인보이스가 뭔가요?
인보이스의 정의와 작성 방법
외국에서 물건을 사서 한국으로 들여오려 할 때면, 평소에는 쓰지 않던 생소한 단어들을 접하게 됩니다. 그중 하나가 바로 ‘인보이스’입니다. 개인이 해외에서 유통되는 물품을 직접 구매해 들여오는 것을 '해외 직구' 또는 '직구'라고 부릅니다. 사람들이 해외 직구를 할 때에는 전자상거래 사이트인 아마존을 주로 이용하는데요. 아마존에서 물품을 구매하더라도 우리는 손쉽게 ‘인보이스(invoice)’라는 단어를 찾을 수 있습니다.
(위) 아마존 주문 내역서
(아래) 아마존 인보이스
위쪽의 그림은 주문 내역을 간략하게 추려서 보여주는 화면입니다. 화면의 우측 상단에는 '인보이스(invoice)'가 적혀있는데요. 이를 클릭하면 아래쪽 그림과 같은 화면이 나타납니다. 화면에는 구매한 물품에 대한 정보와, 배송지에 대한 정보, 그리고 결제 수단에 대한 정보가 나타나있습니다.
이처럼 해외 전자상거래 사이트에서도 확인할 수 있을 정도로, 인보이스는 우리의 생활에 가까이 위치해 있는데요. 오늘은 인보이스가 언제 쓰이는 문서이고, 누가 어떻게 작성하는 것인지 알아보도록 하겠습니다.
인보이스란?
인보이스의 정의를 내리자면 '무역업자들이 거래를 할 때에 사용하는 송장'으로 볼 수 있습니다.
정의를 들었지만 아직까진 잘 와닿지 않는 것 같은데요.
하나씩 차근차근 살펴보도록 하겠습니다.
송장(送狀), 상업송장
송장이란 ‘보내는 짐에 대해서 작성한 문서’를 의미합니다. 다르게 말하자면 물품을 멀리 보내려 할 때에, 물건을 받을 사람을 위해 작성한 상품 명세서라고 볼 수 있습니다. 이 물건이 어떤 물건인지, 어디에서 왔고 누구한테 보내지는 지를 작성한 명세서입니다.
국내에 있는 사람에게 물건을 보낼 때에 송장이 필요하듯이, 해외에 있는 사람과 거래를 할 때에도 송장이 필요한데요. 이때 사용되는 송장이 바로 인보이스입니다.
따라서 인보이스를 다시 설명하자면, ①해외에 있는 사람과 거래를 할 때에(무역업자들이 거래를 할 때에), ②상품에 대해 알려주기 위해 작성한 상품 명세서(송장)입니다.
국내에서 사용되는 송장과 인보이스의 차이점?
국내에서 사용되는 송장은 단순히 그 상품이 무엇인지를 알려주는 역할을 수행합니다. 하지만 인보이스는 상품이 무엇인지 알려줄 뿐만 아니라, 그 자체로서 매매 계산서 역할을 하며 또 대금 청구서의 역할을 수행합니다. '물건을 보냈으니, 나한테 돈을 보내라!'라는 기능을 수행하는 것이죠.
인보이스의 작성
누가 작성하는 건가요?
인보이스는 해외 간 거래가 발생하는 관계에서, 즉 무역 당사자들이 사용하는 문서입니다. 일반적으로 작성을 하는 쪽은 판매자입니다. 수출을 하는 사람이 수입을 하는 사람에게 작성해 보내주는 문서입니다. (판매자가 구매자를 위해 작성해 보내는 문서입니다.)
인보이스의 역할
앞서 송장이 '상품 명세서'와도 같다고 말씀드렸죠? 인보이스가 상품 명세서뿐만 아니라 어떤 역할을 수행하는지 알려드리도록 하겠습니다.
① 상품 거래명세서
인보이스에는 발송하는 상품에 대해 작성을 하죠. 물품명, 물품의 개수 등을 작성하기 때문에 인보이스를 통해서 어떤 상품이 배송되었는지 알 수 있습니다.
② 과세가격 증명자료
인보이스는 세관신고를 할 때에 사용됩니다. 수출통관의 기준 서류로, 통관을 통해 발급받은 수출신고 필증을 근거로 신고가 이루어집니다.
③ 대금 청구서/매입 명세서
인보이스에는 물품의 단가와 금액, 그리고 택배비를 어떻게 책정할 것인지 등이 적혀있습니다. 따라서 상품을 판매해 인보이스를 작성하는 '수출자'에게는 인보이스가 대금 청구서로서 역할을 하며, 상품을 구입하는 '수입자'에게는 매입 명세서의 역할을 하게 됩니다.
** 수입 거래 시, 물건을 사들이는 수입자는 원칙적으로 인보이스에 적혀있는 금액을 송금해야 합니다.
④ 거래 발생을 입증해주는 자료
인보이스는 그 자체로서 '당사자 간에 거래가 존재했고, 이에 따라 계약이 발생했다'라는 것을 증명하는 자료로 사용됩니다.
작성 시 유의 사항
고유번호 작성
인보이스를 작성할 때에는 상품의 고유코드를 함께 기재하여야 합니다. 어떤 상품이 많이 거래되고 있는지를 파악하고자 할 때에, 개별 상품 이름으로만 작성한다면 오랜 시간이 걸리겠죠? 따라서 어떤 물품이 거래되고 있는지를 효율적으로 확인하기 위하여 고유코드를 작성합니다.
만일 코드를 깜빡하고 작성하지 않았거나 잘못 기입했다면, 통관이 지연되거나 거부당할 수 있습니다.
국제표준화기구에 따른 기재
국가 이름을 작성할 때에는 국제표준화기구에서 정해 둔 기준에 따라야 합니다.
주소는 약자로 기재
주소를 작성하고자 할 때에는 주소의 모든 이름을 적는 것이 아니라, 일반적으로 약자로 기재합니다.
