공문서는 어떻게 작성하는 걸까?
공문서 작성 방법
“공문 확인했습니다!”
공무원이 아니더라도 우리는 일상생활에서 ‘공문’이라는 단어를 종종 사용하는데요. 공문서는 표준화된 양식이 정해져 있기 때문에, 공문서를 어떻게 작성하는지를 알아 둔다면 이외의 다른 문서를 작성할 때에도 큰 도움이 될 것 같습니다. 공문서를 어떻게 작성해야 하는지 말씀드리기 전에 우선 '공문서'가 무엇인지 알아보겠습니다.
공문서란?
'공무상 재해', ‘공무상의 이유로’와 같이 일상생활에서도 공무라는 단어를 많이 접해볼 수 있는데요. 행정기관 및 공공기관에서 '공무상의 이유'로 작성하거나 접수받은 문서를 공문서라고 합니다. 이때 사용되는 ‘공무(公務)’란 다음을 의미합니다.
공무의 뜻
1. 여러 사람에 관련된 일
2. 국가 또는 공공 단체의 일
공문서 예시. 출처(우): 충청남도 전자매뉴얼
이름에서도 알 수 있듯이 공문서는 다른 일반 서식과는 다르게 '공공 단체, 국가, 공식적’과 같은 성격을 짙게 띱니다.
그렇기 때문에 사기업에서 작성한 문서나, 개인적인 목적에서 작성한 문서는 공문서라 부를 수 없습니다.
공문서라고 불릴 수 있으려면 다음과 같은 조건들을 만족해야 합니다.
공문서 성립 요건
- 정당한 권한이 있는 사람(공무원 등)이 작성한 문서
- 최종 결재권자의 결재를 받은 문서
- 직무 범위 내에서 공무상 작성한 것
PPT는 공문서가 될 수 없는가?
그렇지만은 않습니다.
공공기관에서 공적인 이유로 작성한 문서뿐만 아니라, 공공기관이 접수한 모든 문서도 공문서에 해당합니다.
따라서 사진, 도면, PPT 슬라이드 등 역시 공문서에 해당할 수 있습니다.
공문서 작성법
1. 목적 파악하기
문서를 작성하기에 앞서, 공문서를 작성하는 이유가 무엇인지 그리고 공문서를 통해 얻고자 하는 효과는 무엇인지를 파악해 둡니다.
이와 더불어 문서의 결재권을 가지고 있는 상사가 어떠한 의도로 공문서 작성을 지시했는지를 염두에 두어야 합니다.
2. 정보 수집하기
정확한 내용을 담아야 하므로 작성 시에는 행정 관례, 참고문헌, 관계법령 등을 참고로 정보를 수집하는 것이 좋습니다.
3. 초안 작성하기
수집한 정보를 바탕으로 초안을 작성합니다. 초안은 청사진과 같으므로, 완벽을 추구하며 작성하기보다는 수집한 정보를 문서의 목적에 맞추어 추린다는 느낌으로 작성하는 것이 좋습니다.
4. 본안 작성하기
본안이라는 말이 조금은 어색할 수도 있습니다. 초안을 다듬어 말하고자 하는 바가 명확히 드러날 수 있도록 문장을 구성합니다. 또한 글을 읽을 상대가 쉽게 이해할 수 있도록 표현을 다듬어야 합니다.
공문서의 구성 요소
공문서는 크게 두문, 본문, 결문으로 구성됩니다.
두문
발신 기관명 – 우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
분류기호 및 문서번호
시행일자, 보존기간
수신란 – 수신, 참조, 경유 등을 작성합니다.
본문
제목, 내용을 작성합니다. 첨부물이 있을 경우 이 역시 본문에 게시합니다.
결문
- 발신명의
- 수신처란
공문서 작성 시 유의 사항
공문서는 작성 시 뚜렷한 목적을 가지고 있어야 합니다.
또한 읽는 이가 알아보기 쉽도록 명확하게 작성되어야 하며, 사적인 의견은 작성해서는 안 됩니다. 공적인 의견만을 제시하며, 표준화된 문서 양식을 사용해야 합니다.
공문서, 쓰기만 하면 바로 효력이 발생하는가?
수신자가 명확히 전해져 있는 경우에는 수신자에게 도달이 되는 순간 효력이 발생합니다.
만약 특정 수신자가 있는 것이 아니라 공지를 위한 공고 문서인 경우에는, 고시 또는 공고가 있은 뒤 5일이 경과한 날부터 효력이 발생합니다.
