한 입 리더십 _ 보고서를 왜 잘 써야할까?

보고서를 왜 잘 써야할까?

(부제 : 관점을 바꿔야 일을 통해 성장할 수 있습니다.)

첫번째 직장인 대기업을 16년 다니면서 10년 정도의 시간을 그룹 최고경영자용 보고서를 작성했습니다. 5년은 PPT로 만들었고, 5년은 에세이처럼 구어체로 보고서를 작성했죠. 남은 6년도 리더와 CEO를 위한 보고서를 만들었습니다. 보고서 뿐만이 아니라, 내 업무의 성공 실패 사례를 기록하고 공유하는 자료, 강의안 등등 다양한 서류들을 만들고 작성해야 했습니다.

두번째 직장인 스타트업에서는 보고서가 거의 없었습니다. 슬랙이나 메일로 공유하면 되는 정도였고, 정말 특별한 경우에는 보고서를 작성했었습니다. 첫번째 직장과 비교하면 리더를 위한 보고서 작성 시간이 1/10으로 줄어든 것 같았습니다. 그런데 저는 서류를 만들고 있더라고요. 강의나 코칭 자료를 만들어서 공유하고, 피드백을 하고 나서 또 자료로 만들어서 공유하고, 몰입도 진단을 어떻게 진행할 지 계획과 가설을 자료로 만들어서 공유하고 결과를 또 보고서로 만들어서 공유했습니다. 2년 이라는 짧은 시간 동안 PPT를 제외하고, 제가 만든 제본 책이 1,000권이 넘더라고요. 만들어서 꼭 공유하고 싶은 자료들은 제본을 해서 리더와 동료들에게 남겨주도 왔거든요. 특히 '성과 관리' 자료는 180명 정도 되는 전직원에게 모두 나눠줬습니다.

우리는 보고서를 2가지 관점에서 바라봅니다.

첫째, “상사가 시키는 불필요한 업무”

둘째, “나와 팀의 일을 브랜딩하는 업무”

첫째, “상사가 시키는 불필요한 업무” 은 아래와 같은 특징이 있습니다.

- 관점 : ‘보고서 = 행정 / 불필요 업무 / 과중 업무’로 인식

- 행동 : 최소화 - 과업의 맥락과 팀장만의 논리가 없는 숫자, 글자 나열

- 관리자 평가 : 수동적, 반응적, 전략성 낮음

- 팀 영향 : 전략은 관리자가 제시, 팀과 팀장은 실행자 이미지로 인식

팀 / 팀장의 전략이 갖는 낮은 영향력.

- 신뢰 / 미래 : 일에 대한 낮은 신뢰, 약한 브랜딩 + 성장의 기회 少

둘째, “나와 팀의 일을 브랜딩하는 업무”은 또 다른 특징이 있죠.

- 관점 : ‘보고서 = 팀 과업 스토리텔링 + 팀을 위한 전략 커뮤니케이션’

- 행동 : 맥락/논리/내부, 외부 인사이트/의미와 영향으로 기록/전달

- 관리자 평가 : 주도적, 성찰적, 전략적 사고가 깊은

- 팀 영향 : 팀/팀장을 전략 파트너로 인정(관리자=Support/Sponsor)

높은 확률로 팀 / 팀장의 전략과 아이디어 채택

- 신뢰 / 미래 : 일에 대한 높은 신뢰, 리더십 가시성 + 성장의 기회 高

누군가는 보고서를 작성하면서 '지시 이행 중심 → 최소 충족 → 내 일을 방해하는 숙제'로 인식합니다.

그런데 또 다른 사람은 동일한 보고서를 작성하면서 팀과 자신의 '성과 전달 → 영향력 확장 → 신뢰 구축의 도구' 중 하나로 인식하죠.

누가 더 보고서에 상사가 기대하는 지식과 정보를 담게 될까요?

'보고서에 대한 관점이 내 행동과 나에 대한 신뢰를 바꿉니다.'

내가 하고 있는 일을 바라보는 관점에 따라 내가 일을 대하는 태도가 달라지고, 그 결과와 영향이 달라지는 것이죠.

저는 “보고서는 단순한 자료가 아닌, 나와 팀이 하고 있는 일의 의미와 영향을 공유하며, 상사와 회사에게 신뢰를 얻는 디자인입니다.”라고 말해주고 싶습니다.

저는 보고서를 제대로 작성하면서

- 내 업무와 관점을 상사와 회사에 PR할 수 있었고, 지원을 받을 수 있었습니다.

- 동료들에게 자료를 공유하면서 지식과 경험, 노하우를 동료들이 활용할 수 있게 도왔습니다.

- 내가 없더라도 '내 지식과 경험이 전승되도록 일부라도 남을 수 있도록 기록'을 남겨두었습니다.

- 그리고 그 자료들을 통해서 저는 글을 썼고, 강의를 조금씩 더 현실적으로 할 수 있게 되었죠.

보고서를 불필요한 숙제라고 보기 보다, 나와 우리 팀의 일을 홍보하고 상사와 동료에게 스폰서십을 받기 위한 하나의 기사라고 생각해 보면 어떨까요?

#보고서 #과업의의미