공공홍보의 프레젠테이션 준비는?
10분 발표는 너무 힘겨워
드디어 입찰의 마지막 관문이다.
제안서를 제출했다면 이제 평가를 받을 시간.
프레젠테이션(PT)을 준비해야 한다.
공공의 경우는 제안서 제출 후 다음날 바로 PT를 하지는 않는다. 제안요청서에 PT 일정이 제시되기도 하지만 제출 후 정해지기도 한다. 심사위원 세팅을 위한 시간들도 필요해서 제출 후 일주일 전후로 PT를 진행하는 경우가 많다. 가끔 2주 이상 PT 일정이 정해지지 않고 늘어져서 속이 탈 때가 있다.
발표 순서는 제비 뽑기를 하거나, 제안서 제출 시간 역순으로 하거나, 제출 순으로 정해 사전 통보해 준다. 보통 PT 장소에 1~2시간 전에 도착해 대기한다. 15분 PT를 위해 길게는 3~4시간 기차를 타고 지방까지 갔다 오면 하루가 다 간다. 그래도 수주만 한다면 이런 고생쯤은 금세 잊어버릴 수 있다.
기업 PR을 줄곧 해오다가 이직 후 공공 PR을 하면서 생소했던 것 중 하나가 바로 PT 시간이었다. 공공홍보 입찰에 있어 PT 시간은 대부분 15분이다. 15분 PT, 5~10분 질의응답. 길어도 25분이면 끝이 난다. 하지만 10분 PT도 가끔 있다. 그럴 땐 랩을 하는 속도로 말을 뱉고 발표를 마쳐야 한다.
그리고 생소했던 것이 PT본을 만드는 것이었다.
PT본은 기업홍보 때는 한 기억이 없어 처음에는 PT본을 만들라기에 그건 또 뭔지? 왜 만드는 거지? 했다.
PT 시간이 워낙 짧아 그 많은 제안 내용을 다 검토할 수가 없어 짧게 요약해서 PT때 활용하는 것이다. 제안 요청서에도 USB에 제안 원본, 요약본, PT본을 따로 제출하라고 명시되어 있어 비슷하지만 약간씩 다른 파일을 각각 제출했다.
제안요청서에서는 15분 PT였다가 제안서 제출 후 10분 발표로 시간이 줄어들기도 한다. 생각보다 많은 업체가 입찰에 참여했고, 1차 서류 심사 없이 모든 업체에게 PT 기회를 제공할 경우 시간이 줄어든다. 제안서 제출 업체수가 10개를 넘을 경우 10분으로 줄여야 진행이 수월하다. 10개 업체가 PT 및 질의를 하면 심사위원들과 발주처 담당자에겐 그 시간이 결코 짧지 않은 시간일 것이다. 최근에는 놀랍게도 참여업체가 15개 이상인 경우도 적지 않다.
PT 도중 5분이나 3분 전에 남은 시간을 중간에 알려준다. 가끔은 시간이 되면 종을 쳐서 PT를 마무리시킨다. 처음에 이런 시스템에 놀라기도 했다. 발표시간을 초과할 경우 준비한 내용을 마치기도 전에 멈춰야 하니 뒷부분 프로그램은 장표를 그냥 넘길 수밖에 없다. 시간 내에 잘 마무리하기 위해서 스크립트를 작성해서 리허설을 여러 번 하면 PT 후 아쉬움이 덜하다.
공공의 경우는 발표자가 사업 책임을 지는 총괄책임자라고 제안 요청서에 명시되어 있는 경우도 많아 꼭 이런 사항을 체크해야 한다. PT 당일 제본한 PT본과 정부청사나 산하기관 출입 시 필요한 신분증을 꼭 지참해야 하니 이것도 잊지 말기를!
