기획서가 죽었다? 이제 살려보자

기획서 관리 방식 회고

처음에 프로젝트를 시작할 때, 나는 노션에서 전체 기획서를 관리하는 방식을 선택했다. 즉, v1.0, v2.0과 같은 메이저 업데이트 시마다 전체 내용을 최신화하여 하나의 문서에 통합 관리했다. 초기 출시 때는 이 방식이 효과적이었다. 모든 팀원이 하나의 문서에서 전체적인 그림을 빠르게 파악할 수 있었고, 관리도 편리했다.

하지만 시간이 흐를수록 문제가 나타나기 시작했다. 가장 큰 문제는 공동 관리가 제대로 이루어지지 않는다는 점이었다. 초기 출시의 전체적인 기획은 내가 직접 작성했기에 문서 관리에 큰 어려움이 없었지만, 이후 업데이트 과정에서 다른 팀원이 새로운 기능이나 변경사항을 추가하려고 하면 전체 내용을 담은 긴 문서를 직접 수정하기 부담스러워했다. 결국 기획서가 방치되거나 최신 상태로 유지되지 않는 경우가 많아졌다.

이러한 문제를 해결하기 위해 새로운 기획서 관리 방식을 고민하게 되었고, 다음과 같은 방법을 찾았다.

메이저&마이너로 구분하기

메이저 업데이트(v1.0, v2.0 등)는 담당 PM이 전체 내용을 주도적으로 정리하고 관리하여 큰 방향과 핵심 기능을 명확히 유지한다.

반면 마이너 업데이트(v1.1, v2.1 등)는 작은 변경이나 간단한 수정 사항을 팀원 누구나 자유롭게 작성하고 관리할 수 있게 하여 공동 관리가 활성화되고 팀 참여가 증가하도록 했다.

트리구조 예시 이미지

컨플루언스 및 지라 활용 방안

아틀라시안의 컨플루언스와 지라(Jira)를 적극 추천한다. 컨플루언스를 활용하면 메이저와 마이너 업데이트 문서를 명확한 계층 구조로 정리하고, 페이지 버전 히스토리를 통해 변경사항을 쉽게 관리할 수 있어 문서 관리가 한결 간편해진다. 또한 지라를 연동하면 기획서에서 정의한 변경사항을 이슈로 바로 연결해 업무 진행 상황을 실시간으로 추적할 수 있어 넘넘 편하다.

개선 후 느낀 장점

팀원이 작은 변경사항을 부담 없이 업데이트하여 문서가 지속적으로 최신 상태로 유지되며, 메이저 업데이트는 PM이 책임지고 체계적으로 관리하여 기획서의 품질과 명확성이 유지된다. 또한, 변경된 사항만 별도로 관리하기 때문에 변경 이력을 쉽고 빠르게 추적할 수 있다는 점도 큰 장점이다.

기획서는 팀 전체가 함께 소통하고 협업하는 핵심 도구라 생각한다. 앞으로도 더욱 효율적인 관리 방법을 찾기 위해 지속적으로 노력하고 싶다.