, 한 장을 읽는 상대(혹은 전달할 상대)가 누구인지를 정확히 확인하는 것이다. - 90쪽에서
상대가 알고 싶은 것은 무시하고 자신이 전달하고 싶은 정보만을 실어서는 상대의 마음을 움직일 수 없다.
- 93쪽에서
