조직의 발전과 단합을 위한 기업활동
사내 워크샵 셀프 기획하기!
5~6월은 사내 워크숍의 성수기
너무 춥지도, 또 너무 덥지도 않은 5, 6월이 되면 많은 기업들이 사내 워크숍을 진행하게 되는데요. 사실 워크숍의 본래 의미는 '기술이나 아이디어를 새롭게 개발하고 서로의 지식을 교환하는 활동을 통해서 개인 또는 조직 전체의 업무능력 증진을 위한 활동'을 뜻합니다.
하지만, 요즘은 워크숍이 '일상 업무에서 벗어나 스트레스를 해소하고 내부적 단결·협동을 도모해 긍정적인 시너지 발휘를 목적으로 하는 활동'들을 뜻하기도 합니다. 쉽게 말해, 워크숍을 단합대회, 체육대회, 야유회처럼 업무에서 벗어난 형태로 활용하는 기업이 많아지고 있다는 것입니다.
워크숍을 단순히 하루, 이틀 업무를 빼는 날로 여긴다거나 오히려 업무의 연장선으로 여겨버리게 된다면 오히려 안 하느니만 못한 결과로 나타날 수 있기 때문에 워크숍을 기획할 때는 이러한 점을 유념하면서 준비할 필요가 있습니다.
워크숍의 목적을 분명히 하자
워크숍을 기획할 때는 워크숍을 진행하는 목적을 분명히 하여 기획을 할 필요가 있습니다. 분명 워크숍은 업무 외적 활동이지만, 기업의 시간과 비용을 들여 진행되는 활동인 만큼 뜻깊은 시간을 만들기 위해서는 워크숍을 진행하는 목적이 분명해야 합니다.
단순하게 '직원들의 업무 피로를 풀기 위한 워크숍'이라고 정하더라도, 이후 워크숍 기획 단계에서 목적에 맞는 내용들을 담아내고, 워크숍이 끝난 후에는 정말로 말끔히 피로를 풀고 다시 일상 업무로 돌아가 시너지를 발휘할 수 있도록 한다면 충분히 성공적인 워크숍이라고 말할 수 있을 것입니다. 물론, 목적이 구체화된다면 더욱 효과적인 워크숍을 기대할 수 있겠죠.
워크숍 기획하기
기획 단계에서 현실적으로 중요한 것은 일정과 예산 이 두 가지입니다. 하지만 그 이전에 진행하고자 하는 워크숍만의 특별한 '컨셉'을 잡아보는 과정이 필요할 텐데요. 워크숍의 목적에 따라서 워크숍의 컨셉을 설정하면 이후 장소를 선정하거나 일정·프로그램 등을 계획하는 것이 훨씬 수월해질 것입니다.
컨셉이 정해진다면 먼저 워크숍 날짜를 정하는데 이때는 기업의 사업이나 직원들의 업무 피로도, 날씨 요인 등을 고려하여 날짜를 선정하도록 합니다. 이후 예상되는 참석인원을 파악하여 워크숍의 규모는 어느 정도가 될 것인지 확인하여 이를 수용할 수 있을만한 장소(숙소, 식당, 강당, 운동장 등)를 선정해야 합니다. 워크숍 장소의 경우, 견적 비교를 통해 최종적으로 2~3곳 정도를 후보로 둔 뒤 선택하는 것이 적절합니다.
예산은 장소 대관이나 프로그램에 따라서 천차만별이 될 수 있기 때문에 더욱 꼼꼼하게 살펴보아야 합니다. 견적 비교가 중요하기 때문에 예산안을 작성할 때는 장소와 물품 리스트를 우선적으로 작성하고 리스트를 확인해보면서 반드시 필요한 비용인가 따져보고 예산안을 짜야 합니다. 주된 지출은 장소에 대한 비용, 식비 등이 되겠지만 소모품이나 워크숍 진행 동안 이동에 따른 교통 요소들도 꼼꼼히 챙겨야 합니다.
워크샵 관련 서식 더보기 ▶
워크숍 준비하기
이제 앞서 기획한 워크숍의 내용을 결재·승인받아 실제 진행을 위해 준비하는 단계입니다.
가장 먼저 할 일은 다시 한 번 더 일정, 장소, 참가 인원을 확정하고 사내에 충분히 워크숍 진행에 대해 공지하는 것입니다. 워크숍 진행 전 2~3주 정도 여유를 두고 충분히 워크숍 일정과 장소, 필요한 물품들을 직원들이 인지할 수 있도록 공지가 필요합니다.
워크샵 공지문 양식 다운로드 ▶
예약이 필요한 부분들은 예약 내용을 꼼꼼히 확인하고 미리미리 구비해두어야 할 물품들이 있다면 워크숍 당일 빠트리지 않고 사용할 수 있도록 정리해 두어야 합니다. 이때, 챙겨야 할 사항들이 많다면 체크리스트와 물품 리스트를 만들어 하나씩 챙긴다면 빈틈없는 워크숍 준비가 가능합니다.
실행과 결산
워크숍 동안 가장 중요한 것은 당연히 짜여진 스케줄이 차질 없이 진행되는 것일 텐데요. 앞서 준비만 잘했다고 하더라도 사람 일은 한 치 앞도 모르는 것! 때문에, 항상 본인이 워크숍 일정을 정확히 파악하는 것은 물론, 참가한 직원들에게도 꾸준히 일정, 시간을 상기시키고 이동 시나 중간중간에 인원관리를 꼼꼼히 할 필요가 있습니다.
이렇게 워크숍이 끝났다고 다 끝난 것은 아닙니다! 이제 워크숍을 한 번 더 점검하고 마무리를 해야 하는 결산의 단계가 기다리고 있는데요. 가장 먼저 할 일은 이번 워크숍을 진행하면서 처음 기획한 대로 잘 이루어졌는지. 문제점은 없었는지, 향후 워크숍 등의 행사에 참고할만한 개선사항이나 아이디어는 무엇이 있는지를 파악하도록 합니다. 직원 설문 등을 반영해 더 생생한 평가를 할 수도 있습니다.
워크샵 결과보고서 양식 다운로드 ▶
그리고 처음 예산안과 실제적으로 집행된 예산 내역을 꼼꼼하게 정리하여 비교하도록 합니다. 결과 보고서에는 워크숍을 진행하는 동안 촬영한 사진 등을 함께 첨부하여 보고한다면 더욱 좋을 것입니다.
워크숍을 업무의 연장선으로만 보고 매우 꺼려 하거나 소극적이며 수동적인 태도를 취하는 경우가 사실 대부분입니다. 하지만, 많은 전문가들은 워크숍과 같은 기업 활동은 일상 업무로는 할 수 없는 또 하나의 조직 발전의 기회로 보고 있습니다.
업무 기술 증진을 위한 워크숍이던, 업무에서 벗어나 조직 단합을 지향하는 워크숍이던 담당자들은 워크숍이라는 기회를 어떻게 활용하면 기업 성장의 원동력이 될 수 있을지, 어떻게 하면 직원들의 능동적인 참여를 이끌어 낼지에 대해서 충분히 고민해야 할 것입니다.
