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Mar 12. 2019
근로기준법에 명시된, 3년간 관리·보존해야 할 문서들
회사 문서관리규정 서식
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회사에는 다양한 문서가 존재합니다. 그중에서는 개인이 업무를 위해 작성해 보관하는 문서도 있겠지만 회사의 필요에 의해서 혹은 관련 법규로 인해 반드시 보관·관리가 필요한 문서들이 있을 텐데요. 그뿐만 아니라, 각 문서마다 중요도가 있고 중요도에 따라서 이를 열람하는 권한에도 차등이 있을 수 있습니다. 이렇게 제대로 된 문서관리를 위해서는 정확한 '문서관리규정'이 필요한데요.
문서관리규정은 사내의 문서를 체계적으로 관리하기 위해서 만든 규칙들을 뜻합니다. 문서관리에 대한 규정은 각 회사에 적합하도록 만들면 되는데, 그중에서 몇 가지 문서는 법적으로 보관 기간이나 관리 방법을 정해놓은 경우도 있습니다.
근로기준법에도 어떠한 문서에 대해서는 그 보존 기간을 명시해 놓은 경우가 있는데요. 어떤 문서에 대한 규정이 존재하는지 알아보도록 하겠습니다.
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근로자 명부
근로기준법 제42조에 따르면, 사용자는 근로자 명부를 3년간 보존하여야 한다고 명시되어 있는데요.
근로자 명부란?
사용자가 현재 각 사업장마다 근로하고 있는 모든 근로자에 대한 관련 사항을 기재해 비치해두는 명부를 뜻합니다.
- 근로자 성명
- 생년월일
- 이력
- 주소
- 종사하는 업무의 종류
- 고용 또는 고용 갱신의 연월일
- 계약기간(해당되는 경우) 혹은 기타 고용에 관한 사항
- 해고·퇴직·사망 연월일과 그 사유
- 기타 필요한 사항
사업장의 모든 근로자가 근로자 명부에 기재되어야 할 대상이기는 하지만 사용기간이 30일 미만의 '일용근로자'는 반드시 작성할 필요는 없습니다.
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근로계약에 관련한 중요 서류
마찬가지로 근로기준법 제42조에서는 근로자 명부 이외에도 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존하도록 명시하고 있습니다.
- 근로계약서(근로관계 종료일로부터 3년)
- 임금대장(마지막으로 기재한 날로부터 3년)
- 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
- 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류(근로자가 해고 또는 퇴직한 날로부터 3년)
- 승급ㆍ감급에 관한 서류
- 휴가에 관한 서류
- 탄력근로제ㆍ선택근로제ㆍ근로 및 휴게시간 계산 특례에 따른 서면 합의 서류(최초 합의일로 부터 3년)
- 연소자의 증명에 관한 서류(18세가 되는 날로부터 3년, 그 이전은 해고 또는 퇴직, 사망일로부터 3년)
* 그 밖의 서류는 완료일로부터 3년
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급여대장/급여관리 서식 바로보기
재해 보상 관련 서류
근로자가 업무로 인해 부상을 입거나 질병에 걸리게 되는 경우 사용자는 필요한 요양 또는 요양비용을 부담해야 하는데, 재해에 대한 보상을 요구하는 '재해보상청구권' 역시 시효가 3년입니다. 재해 발생일로부터 3년 이내에 보상을 요청해야 하는 것인데요.
만약, 사용자가 여전히 재해보상청구권이 유효한 상황에서 재해에 관련한 서류를 파기시키면 이는 근로기준법 제91조에 대한 위법 행위인 것입니다. 물론, 그 재해보상이 종료되기 전까지 서류를 보존하지 않아도 마찬가지로 위법입니다.
