'30분회의' 부가기능 - 4. 직원교육 교재
잘 쓰인 회의록은 최고의 업무교재다
직원 교육은 조직 운영에서 아무리 강조해도 지나치지 않은 중요한 업무 중 하나다. 그런데 '30분회의'가 이처럼 중요한 업무에 큰 도움이 된다. 구체적으로 한번 살펴보도록 하자.
● 넓게 아는 것은 조직 안정성에 도움을 준다
직원들을 회의에 광범위하게 참여시키고 회의록도 적극적으로 공유하는 것은 각자의 고유 업무뿐만이 아니라 다양한 업무에 기여할 수 있는 기회를 부여하는 과정이다.
조직원들이 참여하는 일의 범위를 확대시키면 주변 업무를 넓게 알도록 교육시키는 효과를 얻을 수 있다.
조직의 구성원들이 타 업무에 관한 이해가 높아지면 직원들이 점점 다기능화(多技能化; 여러 가지 업무를 할 수 있는 능력을 가지게 되는 것)되고 상호 보완이 가능해져 조직의 안정성이 급격히 높아진다.
● 업무를 중첩해서 부여하는 의미
일반적으로 조직 내의 그룹들은 각자 담당한 업무만을 수행하도록 임무를 부여받고, 그 실적으로 평가를 받도록 되어 있다. 하지만 현업에 있을 때 약간 다른 방식으로 업무를 부여했다.
80%는 담당 업무에 대한 책임으로 가져가고, 나머지 20%는 다른 그룹의 업무를 지원하는 역할로 가져가도록 한 것이다. 20%의 의미는 다른 그룹의 업무를 직접 수행하지는 않아도 회의록을 계속 공유받으면서 지켜보다가, 도움이 필요할 때 적극적으로 도움을 주라는 의미였다.
이렇게 업무의 책임을 중첩해서 부여하면 여러 가지 효과가 있는데, 그중 하나는 직원들의 역량이 급격히 향상된다는 것이다. 자기 그룹 내의 업무만 보던 사람들이 옆 그룹에서 일하는 것을 보면서 많은 것을 배우고, 자신의 고유 업무에 대해서도 보다 안정적으로 중심을 잡게 되기 때문이다.
업무를 중첩해서 부여하면 주변 부서들의 업무 관련 자료를 공유받게 되므로 배우고자 하는 열정이 강한 직원은 추가로 할 수 있는 일과, 하고 싶은 일이 많이 보이기 마련이다. 노력 여부에 따라 조직에 기여하거나, 자신의 역량을 스스로 향상시킬 수 있는 기반이 만들어지는 것이다.
● 업무에 대한 최고의 교육 자료
신입 직원이 부서에 새로 배치되었을 경우나 기존 직원들이 부서를 이동했을 때는 회의록이 기존에 수행되고 있는 업무를 파악할 수 있는 유일무이할 정도로 훌륭한 가이드북 겸 교재가 된다.
새로운 멤버가 합류하면 업무를 가르치고 적응시키는데 최소한 몇 주의 시간이 소요된다. 그런데 '30분회의' 프로세스를 운용하고 있다면 새로운 멤버가 왔을 때 '30분회의' 회의록을 주고, 읽게 하는 것으로 업무 교육의 상당 부분을 대신할 수 있다.
실제로 해당 업무에 대해 약간의 사전 지식만 있다면 회의록을 빠르게 읽고 감을 잡는 데 몇 시간밖에 소요되지 않는다. 회의록에 의해 먼저 업무에 대한 감을 잡은 다음, 실제 업무를 하나씩 상세하게 알려주면 아주 빠른 시간 내에 업무를 맡아 수행할 수 있게 된다.
별도의 준비 없이 평상시 업무를 진행할 때 기록하고, 사용하던 회의록으로 직원 교육까지 할 수 있다는 것은 항상 시간과 싸워야 하는 회사에서 무척 큰 효과와 이득이라고 할 수 있을 것이다.
To be continued~
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대한민국 꿈메신저 김상경 올림
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