3일간 2천 명 넘게 온 행사 부스, 어떻게 기획했을까
AI EXPO KOREA 2025 준비 비하인드 스토리
"사람이 왜 이렇게 많아. 여기 유명한 기업이야?" "여기 들어본 것 같아.."
최근 국제인공지능대전 (AI EXPO KOREA 2025)에 참여하면서 저희 부스를 지나가면서 많은 분들이 한 말이다.
내가 다니는 회사는 대기업이 아니고 스타트업인데 어떤 준비과정을 거쳤기에 많은 사람들을 부스로 불러 모을 수 있었는지를 적어보려고 한다.
이번 행사는 성장 중인 AI 스타트업인 우리에게 중요도 높은 행사 중 하나로, 브랜드 인지도 상승과 고객을 찾을 목적으로 참여했다.
사전 준비부터 현장 운영까지 어떻게 진행했는지 공유함으로써 비슷한 목적으로 오프라인 행사를 진행하는 분들께 도움이 되길 바라는 마음으로 적어본다.
6가지 주요 고려 사항
1. 1년의 마케팅 계획에서 각 행사의 중요성을 파악하고 예산 배분하기
한 해 동안 온오프라인으로 많은 마케팅 활동을 하겠지만 이전 히스토리, 내부 피드백을 바탕으로 했을 때 중요도 있게 준비해야 하는 행사가 정하는 것이 중요합니다. 그에 따라 예산을 배분하고 실행할 수 있기 때문입니다.
2. 되도록이면 빠르게 참가 신청하기
AI EXPO KOREA와 같은 전시회에 빠르게 신청하면 생각보다 많은 장점이 있습니다. 만약 내년 동일 전시회를 현장에서 신청하면 부스 당 몇 십만 원씩 할인을 받을 수 있는 혜택을 얻을 수 있고, 부스 위치 측면에서도 좋은 자리를 선점하는 확률이 올라갑니다.
3. 조립 부스 vs 독립 부스 중 잘 선택하기
전시회에서 기업이 선택할 수 있는 부스 유형은 크게 2가지입니다. 조립 부스는 전시회 측에서 전기, 바닥 등 상당 부분을 정해진 형태로 주고 백월 디자인, 부스 콘텐츠 준비만 하면 된다는 장점이 있습니다.
반면 독립 부스는 말 그대로 땅바닥(?)만 주는 것이기에 모든 것을 기업에서 알아서 준비해야 합니다. 즉, 주어진 면적에 어떤 디자인을 할 것인지 기획하고, 시공 업체를 통해서 공사를 진행해야 합니다.
중요도가 있는 행사여서 예산을 어느 정도 쓸 수 있는 상황이라면 독립부스를 추천합니다. 우리 기업의 아이덴티티를 강조하여 보여주기 위해서는 백지에 전체적인 기획을 기업에서 하는 것이 좋습니다. 독립 부스는 3*3*2 제곱미터 사이즈 정도부터 가능하며 저희의 경우 3*3*4 제곱미터를 진행했습니다. 이 크기를 선택한 이유는 저희가 가지고 있는 서로 다른 제품군 2개를 잘 보여주기에 적절한 사이즈이기 때문입니다.
4. 부스 메시지 & 디자인 정하기
부스에서 많은 사람을 모객 하는데 가장 중요한 것이 부스 메시지일 것입니다. 특히 이번 AI EXPO KOREA의 경우 참여 업체가 모두 AI 회사이기 때문에 다른 회사와 차별화되는 우리의 키워드를 잘 드러내는 것이 중요합니다. 또한 브랜드 인지를 목적으로 하는 행사인 만큼 우리 회사를 특정 키워드와 연결하여 각인시킬 수 있는 좋은 기회이기 때문입니다.
저희의 경우에는 메인 키워드는 아직 사람들에게 익숙하지 않지만 저희 회사의 전략적 방향을 담은 키워드로, 서브 메시지는 지나가는 사람들이 관심이 있어할 만한 내용으로 구성하였습니다. (PR시에도 동일 키워드를 강조하여 행사를 소개한다면 좋겠죠!)
5. 부스에서 보여줄 콘텐츠 (데모) 정하기
위에서 정한 부스의 메시지를 어떤 스토리텔링으로 전달할지 콘텐츠를 준비하는 것 또한 중요합니다. 메인 메시지를 보고 들어왔으나 막상 연결이 안 되거나 설명이 이해가 되지 않는 다면, 우리의 고객을 확보한다는 또 다른 목적을 달성하기가 어렵기 때문입니다.
이 부분은 저희 팀 PM 분들, 솔루션 엔지니어께서 담당해 주신 부분으로, 제품의 로드맵을 관리하며 고객의 눈높이에서 가장 잘 전달할 수 있는 분께서 담당하시는 것이 좋다고 생각합니다.
6. 모객 방법 정하기
가장 제가 신경을 많이 쓴 부분입니다. 저희 부스 위치가 입구 쪽이라 모객이 자연스럽게 될 것이란 의견도 있었지만 일본 전시회를 겪은 저로서는 장담할 수 없는 부분이라는 생각이 있었습니다.
기본적으로는 룰렛 돌리기 등 이벤트를 통해서 사람들의 관심을 끌 수 있는 방안이 있었으나, 이번 행사에서는 단순히 상품으로 어필하기보다는 모객에서부터 우리 회사의 메시지를 잘 전달하고 싶다는 욕심이 있었습니다.
B2B 제품 특성상 제품과 연관된 흥미로운 것을 설계하기가 생각보다 쉽지 않았는데요. 제가 찾은 방법은 누구나 관심 있는 '퀴즈'였습니다. AI에 대한 기본적인 질문으로 시작해서 저희 회사의 메인 메시지, 제품에 대해서 선택하는 방식이었는데 반응이 정말 좋았습니다.
2천 명 넘게 모을 수 있었던 이유를 딱 2가지만 꼽는 다면
1. 좋은 위치
부스 규모가 크고 앞쪽에 위치해 있는 것은 상당한 메리트입니다. 일단 사전에 고객사를 초대해서 모셔올 때 위치를 안내하기도 좋고, 우리나라는 사람이 모인 곳에 사람이 더 몰려드는 경향이 있기 때문에 지나가다가 오시는 분들도 꽤 있을 것이고요.
특히 저희 기업처럼 한 번은 들어봤을 수도 있는 기업은 더 위치가 중요합니다. 들어는 봤는데 하면서 살펴보시는 분이 있고 4년째 참가이기 때문에 새로운 프로덕트가 나온 것은 있는지, 작년 대비 부스가 얼마나 바뀌었는지 등 이전에 저희를 보셨던 분들이 찾아오신 경우도 꽤 있었습니다.
2. 다양한 모객 방법
이번에는 사전 모객부터 현장 모객까지 다양한 시도를 했습니다.
사전에는 뉴스레터나 SNS를 통해서 행사에서 경험할 수 있는 부분들을 알렸고 현장 미팅 신청자도 받았습니다. 잠재 고객사 분들도 초대하고 현장 미팅을 잡기도 했습니다.
현장에서는 각 산업별 use case를 바탕으로 미니 세미나를 진행하여 특정 시간대에 사람들을 한 번에 모으고 저희의 이 분야에 대한 전문성과 활용 사례를 전달할 수도 있었습니다. 미니 세미나에 대한 홍보도 부스 안팎으로 다양하게 시도하여 많은 인원이 참여하도록 유도할 수 있었습니다. 더욱이 퀴즈에 더해 첫날에는 미션 투어를 진행하여 부스 콘텐츠와 세미나에 참여하면 선물을 증정하여 더 많은 사람을 모을 수 있었습니다.
추가적으로 부스 곳곳에 브로셔, 발표자료 다운로드하기를 허브스팟 폼 제출을 통해 유도하여 혹시 스캔하지 못한 사람도 포착하고 수많은 리드 중 저희에게 더 관심이 있는 사람들을 분류해 낼 수 있었습니다.
그럼에도 개선해야 할 부분: 부스 동선
가장 많이 신경을 쓴 부분이지만 여전히 아쉬움이 남는 것이 부스 동선입니다. 사람이 많이 오기 때문에 저희가 원하는 대로 사람들을 유입시킬 수는 없겠지만 다음에는 다른 구조도 시도해 봐야겠다는 생각을 했습니다.
사실 전시 부스를 기획하고 진행하는 것만으로도 많은 공수가 들지만, 더 중요한 것은 팔로업을 얼마나 잘해서 실제 우리 고객으로 만드느냐일 것입니다. 요즘은 lead generation이 아니라 demand generation이 강조되는 추세기에, 무조건 많은 양의 리드를 확보하기보다는 우리 제품에 관심을 갖고 있는 사람 특히 의사결정자를 포착했느냐가 중요한 점일 것입니다.
많은 분들과 이번 행사를 통해 관계를 시작한 만큼 그 관계를 계속 강화해서 고객까지 될 수 있기를 바라는 마음으로 글을 마칩니다.
혹시 위 글이나 B2B 마케팅 관련 이야기 하고 싶으신 사항이 있다면 편하게 댓글 남겨주세요!
