프로젝트에서 가장 중요한 것은
작업분류체계(WBS)
#2 슬기로운 PM 생활 - 실패하지 않는 프로젝트 관리
작업분류체계(Work Breakdown Structure, 이하 WBS)를 만들기 위해서는 실제 일해 본 경험이 필요하다.
프로젝트를 시작하기 전과 진행 중에 가장 중요한 것은 작업분류체계(WBS)
PMP 자격증에서 요구하는 건 많지만 가장 중요한 건 작업분류체계(WBS)
디자이너 써서 만든 이쁜 PowerPoint 제안서(이하 PPT 제안서)는 무슨 의미가 있을까?
글로벌 기업들의 접근이 다 맞는 건 아니 않지만 PPT 제안서보다는 Word 형식 작업지시서(SOW)가 더 중요
작업분류체계(WBS)와 함께하는 프로젝트의 3요소 프로젝트 비용(CBS), 프로젝트 조직(OBS)
필자는 제안요청서(RFP)를 요청하기도 했고 요청된 제안요청서(RFP)의 제안서를 제출했던 경험이 있기에 양쪽 관점을 고려해서 중요성을 이야기하고자 합니다.
수행사 관점에서 먼저 보면 프리세일즈나 BDM(Business Development Manager) 역할에서 가장 중요한 것은 고객 관계 관리와 제안서 관리입니다. 앞 챕터에서 이야기한 것과 같이 제안요청서(RFP)를 받으면 국내 현실에선 거의 무상으로 제안서를 제출합니다. 해외의 경우 비용을 따로 받는 경우와 솔루션 회사 내부 펀드를 활용하여 제안서 작성을 지원하는 형태로 제안서가 작성됩니다. 거의 대부분의 솔루션 회사는 제안서 템플릿을 기반으로 조금씩 수정하여 고객에게 제출하는 형태로 제안서가 작성됩니다. 이렇게 복사해서 만들어진 작업분류체계(WBS)는 실제 프로젝트에서는 별다른 도움이 되지 않습니다.
발주사 관점에서도 이렇게 편집된 제안서를 가지고 여러 가지 솔루션을 동일한 기준으로 비교하는 것은 쉽지 않습니다. 기준 없이 선정된 업체에 의해 진행되는 실제 프로젝트는 리스크를 안고 시작하는 것과 같습니다. 동일 기준의 비교를 위해서는 프로젝트 기본 일저에 대해 제안요청서(RFP) 요청시 가이드하는 것이 필요합니다. 그리고 수행사가 프로젝트 수행한 경험이 있는지와 동일 솔루션을 경험한 인력으로 프로젝트 팀이 구성되었는지를 판단하는 것이 실제 프로젝트 성공에 도움이 됩니다.
앞서 말한 것과 같이 프로젝트의 성공을 위해서는 가장 먼저 체크해야 되는 것은 무엇일까요?
프로젝트를 시작하기 전과 진행 중에 가장 중요한 것은 작업분류체계(WBS)
필자는 프로젝트에서 가장 중요한 것은 작업분류체계(WBS)라고 생각합니다. 실제 상세 레벨의 작업분류체계(WBS)를 만들기 위해서는 상세 작업 명세, 작업 기간, 작업 간의 관계, 투입 인력, 진척도 등을 명기해야 합니다. 하지만 실제 프로젝트 경험이 없는 업체는 프로젝트 기간과 인력을 고려하여 상세 레벨의 작업분류체계(WBS)를 명기하는 건 거의 불가능합니다. 또한, 작업명세서(WBS)는 프로젝트 계약에 사용하는 작업지시서(Statement of Work, 이하 SOW)에 기본으로 포함되고 만약 프로젝트 이슈 발생할 때 문제점 파악할 때도 기본적으로 사용합니다. 수행사가 충분한 프로젝트 경험이 있다면 상세 레벨로 작업을 명세와 인력 계획까지 정리할 수 있습니다. 그러므로, 발주사에서 프로젝트 수행사 선정할 때 제안요청서(Request for proposal, RFP)와 함께 제출받으면 수행사 선정할 때 검증하고 향후 프로젝트 수행 전 조율부터 프로젝트 완료될 때까지 커뮤니케이션의 기본 자료로 활용될 수 있습니다.
WBS (작업분류체계) 관리 예제작업분류체계(WBS)가 뭔지 간략하게 정의를 이야기하는 것이 다음 글을 이해하는데 도움이 될 것 같습니다. 일부 WBS는 일부 "작업명세서", "작업분할구조도", "작업명세구조"로도 이야기 하지만 작업을 하기 위한 상세 내용이므로 작업분류체계(WBS)로 이야기를 합니다. 아래는 네이버 지식백과에서 말하는 정의입니다.
작업 분할 구조도(Work Breakdown Structure, WBS)
일정 계획의 시작
WBS(Work Breakdown Structure)라는 용어를 몰라도 일상에서 WBS 형태의 작업을 종종 목격할 수 있다. 예를 들어, 매 학기 초에 학생들이 MT를 가기 위해 준비하는 과정을 보자. 학회 임원들이 모여 전체 작업을 세부적으로 나누고 이 일을 누가, 언제까지 수행할지 역할 분담을 분명히 한 후 철저히 준비한다. 일을 세분화하고, 일정을 짜고, 역할 분담을 하는 작업이 바로 WBS이다.
WBS는 프로젝트 목표를 달성하기 위해 필요한 활동과 업무를 세분화하는 작업이다. 프로젝트 구성 요소들을 계층 구조로 분류하여 프로젝트의 전체 범위를 정의하고, 프로젝트 작업을 관리하기 쉽도록 작게 세분화한다. 이때 계층 구조에서 최하위에 있는 항목을 작업 패키지(work package)라고 하는데, 작업 패키지는 해당 업무의 담당자를 할당할 수 있을 정도로 작게 나눈다.
출처. 네이버 지식백과 - 일정 계획의 시작 (쉽게 배우는 소프트웨어 공학, 2015. 11. 30., 김치수)
다른 챕터에서 더 이야기하겠지만 WBS(작업분류체계)는 프로젝트 기반의 여러 산업군에 많이 사용되는 말이며 가장 많이 쓰이는 곳은 IT 분야와 건축 분야에서 많이 쓰이고 있습니다. 이 부분은 비슷한 부분이 많아서 챕터를 분리해서 이야기를 더 하겠습니다.
PMP(Project Management Professional)에서 요구하는 건 많지만
가장 중요한 건 작업명세서(WBS)
PMP(Project Management Professional)는 1969년에 설립된 미국의 프로젝트 관리 전문가 기관인
PMI(Project Management institute)에서 인증하는 국제 공인 프로젝트 관리 전문가 자격증입니다. PMP 자격은 1984년 미국 필라델피아에서 처음 시행된 이후로 전 세계 170개국에서 프로젝트 관리 분야의 전문성을 인증받을 수 있는 자격증으로 인정받고 있습니다.
국내외 프로젝트 관리(Project Manager, 이하 PM) 역할을 수행할 때 자격증을 요구하는 경우가 많을 정도로 건축과 IT 분야의 프로젝트의 준비부터 완료까지 모든 과정에 대해 자격을 주는 것이므로 프로젝트 관리를 할 때는 많은 도움이 되는 자격증입니다. 하지만 너무 많은 관리 영역에 대해 언급하고 있고 실제 프로젝트에서 가장 중요한 WBS 기반의 일정관리, 인력(자원) 관리, 비용관리 등의 중요 포인트를 기반으로 프로젝트를 관리하면 도움이 될 것 같습니다.
필자가 해외 본사의 프로젝트 감사를 받을 때 가장 먼저 제출해야 되는 작업은 WBS에 일정/상태/인력/작업연계/크리티컬 패스(Critical Path) 등을 업데이트하여 제출하는 것입니다. 프로젝트 관리를 위한 가장 기본적인 작업이기에 WBS를 확인하는 것입니다. 업데이트된 WBS를 체크하는 것으로 프로젝트가 지연되고 있는지 인력 투입이 되는지 전체 프로젝트가 지연될 가능성이 있는지 등을 체크할 수 있습니다.
크리티컬 패스(Critical Path)는 프로젝트 관리 도구 등에서 전체 프로젝트 일정에서 지연되면 프로젝트 전체 일정에 영향을 주는 작업들의 리스트를 말합니다. (동시에 처리하는 작업 중 가장 오래 걸리는 작업이라서 전체 실행시간에 영향을 미치는 것을 말한다. 즉, 전체 수행 시간을 줄이기 위해 가장 우선적으로 개선할 부분을 말하는 용어이다.) 프로젝트 관리자(PM)이 수작업으로 확인하기는 어렵고 프로젝트 관리 솔루션(Microsoft Project, HP PPMC 등)을 통해 확인하고 크리티컬 패스에 속하는 작업을 중심으로 프로젝트 관리를 하면 프로젝트 전체 일정의 지연을 막을 수 있습니다. 실제 프로젝트에서 프로젝트 관리자의 경험과 관리 능력은 프로젝트 성공에 중요한 부분이므로 프로젝트 관리자에 대해 사전 인터뷰 하는 회사도 많이 있습니다.
글로벌 기업에서는 PPT 제안보다는 작업지시서(SOW) 내 포함되어 있는 프로젝트 범위, 프로젝트 요구사항, WBS, 프로젝트 일정, 프로젝트 인력 투입 계획, 프로젝트 목표 모델, 산출물 등을 더 중요하게 보고 리뷰 작업을 통해 프로젝트 리스크를 최소화시키려고 합니다. PPT보다는 Word 포맷의 SOW를 상세히 명기하고 이를 기반으로 세밀하게 체크하는 프로세스를 진행하고 있습니다. 또한, 필자는 디자이너 써서 만든 이쁜 PowerPoint 제안서(이하 PPT 제안서)보다는 내용 측면에서 SOW가 더 중요하다고 생각합니다.
프로젝트 계약에 포함되는 작업 지시서(SOW)의 정의도 네이버 지식백과에서 참조하여 첨부합니다.
작업지시서(Statement of Work, SOW)
고객의 요구 사항 및 프로젝트의 결과 등을 상세히 기술해 놓은 명세서로서, 상호 기대 사항을 공유하고 의사소통을 증진시키기 위한 것으로서, 프로젝트 계획서의 일부 혹은 전부가 포함될 수 있다.
출처. 네이버 지식백과 - 작업 지시서 (지형 공간정보체계 용어사전, 2016. 1. 3., 이강원, 손호웅)
프로젝트의 3요소
작업분류체계(WBS), 프로젝트 비용(CBS), 프로젝트 조직(OBS)
프로젝트 관리에서 작업명세서와 함께 같이 관리하는 분류체계는 프로젝트 비용분류체계(Cost Breakdown Structure, 이하 CBS)와 프로젝트 조직분류체계(Oganization Breakdown Structure, 이하 OBS)가 있습니다. 3가지 요소가 모두 연계되어 있기에 같이 관리되어야 되며 프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 조금은 효율적으로 관리할 수 있습니다.
프로젝트 관리 3요소 및 범위, 시간, 비용, 리스크, 품질 관리 프로세스비용분류체계(CBS)에서는 프로젝트 수행 시에는 프로젝트의 예산 대비 투입 비용 관리를 하는 것이 중요합니다. IT 프로젝트에서는 하드웨어나 소프트웨어, 요즘은 클라우드 비용 등의 관리 비용 등을 프로젝트 추진 일정과 함께 관리할 수 있으며 투입 인력에 대한 파트너 비용에 대한 지출 관리 등도 중요한 프로젝트 관리 부분 중에 하나입니다. 또한, 프로젝트 수행 후 수익 관리를 연계할 필요가 있을 때는 같이 관리할 수 있습니다.
비용분류체계(Cost Breakdown Structure, CBS)조직분류체계(Oganization Breakdown Structure, 이하 OBS)는 프로젝트 수행 및 관리 조직 관리 체계이고 프로젝트 관련자(Stakeholder), PMO, 프로젝트의 역할별 인력, 프로젝트 지원 조직, 현업 Power User Group 등을 체계적으로 관리하는 것이 필요합니다.
※ 슬기로운 PM 생활 - 실패하지 않는 프로젝트 관리
#1 RFP(제안요청서) 쓰는데 자격이 필요하다. https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/22
#2 프로젝트에서 가장 중요한 것은 작업분류체계(WBS) https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/26
#3 폭포수 Vs 애자일 방식 프로젝트 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/25
#4 등산과 비슷한 프로젝트 여정 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/28
#5 인테리어업체 사장과 IT PM의 공통점 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/29
#6 프로젝트에서 중요한 것은 구축 업체 선정과 인력 구성 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/32
#7 소 잃고 외양간 고치지 말자 - 실패하는 프로젝트의 전조 현상 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/24
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