'30분회의' 부가기능 - 3. 인사평가 근거자료

회의록에는 참석자의 창의성과

Nov 20. 2020

어느 재벌 총수도 강조했다는 "인사는 만사다"라는 말은 지금은 너무 많이 쓰여서 진부하게 느껴질 정도다. 하지만 사람을 채용하고 관리하는 것이 회사의 운명을 좌우하는 중요한 업무라는 사실은 누구도 부정할 수 없다.

인사부서의 업무에는 채용, 교육, 평가 등 어느 것 하나 소홀히 할 수 없는 중요한 업무들이 있는데, 그중 교육과 평가 두 가지 부분에서 '30분회의'가 큰 역할을 할 수 있다. 먼저 회의록이 직원 평가에 어떻게 사용되는지 알아보도록 하자.

● 평가의 공정성 확보

중견 기업 이상이라면 매년 직원들을 평가하여 연봉 협상과 진급 등에 반영한다. 직원 평가는 보통 실적평가와 역량평가 두 가지 측면에서 이루어지는데, 통상적으로 부서장이 주관적으로 판단해서 점수를 부여하는 방식으로 이루어진다.

부서장이 실시하는 주관적인 평가는 실행이 간편하다는 장점이 있지만 공정성 문제가 자주 제기되고 있기도 하다. 이는 팀원 간의 화합과 동기 부여에 부정적인 영향을 미치고, 결국은 조직의 업무 수행에 큰 지장을 초래한다.

평가의 공정성 여부가 회사의 화합과 안정성에 큰 영향을 미친다는 것을 인식한 회사들은 평가에 공정성을 확보하기 위해 평가 항목을 세분화하고, 근거 자료를 모으는 등 다양한 노력을 기울이고 있다. 하지만 여러가지 여건과 제약 때문에 이와 같이 세밀하게 실행하지 못하는 회사들도 많다.

● 회의록에 근거한 평가

'30분회의' 회의록 작성 방법을 다시 상기해보자. 회의록은 업무별로 관리하는데, 회의록 작성 시에는 도출된 할 일을 담당한 사람과 그 사람이 맡은 일, 그리고 완료한 결과의 요약을 필수적으로 작성하게 되어 있다.

또한, 회의록 아랫부분의 드래프트 난에는 회의에서 나온 의견과 의견을 낸 사람을 철저하게 기록한다. 심지어 누구는 의견이 없다는 등의 회의 분위기까지 기록하도록 권장하고 있다.

때문에 이처럼 회의록이 제대로 관리된다면 직원 평가를 위한 근거 자료를 회의록 내용에서 대부분 찾을 수 있다. 위에서 이야기한 인사 평가가 어려운 이유들이 말끔히 해결되기 때문이다.

● 회의록에 의한 인사 평가 사례

회의록을 평가에 어떻게 활용하는지 예를 들어보겠다. 팀장 입장에서 김과장이 A업무에서 진행한 실적을 살펴보려면 어떻게 해야 할까?

업무별로 이슈 회의록을 하나씩 운영하므로, A업무 회의록 파일을 열어 김 과장 이름을 검색한다. 회의록에서 김과장 이름이 발견되었으면 김과장이 A업무에 참여한 정도를 쉽게 알 수 있다.

할 일 목록에서 김 과장 이름이 발견되었다면 책임지고 맡았던 업무가 있었다는 것을 알 수 있고, 그 업무의 실행 결과도 바로 확인할 수 있다. 뿐만 아니라 김 과장이 회의 진행 중 어떤 의견을 냈는지, 얼마나 적극적으로 참여했는지 알고 싶다면 드래프트 칸에서 김 과장 이름을 확인하면 된다.

회의록에 나와 있는 김 과장에 대한 내용들은 회의에 참석하고, 회의록을 공유 받은 모든 사람들이 증인이 되는 자료이므로 객관성이 매우 강하게 확보된 자료라고 할 수 있다. 인사 평가 근거 자료로 이만큼 완벽한 자료가 또 있을까?

● 업무를 담당하고 싶어하는 직원들

이와 같은 '30분회의'가 회사에 정착되면 회사는 말 그대로 '알아서 일 하는 조직'으로 탈바꿈하게 된다. 회사에 많이 기여해서 좋은 평가를 받고자 하는 사람은 적극적으로 업무를 담당하려 할 것이고, 회사는 자연스럽게 일을 많이, 제대로 하려는 사람들도 넘쳐나게 될 것이다.

심지어는 업무를 적게 부여받은 사람이 왜 자기는 일을 조금밖에 주지 않느냐고 불만을 표시하는 사람도 종종 나타나게 될 것이다. 불만의 이유는 새로운 업무를 맡으면 회의록에 자신의 이름과 기여가 정확히 기록되어 주변 직원들 및 부서장에게 인정받을 수 있는데, 자신은 그런 기회를 얻지 못했기 때문이다.