실무자와 관리자의 8시간은 정말 같을까?
실무자의 업무 스케줄 vs. 매니저의 업무 스케줄
시간 관리에 대해서 이야기하기 전에 한가지 물어보자. 당신은 실무자(Maker)인가, 관리자(Manager)인가? 아, 물론 둘 중 하나의 역할만 100% 하는 사람은 드물다. 비율의 문제일 뿐. 실무자든 관리자든 24시간을 살기는 매 한가지인데 시간 관리와 역할이 무슨 상관이냐고? 생산성의 극대화를 위한 효율적인 시간 관리법은 역할에 따라 하늘과 땅 차이이기 때문이다.
우선 실무자가 뭐고, 관리자가 뭔지부터 제대로 짚어보자.
■ 실무자(Maker) : 특정 기술을 통해 직접적으로 결과에 기여하는 사람 (예)디자이너, 개발자, 작가, 설계사 등
■ 관리자(Manager) : 특정 프로젝트를 코디네이팅하거나 팀을 관리하거나, 직접적으로 리포트를 작성하거나, 팀이 제대로 가고 있는지 관리하는 사람
한번 더 강조하지만, 자신의 역할에 따라 시간관리 방법이 상반되는데, 이걸 제대로 인식하지 못하면 책상에 엉덩이를 붙이고 일을 해야할 때 미팅만 하느라 시간을 다 써버릴 수도 있고, 반대로 팀원들을 만나야 할 시간에 컴퓨터 앞에서 의미없는 하루를 보낼 수도 있다. 그렇기 때문에 내가 실무자인지, 관리자인지를 우선 파악하는 것이 중요하고 (혹은 그 비율이 어느 정도인지를 파악하고), 그 다음에는 역할에 따라 시간 관리를 어떻게 해야하는지 이해하는 것이 중요하다.
1. 실무자의 스케줄
실무자의 스케줄은 방해받지 않는 장시간의 뭉치시간들로 주로 구성된다.
1.5개의 프로젝트에 참여하는 실무자의 스케줄 (초록색은 미팅, 노란색은 집중업무를 의미한다)1) 충분히 긴 시간 (long) : 무슨 일이든지 집중과 몰입으로 들어가기까지는 예열시간이 필요하기 때문에 최소한 그 시간을 확보해야 한다. 연구에 의하면 평균적으로 30분이 지나야 실무자들은 일에 본격적으로 집중할 수 있는 모드가 된다.
2) 방해받지 않는 시간 (uninterrupted) : 이 시간 동안에는 핸드폰도, 메신저도, 페이스북도, 심지어 동료나 상사도 나를 방해하게 해서는 안된다. 커피를 한 모금 들이키는 시간이나 웹페이지의 화면 로딩을 기다리는 시간을 제외한 모든 방해 요소를 제거해야 한다. 가장 중요한 핵심이다!
3) 뭉치시간 (stretches) : 이 뭉치 시간은 적어도 하루에 한번 이상 필요하다. 그래야 의미있는 단위의 결과물을 만들어 낼 수가 있다. 어떤 사람들은 이 뭉치시간을 최대한 효율적으로 만들기 위해 '뽀모도로 기법(Pomodoro technique)'이라는 시간관리 방법을 사용하기도 한다. 뽀모도로 기법은 1980년대 후반 프란체스코 시릴로(Francesco Cirillo)에 의해서 설계된 시간 관리 방법인데, 25분 동안 초집중 상태를 유지한 후 5분을 쉬는 25분(집중)+5분(휴식) 모듈을 약 2시간 동안 반복하는 방법이다. 집중하는 25분 동안은 멀티테스킹을 하지 않고 단 한 가지 일에만 집중해야 하는데 몰입을 방해하는 것들을 잘 제거해 주어야 한다.
뽀모도로 타이머 | '뽀모도로(Pomodoro)'는 토마토를 가리키는 이탈리아어로, 이 방법론을 발명한 프란체스코의 타이머가 토마토 모양인 것에서 유래했다.방해받지 않는 장시간의 집중된 일정이 몇 뭉텅이씩 들어가야 효율이 생기는 실무자의 일정 안에, 15분짜리 주간보고 미팅, 30분 짜리 업무공유 미팅 등이 많으면 실무자는 제대로 일을 할 수가 없다. 하나의 뭉치시간 안에 미팅이 하나가 끼어들면 단순히 그 미팅 시간만 소비하는 것이 아니라 앞뒤의 모든 시간이 뭉그러진다. 한번 깨진 뭉치시간에 다시 들어가려면 최소한 30분이 더 필요하기 때문이다. 심한 경우, 실무자의 스케줄에 오전 오후 30분짜리 짧은 미팅이 하나씩만 들어가도 성과 없이 하루를 보낼 수도 있다.
2. 관리자의 스케줄
관리자의 스케줄은 미팅과 관련된 다양한 활동들 위주로 구성된다. 미팅 스케줄링 하기, 미팅 준비하기, 미팅 시간 변경하기, 미팅 하기, 미팅 보고 받기 등.. 죄다 미팅이다. 이는 관리자의 기본적인 역할 자체가 '관리(management)'이기 때문이다. 프로젝트의 매니저 혹은 팀장의 가장 중요한 역할이란 팀원들에게 일의 목표와 가용한 리소스를 공유하고, 팀이 맞는 방향으로 나가고 있는지 체크하고, 팀에서 일어나는 비효율을 확인하는 것이다. 이런 일을 하려면 1:1 대면 미팅이든, 스카이프 화상화의든, 혹은 팀전체 미팅이든 미팅이 자주 필요하다. 그리고 이런 미팅은 짧을 수록 좋다.
2개의 프로젝트를 동시 진행하는 관리자의 스케줄 (초록색은 미팅, 회색은 미팅 준비를 의미한다)3. 실무와 관리가 혼합된 스케줄
많은 경우 우리는 실무자이면서 관리자다 .
내 경우만 해도, 한 개의 프로젝트에서는 실무를 하는 네 명의 팀원들을 이끄는 관리자(Project Manager)로서 일을 하는 반면, 다른 프로젝트에서는 혁신형 스마트오피스를 기획하는 실무자로 일을 한다. 비정기적으로 진행하는 기업 특강이나 공공기관 자문 역시 실무자로서의 역할과 가깝다. 반면 다음 달부터 시작할 새로운 코워킹스페이스 프로젝트에서는 서비스의 방향을 끌고 나가는 관리자이자 온라인 서비스를 기획하는 실무자의 역할을 동시에 갖는다.
어떤 경우든 간에 업무의 효율성을 높이기 위해서 가장 중요한 건 최적의 스케줄링이다. 번역이나 예술처럼 완전히 혼자 하는 일이 아니라 협업해야 하는 팀원들이 있는 경우라면 스케줄링에 관한 의사소통은 아무리 강조해도 지나침이 없다. 특히나 나처럼 사무실에 상주하지 않는 스마트워커의 경우에는 스케줄과 관련된 커뮤니케이션이 매우 중요하다. 관리를 위한 수 많은 미팅을 진행하면서도, 동시에 내가 실질적으로 결과물을 만들 수 있는 시간을 확보해야 하기 때문이다.
아래는 지난 주, 실제 나의 구글 캘린더 캡쳐화면이다.
실무-관리 혼합형인 나의 실제 스케줄 (회색은 미팅, 붉은색은 업무, 초록색은 가족행사다)출퇴근을 하지 않는 스마트워커로서 7년차가 되다보니 시간 관리와 관련해서는 나름 노하우가 생겼는데, 일주일을 기준으로 2일은 집중업무만, 2일은 미팅만, 2일은 오전/오후로 나누어 집중업무와 미팅을 섞고, 나머지 하루는 가족에게만 집중하는 2-2-2-1 시스템으로 체계화를 시켰다.
2-2-2-1 시스템을 간단히 소개하면,
우선 (1) 일주일에 이틀은 아무런 외부 약속이나 가족 행사도 잡지 않고 집의 사무실이나 코워킹스페이스에서 실무자로서의 업무만 한다. 한번 미팅을 나가면 아무리 짧은 미팅이라도 반나절이 그냥 없어지기 때문에, 개인 시간을 제외한 하루 10시간을 확실히 활용하려면 외부 미팅이 없어야 한다.
7일 중 이틀을 집중 업무를 위한 시간으로 빼면 5일이 남는 데, 그 중 (2) 이틀은 실무 업무 없이 외부 미팅만으로 하루를 채우는 미팅데이(Meeting Day)로 잡는다. 미팅을 잡을 때 가능한 그 두 날로 몰아버리는 것이다. 평균적으로 화요일과 목요일이 미팅 데이로 당첨되는 경우가 많다. 짐작컨데 월요일과 금요일은 모두에게 미팅이 좀 부담스러운 날이니 피하려는 듯 보이고, 화/수/목 중 이틀은 대부분 여유가 있는데 내가 화요일이나 목요일을 제안하니 최소한 하루는 걸리는 것 같다. 실제로 나는 미팅 시간을 정할 때 '언제가 좋으세요?'라는 수동적인 입장 보다 '화요일 오전 시간 혹은 목요일 종일 괜찮은데 어떠세요?' 라고 적극적인 입장을 취한다. 즉, 내 일정에 어느 정도 블락을 만든 후 상대에게 옵션을 제시하는 한다. 열에 여덟은 두 날 중에 비는 날이 있다.
하지만 열에 한 둘은 '미팅데이'에도 일정이 맞지 않는데, 그래서 자연스럽게 (3) 반나절은 업무를 하고, 반나절은 미팅만 하는 날이 이틀 정도 생긴다. 점심 식사를 하는 1-2시를 기점으로 오전과 오후로 나눠서 미팅을 한 쪽으로 밀어버린다. 그래야 반나절 집중해서 일을 할 수 있는 시간이 생기기 때문이다. 예를 들어, 하루에 미팅이 오전 10시와 오후 3시에 두 개 잡힌 날 보다, 미팅이 더 많아도 2시, 4시, 6시 이렇게 잡힌 날이 효율은 훨씬 좋다. 전자의 경우 길게 집중해서 일을 할 수 있는 시간이 없어서 하루가 갈기갈기 찢어지지만, 후자의 경우에는 오전 8시부터 점심식사를 하는 1시까지 다섯 시간 동안은 아무 방해 없이 묵직한 업무에 몰입할 수 있기 때문이다.
그렇게 일주일에 6일을 일과 관련해서 쓰면 하루가 남는다. (4) 이 하루는 가족을 위해서만 홀연히 사용하는데, 실제로는 남는 하루를 가족에게 할애하는 모드가 아니라, 가족을 위한 하루를 먼저 세팅하는 모드다. 스마트워커 초기에는 가족과 보내는 날에도 하루의 일부는 일을 하거나 미팅을 참석하곤 했는데, 그러다 보니 가족과 있으면서도 일을 생각하게 되고, 어쩌다가 가족 행사가 길어지는 경우 마음이 안절부절해서 이도저도 제대로 못하는 불만스러운 상황이 게속 되곤 했다. 그래서 아예 일주일에 하루는 날을 박아서 일과 관련된 일체의 활동도 하지 않는다. 차음엔 그래도 되나 싶었지만, 그 날 아니면 안되는 일은 생각보다 그렇게 많지 않더라. 가족을 위한 하루는 대부분은 주말이 되지만, 직장인이 없는 우리 가족의 특성상 평일이 될 때도 종종 있다.
4. 역할에 따라 스케줄링 모드 정하기
위의 상세한 예시를 통해서 실무자와 관리자의 시간 사용에 대한 기본적인 개념이 잡혔다면, 이제는 구체적으로 일정표를 스케줄링하는 방법에 대해서 이야기해 보자. 많은 사람들이 그저 일정이 생기는 대로 일정표에 수동적으로 스케줄을 하는데, 이는 식사 시간을 정하지 않고 눈앞에 음식이 보일 때마다 입에 넣는 것 만큼이나 버려야할 습관이다. 스케줄이 핵심은 제한된 시간을 싹뚝싹뚝 휴지처럼 잘라버리지 않고 의미있게 쓰는 것이고, 그러려면 미리 계획하는 과정이 필수적이다.
1) 실무자 모드로 스케줄링하기
■ 방해받지 않고 길게 일할 수 있는 뭉치시간을 먼저 확보한다.
■ 함께 일하는 팀원/관계자들에게 그 시간에는 메신저나 전화 등을 받을 수 없다고 양해를 구한다. 캘린더를 팀원끼리 공유하는 경우에는 '미팅불가'로 블로킹을 해 둘 수도 있다.
■ 실제로 일을 할 때 스마트폰이나 SNS 알람 등을 모두 꺼 놓는다.
실제로 한 팀에서는 매주 화요일과 목요일을 '집중해서 일하는 날'로 정하고, 가능하면 두 요일에는 미팅을 잡지 않는다고 한다. 물론 긴급한 사안을 논의해야 할 경우에는 어쩔 수 없지만, 화요일이나 목요일에 꼭 미팅을 해야하는 경우는 거의 일어나지 않는단다. 또한 있다고 하더라도 부득이한 경우가 아니면 핵심 실무자들은 화/목요일 미팅에서 제외하기도 한단다. 물론 요즘 시대는 변화가 빨라서 그 만큼 커뮤니케이션도 신속하게 이루어져야 한다는 걸 모두 알지만, 당장 하지 않으면 큰일 날 미팅이 거의 없다는 것 역시 사실이기 때문이다.
2) 관리자 모드로 스케줄링하기
■ 자신의 스타일에 최적화된 미팅 흐름을 인지해야 한다.
: 예를 들어, 어떤 관리자는 하루에 모든 미팅을 몰아넣고 마치 고등학교 수업 시간표처럼 해야 효율적이라고 생각하는가 하면, 어떤 관리자는 잦은 미팅은 지치기 때문에 오전 혹은 오후 시간에 제한된 미팅을 확보하기도 한다.
■ 미팅 일정에 대해서 팀원들과 미리 소통하도록 한다.
: 몇몇 미팅이 가능한 시간을 공유 캘린더에 표시해 놓고 팀원들이 예약하게 할 수도 있고, 메신저나 메일을 통해서 비어있는 오후 시간에 자유롭게 자신의 책상으로 찾아오게 할 수도 있다. 어떤 방식이 되든 상관없지만, 그 방식 자체에 대해서는 팀원들과 미리 소통하도록 한다.
■ 업무의 모드와 스케줄링 방식이 다르다는 사실을 인지해야 한다.
: 특히 핵심 실무자들의 스케줄링을 무너뜨리는 일은 없어야 한다. 실무자인 그들은 관리자인 당신과는 다른 모드로 시간을 스케줄링하기 때문이다. 어느 날 갑자기 팀원의 메신저에 '잠깐 10분만 미팅 좀 할까?'라는 메세지를 보내게 되면, 그는 상사의 응답에 즉각 대답해야 한다는 의무감에 어렵게 들어간 몰입 상태를 깨버리게 된다. 당신에게는 10분이지만, 그에게는 다시 이전 모드로 돌아가는 데 30분에서 1시간의 시간이 필요할 수 있다. 되도록이면 급하게 업무나 미팅을 요청하지 않도록 미리 필요한 업무와 미팅을 계획하고, 가능하다면 실시간 알람이 없는 이메일 등을 통해서 여유있게 업무를 요청하도록 한다.
5. 일정관리 툴 활용
시간 관리를 좀 한다는 사람 치고 일정관리와 관련된 앱에 관심없는 사람이 없다. 특히나 스마트폰이 몸의 일부가 된 요즘에는 사소한 약속 하나라도 잡으려고 하면 다들 스마트폰 속의 일정관리 앱을 꺼내 스케줄을 확인한다. 이렇게 유용하고 현대인에게 필수품까지 된 일정관리 앱이지만, 자칫 잘못 사용하면 생산성을 높이기는 커녕 엄청난 시간 낭비의 원인이 되기도 하는 것이 바로 이 일정관리 앱이다. 이를 미연에 방지할 수 있도록, 아래 이와 관련된 유용한 팁 몇가지를 소개한다.
■ 나에게 가장 쉽고 익숙한 일정관리 앱 하나만 제대로 쓴다.
: 구글 캘린더를 사용하든, 최신 버전의 Fantastical 2를 사용하든 상관없다. 나에게 가장 쉽고 편리한 하나의 일정관리 앱을 선택해서, 그 앱의 마스터가 된다는 마음으로 최대한 활용하자.
■ 캘린더 공유를 통해 미팅을 효과적으로 스케줄링한다.
: 회사에서 시간을 잡아먹는 대표적인 헛짓 중에 하나가 미팅 시간을 조정하느라 이 사람 저 사람과 중복된 커뮤니케이션을 하는 것이다. 미팅 시간을 정하는 알고리즘(?)은 팀원이 늘어날수록 급격하게 복잡해져서, 다섯 사람이 모두 만날 수 있는 미팅 시간을 정하려면 한 사람이 반나절을 꼬박 써야 할 정도다. 이 비효율을 제거하기 위해서 가장 효율적인 방법이 바로 캘린더 공유다. 구글 캘린더의 경우에는 공유가 매우 간편하고 쉬운데, 이미 미팅이 잡힌 시간과 일에 집중하고 싶은 시간을 블락해 놓고 나머지 시간 중에서 팀원들이 자유롭게 시간을 선택할 수 있게 한다.
■ 집중이 필요한 시간을 공식화한다.
: 공유 캘린더에 집중하고 싶은 날의 스케줄을 미리 블락하는 방법도 있고, 앞서 소개한 예시처럼 특정한 날을 팀의 '집중해서 일하는 날'로 정하는 방법도 있다. 중요한 것은 결과물을 내야하는 시간을 확보하고 이에 대해서 팀원들의 공식적인 협조를 얻는 것이다. 우리나라와 같은 문화에서는 '뭐 이렇게 까다롭게 굴어'라는 핀잔을 들을 수도 있지만, 집중하는 시간의 효과를 몇번 보게 되면 이런 핀잔 쯤은 볼에 붙은 머리카락을 참는 것보다 쉬울 것이다. 또한 집중이 필요한 시간을 반복해서 요구하고 강조하면 어느새 그런 문화가 상식이 된다.
■ 미팅 스케줄링 전용 서비스를 활용한다.
: 다양한 스케줄링 툴이 있지만, 사용이 간단하고 직관적인 Calendly 라는 스케줄링 전용 앱을 추천한다. 특히나 반복되는 미팅을 여러 사람과 자주 스케줄링 해야하는 관리자에게는 매우 유용할 것이다. Calendly 는 개설자가 미팅이 가능한 날짜/시간 옵션을 미리 설정해서 '이벤트'를 만들면, 그 이벤트의 URL을 아는 누구나 미팅 일정을 실시간으로 확정할 수 있는 툴이다. 문자로 미팅이 가능 시간을 물어보고 몇 번을 조정해야 겨우 미팅 일정이 잡히는 문제를 아주 간단하고 쉽게 풀어주는 서비스로 강추한다.
미팅 개설자로부터 받은 URL 을 클릭하면 미팅 시간을 잡을 수 있다 - 날짜 선택 화면
선택한 날짜에 가능한 시간을 확인할 수 있다 - 시간 선택 화면생각보다 많이 길어진 시간 관리에 관한 포스팅을 마무리하면서 한마디만 더 보태고 싶다.
스마트워크의 궁극적인 목적은 업무의 효율성을 통해 일과 삶의 균형을 되찾자는 것이다. 업무의 효율성을 높이는 방법은 여러가지고 있겠지만, 가장 근본적으로는 우리에게 똑같이 주어진 24시간을 최대한의 가성비로 사용해야 한다. 즉 이전에는 사흘이 걸려야 나오는 결과를 이틀 만에 만들어 내야, 남은 하루를 일이 아닌 나의 삶을 위해서 쓸 수가 있다.
우리가 일하는 하루 8시간은 결코 적은 시간이 아니다. 다만 충분히 효율적으로 사용하고 있지 않을 뿐. 이제 우리의 시간을 되찾는 노력이 절실하게 필요하다. 그래야 우리의 잃어버린 삶도 되찾을 수 있을테니.
Reference | 참고자료
Maker vs. Manager: How To Schedule For Your Productivity Style
The Pomodoro Technique
The best calendar App for iPhone Fantastical 2
