신입사원이라면 주목! 비즈니스 메일 작성 방법
회사 생활의 기본인 비즈니스 메일 작성하기! 제휴사와 커뮤니케이션을 하거나 상사에게 업무 진행 사항을 알릴 때 등등 비즈니스 메일을 보내야 할 상황은 자주 일어나는데요! 하지만 연차가 쌓여가도, 비즈니스 메일을 어려워하시는 분들도 간혹 계시죠. 또한 특히나 회사에 갓 입사한 신입 프로님들은 메일 업무로 진땀 뺄 일이 많았을 것 같아요. 그럼 오늘은 비즈니스 메일 작성 시 발만 동동 굴렀을 프로님들을 위해 비즈니스 메일 제목부터 본문, 끝맺음 말 작성법, 첨부파일 전송 방법까지 전부 다 알려드리도록 할게요.
제목
"[마케팅본부_김포스] 12월 컨텐츠 리포트 전달"
메일을 받게 되면 가장 먼저 눈에 들어오는 것은 제목이에요. 그렇기 때문에 제목을 작성할 땐 메일에서 말하고자 하는 내용이 무엇인지 대략적으로 알 수 있도록 해야 하는데요. 예시처럼 대괄호 안에 소속명 및 이름을 쓴 뒤 메일의 용건을 명확하게 보여줘야 하고 모두 합쳐 30자 이내로 작성하는 것이 좋아요. 또한 금주, 차주와 같은 시간이 지나면 헷갈릴 수 있는 표현은 지양해야 해요.
긴급한 공지가 있거나 중요한 내용이라면 [중요] 마케팅 본부 00 시스템 인증서 변경 사항처럼 대괄호 안에 메일의 목적을 강조하면 좋고, 처리기한이 있는 경우 제목에 기한을 포함하는 것도 좋아요.
본문
"안녕하세요 A 프로님,
마케팅팀 김 포스 프로입니다.
컨텐츠파트 12월 마감 리포트 전달드립니다. "
본문에는 먼저 인사말, 간단한 자기소개, 목적 등을 포함하여 작성해야 돼요.
위의 예시처럼, 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급한 후 자기소개에는 본인의 직급과 이름을 포함시켜 말해요.
간단한 인사 뒤에는, 바로 본론으로 들어가 정보 전달 및 요청사항을 적어주는데요, 이때 중요한 것은 메일의 목적을 간결하고 명확하게 쓰는 것이에요. 정보 전달을 본문에 적고자 할 때는, 위의 예시처럼 전달하고자 하는 정보를 명확히 말해주는 것이 좋아요. 또한 요청사항이 있을 때는 예를 들어 '프로젝트 건 제작으로 인해 회의 일정 조정 요청드립니다. 저희 부서에서 가능한 시간 알려드리오니, 가능한 시간 있으시다면 회신 부탁드립니다. 1) XX 월 XX 일 1시 2) XX 월 XX 일 2시 3) XX 월 XX 일 3시처럼, 본문에 요청하고자 하는 내용과 회신을 부탁드린다는 내용을 같이 적는 것이죠. 이때, 메일 본론을 작성할 때는 두괄식으로 작성하며, 한 메일에 한 가지 얘기만 작성하는 것이 좋아요.
끝맺음 말
"감사합니다. A 프로 010 XXXXXXXX"
끝맺음 말에는 다른 부가적인 말이 아닌 '감사합니다', '고맙습니다'로 작성하는 것이 좋아요. 감사의 말을 작성하면 상대방의 행동 유도를 더 효과적으로 끌 수도 있어요. 또한, 하단에 연락처가 적힌 서명을 넣는 것이 메일을 끝맺을 때 효과적이에요. 이를 통해 수신자가 편하게 연락할 수 있도록 하는 것이죠.
TO, CC, BCC 활용
TO는 이메일을 수신했을 때 메일의 목적 및 정보를 알아야 하고, 상황에 따라 답변을 줘야 하는 사람을 말해요. 그렇기 때문에 TO에는 직접적으로 업무를 요청해야 하거나 바로 행동을 취해야 하는 사람을 넣어야 해요.
CC는 참조를 말해요. 직접적인 수신인은 아니어서 특별한 행동을 취할 필요는 없지만, 상황에 따라 메일에 개입해야 할 수도 있는 사람을 참조 기능에 넣어요. 보통은 특정 이슈의 정보 흐름, 진행 사항에 대해 알아야 할 사람을 참조 기능에 넣곤 하죠.
BCC는 숨은 참조를 말해요. 동일한 이메일을 받은 다른 수신인에게 숨은 참조에 해당하는 사람이 이메일을 받았음을 알리고 싶지 않을 때 사용해요. 이는 수신자 리스트가 노출되면 곤란할 때 활용되는 기능이죠. 또는 참조한 인원이 50명이 넘을 때 사용하기도 해요.
TO, CC, BCC에 따라 취해야 할 행동이 다르기 때문에 잘 구분해서 활용하는 것이 좋아요.
첨부파일
"211216_김포스_12월 컨텐츠 마감 리포트"
메일을 전송할 때 더 자세한 내용을 담은 파일을 첨부하기도 하죠. 이때 메일의 본문에는 첨부 파일의 유무를 적어주는 것이 좋아요. 첨부파일의 제목은 첨부파일에 담긴 내용이 무엇인지 명시적으로 파악할 수 있어야 하며 위의 예시처럼 '작성한 날짜_작성자_제목' 순으로 써야 해요. 파일을 보내기 전에는 잘못된 파일을 보내진 않았는지 다시 한번 확인해 보는 것도 잊지 마세요!
여기까지 직장 생활에서 가장 기본적이면서 중요한 비즈니스 메일 보내는 방법에 대해 알아보았어요! 메일의 용건이 무엇인지 명확하게 전달해야 하는 것, 그리고 대단한 문장 구사력이나 스킬이 필요하지 않다는 걸 알 수 있었는데요. 오늘 엠포스가 알려드린 몇 가지만 기억한다면 일 잘하는 신입사원, 일 잘하는 직장인으로 기억될 수 있으니 꼭 알아두시길 바라요! 그럼 엠포스는 다음 직장인 꿀팁 '연말정산 체크 포인트'와 함께 돌아올게요:)
