리더는 회의록을 직접 써야 한다.
회의록을 바라보는 또 다른 관점
회의록은 중요하다. 회의록은 보고, 기록, 전달 용도로 자주 쓰이기 때문이다.
하지만 회의록은 주로 막내가 적는다. 막내가 회의록 작성을 하는 이유는 회의록은 이미 지나간 기록이라 작성이 쉽고, 막내도 문서 작성 연습도 시켜야 하고, 막내 외 다른 사람들은 다른 할 일이 많고 바쁘기 때문이란다.
난 동의하지 않는다.
아무리 바빠도 회의록은 리더가 직접 써야 한다.
이유는 이렇다.
1. 리더는 회의록을 통해 업무를 지시해야 한다.
회사를 다니다 보면 지시사항이 명확하지 않거나 제대로 전달되지 않아서 업무가 이상한 방향으로 흘러갈 때가 종종 있다. 팀 내 미스커뮤니케이션은 70%의 리더의 소통 실패와 30% 팀원의 잘못이라 했던가. 가끔 리더는 '개떡같이 말하면 찰떡같이 알아듣겠지'라고 생각한다. 팀원은 리더가 개떡같이 말하면 개떡같이 알아듣는다. 팀원의 능력이 부족해서가 아니라 리더가 개떡같이 말해서이다. 이렇듯 업무 전달이 제대로 안 되는 경우는 대부분 리더의 지시사항이 명확하지 않아서 발생한다.
이 문제를 풀 수 있는 방법은 의외로 간단하다. 리더가 회의록에 지시사항을 같이 넣어서 직접 적어서 전달하면 된다. 개떡 같은 지시사항을 회의록에 쓰다 보면 리더는 자신의 글이 개떡 같다는 걸 깨달을 거다. 그리고 그 느낌은 정확히 팀원이 느끼는 개떡 같은 지시사항을 받았을 때 느낌과 같다. 회의록은 리더가 직접 이런 빈틈을 파악해서 잘 채워서 지시사항을 명확히 전달하도록 도와준다.
팀원이 회의에서 이야기된 리더의 말만 듣고 의도를 열심히, 알아서, 잘 파악할 거라는 꿈은 버려라. 회의록을 직접 써서 마지막까지 명확히 업무를 전달해라.
2. 리더는 제일 많이 알아야 하고, 업무의 우선순위를 알아야 한다.
회의는 여러 가지 안건이 한 번에 논의된다. 한 팀이 한 프로젝트, 한 안건만 다루는 회의가 있으면 좋겠지만, 이런 회의는 흔치 않다. 이런 정보 홍수에서 리더는 가장 많고 다양한 정보를 차곡차곡 머릿속에 넣어야 한다.
이때 회의록을 직접 적으면 회의에서 나온 내용이 전부 머리에 남는다. 그리고 회의록을 적다 보면 자연스레 회의록에 어떤 내용이 강조되는지, 어떻게 배치되어야 하는지, 어떻게 적어야 하는지 정리가 된다. 리더는 본연의 업무인 우선순위 정하기가 회의록 작성하면서 저절로 되는 것이다.
리더는 많이 알고, 무엇이 우선되는지 정해야 한다. 회의록 쓰면서 정리하고 기억하자.
3. 회의록은 또 하나의 소통 창구이다.
글에는 저자의 견해와 스타일이 자연스레 베어 든다. 회의록도 마찬가지다. 회의록에 결정사항과 팩트만 나열되어 정리될 것 같지만 그 이상이다. 글 스타일, 중요 내용 표시, 정보 배치 및 우선순위 나열 등은 팀원들에게 무의식적인 메시지로 전달된다. 자연스레 리더는 회의록을 통해 내용 이상의 메시지를 팀원에게 전달한다. 이런 귀한 소통 기회를 리더는 놓쳐서는 안 된다.
회의록은 '적어서 기록하고', 관련자에 '전달'한다. 두 개의 작은따옴표에 들어간 글을 조합하면 느낌이 오지 않는가. 회의록은 '서면 소통'이다. 회의록 작성과 전달은 리더의 자연스러운 소통창구다.
소통은 잦을수록 좋다. 자연스러울 땐 효과는 배가된다. 잘 활용해라.
리더의 의무 첫 번째는 팀원이 업무를 잘할 수 있도록 판을 깔아주는 것이다.
리더가 회의록을 쓰지 않으면, 이는 '팀원 업무 방해죄'다.
조심해라. 잡혀간다.
