회의록, 어떻게 작성해야 할까?
회의록 작성방법
회의록은 왜 작성할까?
"직장생활은 회의로 시작해 회의로 끝난다."는 말 한 번씩은 들어보신 적 있으신가요?
실제로 직장생활을 하다 보면 언제나 수많은 회의와 함께합니다. 하루에 몇 번씩 회의를 하는 날이 생기기도 하는데 사실, 회의는 단순한 업무시간의 일부분이 아닙니다.
기업들은 회의를 통해 조직원들끼리 커뮤니케이션할 수 있도록 합니다. 회의실에서 서로의 아이디어를 말하고 교환하는 과정을 통해서 업무 진행에 대하여 방향성과 세부계획 등 의사를 결정합니다.
하지만, 인간은 망각의 동물이라 하지 않았던가.
실제로 회의실에서 치열하게 많은 의견과 충돌이 오간 뒤에, 회의실을 나와 막상 회의 당시의 내용을 기억을 하고자 하면 내용을 다 기억할 수는 없을 것입니다. 심지어는 회의를 끝내고 회의실 문을 나오는 순간부터 잊히는 내용이 생길 수도 있다는 것입니다.
이러한 약점을, 인간은 기록이라는 방식을 통해서 극복하는데 회의도 마찬가지입니다.
회의에서 나온 내용을 기록하여 문서로 남겨 놓음으로써 회의 동안 오갔던 내용들을 빠짐없이 다시 볼 수 있도록 하는 것입니다.
이를 통해서 누락된 부분이 있는지 확인할 수 있고 후에 다시 한번 내용을 체크할 수 있으며, 회의에 미쳐 참석하지 못했던 이들도 회의의 내용을 알 수 있도록 만들어 줍니다.
이렇게 회의록 작성을 통해서 추후에 누락된 부분이 있는지 다시 한번 체크할 수 있으며, 회의에 미쳐 참석하지 못하였거나 협력관계에 있는 다른 팀, 부서의 직원들도 회의의 내용을 알 수 있도록 만들어 줍니다.
그리고 회의록에는 각 구성원마다의 회의 중 내놓은 의견이나 결정된 역할을 기록하기 때문에 발언, 발의자를 알 수 있어 책임의 소재도 정확히 할 수 있습니다.
회의록을 작성하는 방법
회의록은 회의 주제와 참여자에 따라서 이에 알맞은 내용을 적을 수 있는 자유양식을 사용하시면 됩니다. 회의록의 작성도 내용을 꼼꼼히 기록할 수 있는 사람이라면 누구든 회의록을 작성하는 데에 문제가 없습니다.
많은 사람이 참여하는 회의에서는 숫자가 많아진 만큼 더 많은 의견이 오가기 때문에 그 내용들을 놓치지 않고 빠르게 잡아내는 순발력이나 집중력이 있는 사람이 작성하는 것이 좋습니다.
작성자는 회의 동안 나온 내용을 주저리 적어 나가는 게 아니라 해당 내용의 핵심을 정리해 적어 참여하지 않았던 이가 보더라도 회의 내용을 이해할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.
회의록의 내용
회의명
회의 일시
회의장소
회의 주관기관 및 주관자
회의 참석자
회의 진행순서
회의 주제
회의 내용
결정사항
회의록은 회의가 진행하는 동안 계속 작성하는 것이 좋습니다. 그리고 회의가 끝날 때 작성한 회의록을 회의 참가자들과 공유하여 누락된 부분, 잘못 기록된 부분, 수정할 부분을 확인하여 최종 회의록을 완성시키는 것이 좋습니다.
그리고 비록 채택되지 못한 의견도 반영하고 서로의 의견에 대한 반론도 따로 표시해 적어둔다면 후에 업무 진행에 큰 도움이 될 것입니다.
