업무 중간중간에도 보고는 필수!
중간보고의 중요성
“직장인의 업무! 결과만 잘 나오면 장땡이다?!”
그렇지 않습니다! 업무를 진행하는 데에 있어 결과만큼 중요한 것이 바로 ‘보고’입니다. 업무 처리를 잘 하더라도 업무 보고를 잘 하지 못할 경우 자신의 능력보다 낮게 평가받는 경우가 발생하기 때문인데요. 특히 적절한 시점에 ‘중간보고’만 잘 하더라도 상사는 일을 진행하는 하급자에 대해 긍정적으로 평가하게 됩니다.
일 잘하는 사람? 중간보고를 하는 사람!
아무리 좋은 결과라도 그 진행에 있어 속도가 더디거나 일정을 맞추지 못한다면 100% 인정받기란 어렵습니다. 일을 잘한다고 평가받는 이들의 특징 중의 하나는 업무 진행의 진도 조절을 잘하는 것입니다. 즉 효율적으로 일을 하는 것인데요. 효율적인 일의 진행을 위해서는 빠지면 안 될 것이 ‘중간보고’입니다.
주기적으로 중간 진행 상황을 보고하고 피드백을 받으며 다음 업무를 연속하면 별다른 차질 없이 계획대로 업무 진행을 할 수 있기 때문입니다. 주어진 일을 마감기한 안에만 해낸다는 생각으로 해나가는 사람보다는 주기적인 중간보고로 피드백을 받으며 일을 주도적으로 진행하는 사람은 ‘일 잘한다’는 인상을 심어주게 되겠죠.
신입사원에게 중간보고는 회사와 발맞추어 나가는 과정
중간보고는 하급자라면 누구에게나 중요한 업무 과정입니다. 특히, 업무가 손에 익지 않고 서투른 점이 많은 신입사원이라면 업무의 진행 상황에 대하여 중간중간에 틈틈이 보고하는 것이 더욱 중요한데요. 중간보고를 통해서 자신의 업무 진행이 처음 의도한대로 바르게 나아가고 있는지, 상급자와 계속해서 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.
기업에서는 계속해서 발생하는 변수에 대해 보다 발 빠르고 유연하게 대처하고 싶어 합니다. 중간보고가 생략되어 버리면 이러한 변수에 대해 인지하지 못하게 되는 상황이 발생하거나 이로 인해서 큰 문제가 닥쳐도 ‘소 잃고 외양간’ 고치는 꼴이 되어버립니다. 때문에 중간보고를 통해 현재 흐름이 어떻게 진행되어 가고 있는지 보여주는 것이 필요하고 벗어난 부분이 있다면 바로 잡도록 하여 회사와의 뜻을 맞추어 가야 합니다.
중간보고는 어떻게 할까?
- 전체적인 진행사항을 요약하여 보고
중간보고하기 전 보고할 내용을 정리하여 요약해야 합니다. 보고내용은 일정, 업무내용, 진행정도, 문제점, 현재 상황 등의 전체적인 진행사항에 대한 내용이어야 합니다. 구두 보고의 경우 서술형으로 늘어놓는 것보다는 중요한 내용만 간략하게 5분 이내로 정리해서 설명하는 것이 필요합니다.
- 문서 보고는 중간쯤, 구두보고는 매일
중간보고의 방법으로는 크게 문서 보고와 구두보고로 나누어 볼 수 있습니다. 문서 보고는 업무 진행 중간(절반) 시기에 하면 됩니다. 예를 들어 업무가 일주일짜리라면 3, 4일이 경과한 시점에 보고하면 됩니다. 구두보고는 매일 보고하는 것이 좋습니다. “그때 말씀하셨던 이 부분은 이렇게 작업하고 있습니다.” 와 같이 진행 상황에 대해 그날그날 간략하게 보고하면 됩니다. 여기서 중요한 점은 이 두 가지 중 하나만 하는 것이 아니라 두 가지 모두 하는 것이 바람직하다는 점입니다.
- 상사가 묻기 전에 미리
상사는 중간중간 일의 진행에 대해 궁금증을 갖기 마련입니다. 이를 위해 적절한 시점을 정해두고 상사가 묻기 전에 미리 보고 해야 합니다. 중간보고는 “상사가 그땐 그 건은 어떻게 됐어?”라는 물음에 대답하는 것이 아닙니다. 또한 문제가 생겼을 때에야 중간보고를 하는 것은 이미 늦습니다. 문제가 예견되거나 발생했을 당시에 즉각적으로 보고하는 것이 바람직합니다. 문제가 터지고 난 뒤에는 오히려 해결하기가 더 복잡하고 어려울 수 있기 때문입니다.
해치우는 중간보고가 아닌 점검하는 중간보고
보고자의 유형에는 크게 4가지가 있습니다.
1. 보고에 실패하고 실패의 원일을 모르는 보고자.
2. 보고는 성공했지만 성공의 원인을 모르는 보고자.
3. 보고에는 실패했지만 실패 원인을 알고 있는 보고자.
4. 보고에 성공하고 성공의 원인을 알고 있는 보고자.
이 중 4번 유형의 보고자가 되기 위해서는 단순히 중간보고만 하고 넘어가는 것이 아닌 중간보고를 하고 받은 피드백에 대해 분석하고 이후 수정사항에 반영시키는 것입니다.
중간보고의 목적과 의의는 현재 상태를 점검하고 향후 방향을 수립하는 것에 있습니다. 그냥 중간보고만 하고 달라지는 것이 없다면 하지 않는 것과 별반 차이가 없습니다. 성공적인 업무처리로 이어지기 위해서는 해치우는 중간보고가 아닌 점검하는 중간보고가 되어야 할 것입니다.
