자고로 메일은 어떻게 써야 될까요?

법정에 선다는 마음으로

직장에서 쓰는 메일에는 여러 가지 종류가 있습니다. 제가 생각하는 메일의 종류는 다섯 가지 정도 있는 것 같습니다.

1. 정보성 이메일(지식 전파)

2. 무언가를 취합하기 위한 이메일

3. 전달성 이메일 (누군가에게 업무지시 또는 담당자에게 전달하는 경우)

4. 요청 및 답을 하는 이메일 (정확한 전문지식 바탕)

5. 논쟁성 이메일 (서로의 주장을 주고받은 이메일)

1번부터 4번까지는 사실 메일을 쓰는 데에 있어 큰 어려움이 없을 걸로 압니다. 단순히 메일을 주고받고 하는 일상적인 업무니까요.

그런데, 가장 까다로운 게 바로 논쟁성 이메일입니다. 예를 들어 어떤 문제 해결을 하는데에 있어 상대방과 의견이 다른 경우나, 어떤 의사결정을 해야 함에 있어 다른 업무관계자와 입장이 첨예하게 갈리는 경우입니다.

이런 메일을 받게 되면 우선 짜증부터 나게 됩니다. 내 의견에 하나하나 반박해서 답신이 오고 또 그 메일에는 여러 참조처가 있을 경우에는 말이죠. 이럴 때는 답신을 할 때 절대 감정적으로 해서는 안됩니다. 우선은 그 메일을 프린트해서 주관적인 의견은 최대한 배제하고 팩트 위주로만 반박하고 가능한 건조하게 메일을 작성할 수 있도록 검토해야 됩니다. 마치 내가 법정에 선다는 마음으로요.

법정에서는 주관적으로 얘기한다고 내 말을 들어주지 않습니다. 명확한 증거가 있어야 하고 사실을 바탕으로 주장해야지만 판사가 제 편을 들어줍니다. 이런 논쟁이 있는 메일에서도 마찬가지입니다. 간혹 이런 메일을 보다 보면 본인 감정을 이기지 못해 '제 생각에는 아닌 것 같습니다. 느낌적으로 좋지 않습니다'와 같이 주관적인 의견을 많이 늘어놓는 사람들은 많이 봤는데요. 논쟁이 있는 메일일수록 사실만 넣으려고 노력해야 합니다. 반드시 내 주장에 대한 근거도 있어야 하고요. 그래야 상대방도 기분 나쁘지 않고 받아들일 수 있습니다.

가급적 이런 논쟁적인 메일을 주고받는 일은 피하고 싶습니다. 하지만, 직장인으로서 피해 갈 수 있는 일은 아닙니다. 언젠가는 이런 난관에 부딪히게 되더라고요. 이럴 땐, 내가 나중에 이 사람과 법정에 서더라도 이길 수 있도록 철저하게 객관적인 사실을 바탕으로 메일을 작성해야 합니다.