한입 리더십_PDCA, AAR, AAP 지속 성장프레임

Mar 17. 2025

PDCA, AAR, AAP

(부제 : 지속적인 성장을 위한 프레임)

조직과 팀이 지속적으로 성장하기 위해서는 단순한 회고를 넘어, 실제 행동으로 연결되는 체계적인 개선 프로세스가 필요합니다. 이를 위해 기본적으로 PDCA(Plan-Do-Check-Act), AAR(After Action Review), 그리고 AAP(After Action Plan)**이라는 세 가지 핵심 도구를 이해하고 활용할 수 있어야 하죠. 이 프레임으로 내 과업을 계획하고, 피드백할 수 있다면 개인과 조직은 반복적인 실수를 줄이고, 배운 점을 실제 성과로 전환할 수 있게 됩니다. 지속해서 성장하는 방법이기도 하고, 타성에 젖어있는 하나의 방법을 제거하는 방법이기도 하며 이전에는 몰랐던 한 가지를 배울 수 있는 시간이기도 하죠.

PDCA: 지속적인 개선을 위한 기본 원칙

PDCA 사이클은 업무의 문제를 해결하고 개선하는 가장 기본적인 프레임워크입니다. 이 개념은 1930년대 미국의 통계학자 월터 슈하트(Walter Shewhart)가 처음 제안했다고 알려져있습니다. 이후 품질 관련 최고 고수인 에드워즈 데밍(W. Edwards Deming)이 이를 정교화하면서 전 세계적으로 널리 퍼지게 되었습니다. 도요타(Toyota)와 GE(General Electric) 같은 기업들은 PDCA를 활용하여 품질 개선과 프로세스 효율화를 이루었습니다. 데밍의 책을 읽다가 머리가 뽀개질 뻔했던 경험이 떠올랐네요.

PDCA는 네 가지 단계로 구성됩니다.

- Plan(계획) : 해결해야 할 문제를 정의하고, 목표 수립 및 실행 계획을 수립한다.

- Do(실행) : 계획을 실행하며, 고객 / 계획과 관련된 데이터를 확보한다.

- Check(검토) : 실행한 결과를 분석하고, 예상한 목표 대비 실제 성과를 검토한다. 이때 잘한 점과 부족한 점을 결과와 과정 모두에서 찾는다.

- Act(개선 및 리액션) : 위의 과정을 통해 plan에 영향을 줄 수 있는 실행 계획을 재수립하고, 다시 PDCA 사이클을 반복한다.

이 프로세스를 반복하면 조직은 지속적으로 업무를 개선할 수 있습니다. 그런데 PDCA를 실행하는 과정에서 몇 가지 흔한 오류가 발생하죠.

첫째, 계획 단계에서 목표가 모호하거나 현실성이 부족하면 실행이 어려워집니다. 그래서 아주 크고 담대한 목표나 계획이 어려운 새로은 목표를 설정했을 때에는 PDCA를 조금 더 빠른 주기로 반복하며 진짜 문제와 목표를 찾고 계획하는 것이 필요합니다. 이렇게 빠르게 PDCA를 회전 시키는 것을 '애자일 방식' 이라고도 합니다.

둘째, 실행 과정에서 예상하지 못한 변수가 발생할 수 있으며, 이를 무시하고 기존 계획만을 고수하면 실패로 이어질 수 있습니다. 이를 위해, 직관으로 문제를 판단하는 것이 아니라 데이타적인 접근이 필요합니다. 단, 과거 데이타만 보는 것이 아니라, 미래 데이타인 가설 데이타도 판단해야 하는 것이죠.

셋째, 검토 단계에서 충분한 데이터 분석이 이루어지지 않으면, 무엇이 문제인지 정확히 파악할 수 없습니다. 컨설팅 펌이나 조직에서 가장 많이 사용하는 방법은 5WHY 입니다. 왜 그럴까? 를 5번 이상 반복하다 보면 근본적인 원인 (ROOT CAUSE)를 발견할 수 있다는 것이죠.

넷째, 개선이 일회성으로 끝나면 조직의 변화로 이어지지 않고, 같은 실수를 반복하게 됩니다, PDCA 사이클을 반복하는 이유입니다. 하나의 문제는 곧 또 다른 문제를 만들어냅니다. 완벽한 것은 없기 때문이죠. 또 목표가 바뀌게 되면, 경쟁 환경이 바뀌게 되면 새로운 PDCA를 돌릴 수 밖에는 없습니다.

PDCA는 지속적인 개선을 위한 강력한 도구이지만, 단순히 ‘돌려야 하는 프로세스’로만 이해하면 차라리 사용하지 않는 것이 좋습니다. 진짜 일을 하기 위해 필요한 시간과 에너지를 낭비시키게 만들기 때문입니다. 중요한 것은 실행한 내용을 정확히 검토하고, 더 나은 결과를 위해 개선점을 조직의 표준으로 정착시키는 과정입니다.

AAR: 실패에서 배우고 성장하는 방법

PDCA가 과정을 개선하는 방법론이라면, AAR(After Action Review, 사후 검토)는 경험에서 배우는 프레임워크입니다.

AAR은 원래 미군(US Army)에서 개발된 개념으로, 전투나 훈련이 끝난 후 수행 과정을 평가하고, 개선점을 도출하기 위해 사용되었습니다. 심지어 전투 중에도 AAR을 하며 전투 방식을 조정하기도 하죠. 이 방식이 효과적이라는 것이 증명되면서, 오늘날에는 구글(Google), 마이크로소프트(Microsoft) 그리고 이랜드 등의 기업들이 AAR을 적용하고 있습니다. 전 당연히 이랜드에서 배우고, 가르쳤었죠.

AAR은 다음과 같은 다섯 가지 핵심 질문을 중심으로 진행된다.

- 우리가 기대했던 (얻고자 한) 목표는 무엇이었는가?

- 실제로 일어난 일은 무엇인가? (목표 대비 얻은 것은 무엇인가?)

- 차이는 무엇이고, 원인은 무엇인가?

- 계속해야 할 것은 무엇인가?

- 그만하거나 수정해야 할 부분은 무엇인가?

AAR을 실행할 때 가장 중요한 것은 개인의 잘못을 비판하는 것이 아니라, 조직이 함께 배울 수 있는 기회를 만드는 것입니다. 실수를 한 개인을 지적하는 것이 아니라, 왜 그런 일이 발생했는지, 시스템적으로 무엇을 개선해야 하는지에 초점을 맞춰야 하는 것이죠. 많은 조직에서 피드백을 하며 실패의 책임을 한 명의 개인에게 책임지도록 하는데 AAR은 이를 보완해 주는 프레임입니다.

AAR이 성공적으로 이루어지려면, 데이터 기반의 논의가 필요합니다. 막연한 느낌이나 개인적인 의견보다는 실제 결과를 수치화하여 평가해야 하고, 논의된 내용이 단순한 기록으로 남아서는 안 되며, 구체적인 실행 계획(AAP)으로 이어져야 합니다.

AAP: 실행 가능한 계획으로 전환하는 단계

AAR이 단순한 피드백에서 끝나지 않고 다음 목표 수립과 계획으로 연결되도록 돕는 것이 바로 AAP(After Action Plan, 사후 실행 계획)입니다.

AAP는 AAR에서 도출된 개선 사항을 실제 실행 계획으로 전환하는 프로세스입니다. 이를 통해 팀은 학습한 내용을 바탕으로 명확한 실행 목표를 설정하고, 개선 사항을 조직의 새로운 표준으로 정착시킬 수 있게 되죠.

AAP를 조금 더 현실적으로 정리하면 다섯가지가 될 수 있습니다.

- 새롭게 얻고자 하는 것은 무엇인가? 이는 AAR에서 도출된 개선 사항을 정리하며 더 나은 목표를 찾는 것입니다.

- 구체적인 실행 계획(Action Plan)은 무엇인가? 문제를 해결하기 위한 실행 방안을 설정하는 단계입니다. 피드백을 반영한 피드포워드라고 보시면 됩니다.

- 책임자 및 담당 팀(Owner & Responsible Team)은 누구인가? 각 실행 항목을 담당할 사람을 지정하는 단계입니다.

- 완료 기한 및 일정(Timeline & Deadline)은 언제인가? 실행 목표를 언제까지 달성할 것인지 정하는 것인데, 과정에서의 작은 마일스톤 결과물까지 정리합니다.

- 성과 측정 지표(Success Metrics)는 무엇인가? 최종적으로 결과물이 나왔을 때 어떤 기준에서 평가할 것인지에 대한 지표입니다.

예를 들어, AAR에서 “고객 대응 속도가 너무 느리다”는 문제가 도출되었다면, AAP에서는 “AI 챗봇 도입을 통해 평균 응답 시간을 3분 이내로 단축한다”는 구체적인 실행 계획을 수립해야 한다. 또한, 이를 담당할 팀과 기한을 설정하고, 일정 주기로 성과를 점검해야 한다.