프로젝트의 꽃, 기획서와 보고서

기획서와 보고서를 왜 써야할까, 그리고 누가 써야할까?

4월 중순에 제안을 받아서 진행한 제휴 이벤트가 어제 끝났다. 마지막 보고서는 다소 번거로운 과정일 수 있지만, 업무를 총괄한 사람의 권한이자 책임이기도 하다.

모든 일에 기획서와 보고서를 록하는 건 리소스 낭비이기도 하고 현실적으로 가능하지도 않다. 하지만 시작과 끝이 비교적 명확한 일이거나, 정기적으로 반복되는 일이라면 정식이든 약식이든 기획서와 회고록을 기록해 멤버들과 공유할 필요가 있다.

기획서를 통해서는 우리가 이 일을 왜 하는지, 어떤 리소스가 있고, 어떻게 실천한 계획인지를 멤버들과 공유할 수 있다. 그러면 중간에 길을 잃고 '헛짓'하느라 낭비하는 시간을 막을 수 있다.  

또 회고록이나 보고서를 쓰게 되면, 애초의 목표를 달성했는지를 눈으로 볼 수 있고, 그것을 위해서 조직이 사용한 눈에 안 보이는 리소스(인력/비용)를 가늠할 수 있다. 의외로 많은 노동력이 사용되었고 이것이 고스란히 인건비로 나갔다는 걸 확인하게 되면 다음 번에 비슷한 프로젝트를 기획할 때 현명한 판단을 내릴 수 있다. 진행과정과 관련된 멤버들의 제언은 조직의 지식DB가 되기도 한다.

흔히 보고서는 아랫사람이 기록해서 상급자에게 알리는 것이라고 생각한다. 틀리다고는 할 수 없다. 하지만 하급자의 보고서가 인사이트 없는 '보고'에 멈추기 쉽다면, 프로젝트 총 책임자가 쓰는 보고서는 보고에 '통찰'이 가미된 의미있는 자료가 될 수 있다. 멤버들은 이 통찰력있는 상급자의 회고록 혹은 보고서를 읽으면서 작은 업무(task)에 매몰되지 않고 큰 시각을 갖게 된다. 일하는 방법을 배우는 학습 과정이 되는 것이다.

기획서, 다 아는 걸 뭐 쓰냐고 생각할 수 있다. 
보고서, 다 끝난 걸 뭐 기록하느냐고 할 수 있다.

하지만 내가 안다고 모두가 아는 것이 아니고, 이번만 하고 그만둘 일이 아니고, 나 혼자 잘 안다고 좋은 결과가 나오는 게 아니다. 지식의 공유는 정부의 제도나 담론으로만 그칠 것이 아니라, 우리의 일상 업무에서 구체적인 실천으로 드러나야 그 가치가 있을 것이다.