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매거진 시간관리하는 여자

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by 문서윤 Jun 24. 2017

회사생활
시간관리의 어려움

나만의 시간관리법

강의 일정
1. 2017.06.30 (금) 오후 7시 30분 ~ 오후 10시 / 스누디
2. 2017.07.01 (토) 오전 10시 30분 ~ 오후 1시 / 소셜 팩토리 1호점

강의 신청 : http://onoffmix.com/event/103456

회사생활 4년 6개월

회사생활을 하던 때와 1인 기업으로 살아가면서 느끼는 시간은 달랐다. 당연히 회사와 1인 기업은 다르지,라고 생각할지 모르겠지만 단순히 혼자 일을 하기 때문에, 그리고 새로운 일을 하기 때문에 시간이 다르게 느껴지는 건 아니었다. 바로 시스템의 문제였다. 회사에 다닐 때는 그것이 좋든 싫든 회사 시스템에 맞춰서 일을 한다. 그리고 그 시스템 안에서 내 시간이 흘러간다. 이번에 '나만의 시간관리법' 강의를 준비하며 4년 6개월 동안 흘러갔던 나의 회사생활을 돌아봤다.

2011년 인턴으로 시작해서 3개월 후 나는 정직원이 되었다. 나의 시간은 모두 수첩에 기록되었다. 당시 해외영업사원이었던 나는 사장님으로부터 일을 배웠다. 그리고 업무 수첩을 어떻게 사용해야 하는지도 배웠다.

1. 할 일 리스트를 적는다

2. 우선순위를 정한다

3. 할 일이 끝나면 동그라미를 친다

나는 동그라미 하나를 치기 위해 부단히 노력했다. 때때로 업무수첩을 사장님께 보여드려야 했고, 그것은 내가 얼마만큼의 일을 했는지 이야기할 수 있는 보고 체계이기도 했다. 전 직원이 노트를 사용했고, 노트는 중요한 커뮤니케이션 수단이자 할 일을 관리하는 수단이었다. 그리고 모든 신입사원들이 회사에 입사해 가장 먼저 배우는 일이 바로 수첩에 할 일을 적고, 우선순위를 정하고, 동그라미를 치는 일이었다.

사장님으로부터 일을 배운 후에 대리님들을 통해서 일을 배우기 시작했다. 위에 한 단계가 많아지긴 했지만, 나는 여전히 수첩을 사용했다. 회사가 전부였던 시절이었다. 새로운 업무는 늘 그렇듯이 수첩에 옮겨 적었고, 그렇게 옮겨 적은 일들은 동그라미 하나를 받기 위해 열심이었다. 추가된 것이 있다면 누구에게 일을 받은 것인지, 그리고 누구에게 보고해야 하는 것인지를 표시하는 것이었다. 수첩에 붙어있는 캘린더에 마감이 있는 날짜를 표기하는 정도가 더 발전된 나의 시간관리이자 할 일 관리였다.

나는 생각보다 빠르게 대리를 달았다. 대리를 달고나니 사원들을 관리해야 하는 업무가 새로이 주어졌다. 내 업무만 관리하던 시기를 지나, 사원들의 시간과 업무를 관리해줘야 했다. 업무는 기하급수적으로 늘어나기 시작했고, 더 이상 수첩만으로는 일을 관리하는 데 어렵다는 것을 느꼈다. 수첩 하나로 모든 일을 관리할 수 없다는 생각이 들자 그때부터 다양한 업무 툴을 찾기 시작했고, 그렇게 2013년도에 처음으로 구글 캘린더를 사용하기 시작했다. 그 전에도 핸드폰에 있는 캘린더 어플을 사용하기는 했으나, 캘린더에서 업무를 관리하기 시작한 것은 구글 캘린더가 처음이었다.

연차가 쌓이고 나는 팀장이 되었다. 회사 특성상 대리급에서 팀장을 돌아가면서 맡았는데, 그 첫 번째가 나였다. 팀장이라는 자리는 상당히 버거웠다. 지금 돌이켜보면 나는 '팀장'이 도통 무슨 일을 해야 하는지 감도 잘 못 잡았던 것 같다. 업무가 버거워질수록 나는 내가 관리하던 방식으로는 내 시간도 업무도 제대로 관리할 수 없다는 생각이 들었다. 회사 시스템을 바꿔야 하겠다고 생각한 것이 이무렵이었다. 업무가 많을수록 업무를 처리하는 데 들어가는 시간을 줄여야 했고, 그중에서도 협업해야 하는 업무와 더불어 보고 시간을 줄이는 방안을 생각했다. 수첩을 점점 등한시했던 것은 이 무렵이었다. 나는 디지털로 모든 것을 처리하고자 했고, 전 직원에게 구글 드라이브 교육을 했다. 다행히 구글 드라이브는 워낙 쉬운 툴이기 때문에 직원들은 금방 익혔다. 내부 이메일을 줄여 나가기 시작했고, 직원들은 이메일을 보내는 시간을 다른 업무 시간에 투입했다. 내부 이메일 발송 시간만 줄였음에도 직원들의 만족도는 높았다.

다음 대리가 팀장직을 맡았고, 나는 팀장직을 내려놓았다. 구글 드라이브를 사용하면서 확보한 시간은 다른 업무를 처리하는 데 사용했고, 외장하드를 사용하던 것에서 클라우드를 사용함으로써 외장하드에 파일을 옮겨 담는 시간 그리고 외장하드의 분실이나 고장으로 인해서 생길 수 있는 파일 유실도 없앴다. 하지만 나는 다시 수첩을 쓸 수밖에 없었다. 사장님은 여전히 수첩을 사용했고, 구글 드라이브 사용을 어려워했다. 즉, 구글 드라이브를 통해 모든 보고를 간편하게 하고자 했던 내 계획은 제대로 이루어지지 않았다. 여러 사람이 같이 일을 할수록 각자 어떤 일을 하고 있는지 표시가 나야하는데, 관리자 입장에서는 그 측정이 어려웠던 것이다. 시스템을 더욱 정교하게 만들었다면 더 나았을까? 아니면 나는 너무 내 위주로만 시스템을 바꾸려고 한 탓일까? 나는 온전히 시스템을 안착시키기 전에 퇴사를 결심했고, 1인 기업이 되어 다시 새로운 시스템을 만들어나가기 시작했다.

회사생활을 하며 가장 많이 썼던 할 일 관리 도구는 수첩, 구글 캘린더 그리고 구글 드라이브였다. 이 세 가지 만으로도 회사 업무는 관리할 수 있었다. 물론 어쩌면 할 일 관리가 아니라 누구에게 보고할 것인가, 어떻게 보고할 것인가, 보고자료는 어떻게 만들 것인가가 진정 가장 많은 시간을 할애하게 만들었다. 특히 나는 상사에게 보고할 때 어떻게 말을 해야 하는지 어떻게 대처해야 하는지가 가장 어려웠다. 그래서 '보고'를 시스템에 녹여서 간단하게 처리하고자 했던 것이다. 하지만 그 일은 생각보다 쉽지 않았고, 내부 이메일과 수첩은 여전히 내부 보고용으로 계속 존재했다.

회사에서 일이 끝난 다고 해서 집에서 쉴 수 있는 환경이 아니었다. 해외영업사원으로 일하다 보면 시간 개념이 일반 회사원들과는 다른데, 전화영업이 시작되는 시간은 국가별로는 다르지만 보통 새벽에 시작되는 경우가 많았다. 그렇기에 늘 아웃룩 파일을 백업하고 외장하드에 넣는 것이 일상이었다. 그런데 한 번은 외장하드가 고장 나서 모든 데이터를 날릴 뻔한 적이 있었다. 그때 알게 된 것이 클라우드였고, 그 이후로 내 모든 파일들은 컴퓨터 본체가 아닌 클라우드 상에 존재하게 됐다.

에버노트를 사용하게 된 것도 회사를 다닐 때부터였다. 지금도 꾸준히 사용하고 있는 것 중에 하나인데, 회사 자료를 에버노트에 넣고, 그 안에서 검색 서비스를 이용해 자료를 찾거나 활용하곤 했다. 에버노트를 전 직원과 같이 쓰기를 원했지만, 직원들은 에버노트를 사용해야 하는 필요성을 느끼지 못했고, 나 역시 구글 드라이브만큼 에버노트 사용을 설득시키지 못했다.

분더리스트는 개인적으로 반복적인 체크리스트가 필요할 때 사용했다. 출장을 정기적으로 가야 했기 때문에, 캐리어를 쌀 때마다 활용하곤 했다. 하지만 그 외에는 활용도가 떨어졌다.

그 외에도 트렐로라든가, 다양한 툴을 들여다보고 공부했다. 회사 업무에도 중요한 일들, 시간이 많이 필요한 일들이 있는데 너무 작은 일에 시간을 많이 쓰는 게 아까웠다. 하지만 아무리 중소기업이라고 하더라도 전체 구성원의 동의를 얻어 시스템을 한 번에 바꾸는 건 쉽지 않은 일이었다.

퇴사 후 1인 기업으로 살아가면서 가장 중요하게 생각했던 것이 바로 나만의 시스템을 만드는 일이었다. 회사원과 1인 기업으로서 보내는 시간은 다르다. 회사 생활을 할 때 할 일 관리의 어려움은, 그 일 하나가 단순히 나만의 일이 아니다. 물론 1인 기업도 협업을 할 때 그런 부분을 느낄 것이다. 하지만 회사생활에서는 내부적으로 긴밀하게 움직여야 하는 일들이 많다. 게다가 상사의 업무 스타일에 맞춰서 일을 하기도 해야 한다. 스마트워킹은 편리하다는 장점이 있지만, 모든 사람에게 필요한 것도 아니고 모든 사람이 쉽게 배울 수 있는 것도 아니다. 누군가에게는 굉장히 어렵고, 차라리 수첩에 글 한 줄 쓰는 게 더 편하다고 느끼는 사람이 많다. 개인적으로 느낀 것은 스마트워킹은 나이와 상관없다. 그것이 필요하다고 느끼면 나이를 불문하고 배우지만, 그것의 필요성을 느끼지 못한다면 아무리 어리고 젊다고 하여 배우려 하지 않는다. 하지만 나는 한때 젊은 친구들은 모두 스마트워킹을 좋아할 거라는 착각 속에 살았다. 비교적 젊은 나이대의 구성원들이었기 때문에 스마트워킹 도입이 아주 쉽게 회사에 안착되리라는 착각을 했고, 그 착각은 현실과 부딪히며 깨져버렸다.

회사에서 보내는 시간은 나만의 시간이 아니다. 방해받는 시간도 상당히 많고, 그로 인해 업무가 더뎌지는 경우도 많다. 회사에서 온전히 몰입해서 일하기란 사실 쉬운 일이 아니다. 전화를 함부로 꺼놓을 수도 없고, 시간관리 책에서 흔히 말하는 '회의 시간을 줄여야 한다'라는 입장도 신입사원이 쉽게 적용하거나 제안할 수 있는 아이디어가 아니다. 상사가 회의가 필요하다, 회의를 통해 아이디어를 내봐라, 아이디어가 나올 때까지 계속 회의를 진행한다,라고 주장한다면 꼼짝없이 그 시간을 소비해야 만한다. 아주 무의미하게 말이다.

'나만의 시간관리법' 강의 준비하며 시중에 나와있는 약 20 권의 책을 읽고 분석했다. 동의되는 부분도 있고, 아닌 부분도 있다. 기존에 사용하고 있는 시간일지에 그들의 이야기를 적용시켜 스스로 실험해봤다. 결론은 단 하나. 아무리 좋은 방법도 내가 지속적으로 사용할 수 없다면 소용이 없다는 사실. 게다가 자신의 상황에 따라서 사용해야 하는 시간관리법도 다르다는 사실을 깨달았다. 그래서 회사생활을 하던 나의 모습을 떠올려봤다. 확실히 지금과는 다르다. 사용하고 있는 업무 툴이 같다고 하더라도 그 활용법이 다르고 의사소통 방식이 달라졌다.

'나만의 시간관리법'에서는 참가자들이 사용하고 있는 시간을 듣고, 나의 시간을 이야기해주려 한다. 강의를 통해 개개인이 각자에게 맞는 시간관리법을 찾기를 바란다.