바다의 왕자 장 "보고"
가능성을 넘어 이제는 증명하라
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Oct 15. 2020
보고서 작성 원칙
1. 처음부터 끝까지 의사결정권자의 관점에서 접근하라
2. 다양한 관점에서 분석하고, 모든 것을 포함하여 작성하라
3. 문제를 해결하기 위한 실질적인 방안을 제시하라
보고서 작성법
1. 보고 개요
2. 현황 및 문제점
3. 정책수단․대안
4. 추진계획
5. 건의 및 제안
기획에도 매뉴얼이 있다
기획 실전편
기획이라는 일을 하면서도 이게 정말 무엇인지를 정확히 아는 사람이 몇이나 될까요. 10만부나 팔린 기획력에 관한 책 <기획의 정석> 저자 박신영은 기획을 다음과 같이 정리했습니다.
「기획은 그분의 입장에서 그 일을 왜 해야 하는지 기획 배경을 정의한 후, 해결책을 끌리는 한마디로 제시하고, 그림이 그려지도록 세부적인 실행 방안을 제안하며, 그분이 이해할 수 있도록 그것을 기획서로 쓰는 것, 그리고 그분이 관심을 가질 수 있게 발표하는 것이다.」
다시 한번 정의하자면 기획은 ‘나’ 아닌 ‘상대방’이 중심이라는 것이죠. 내가 무엇을 말했는지 보다 내가 말하는 것이 상대방의 머릿속에 어떤 그림을 그렸는지가 중요한 것입니다. 수요자의 입장에서 그 일을 왜 해야 하는지 기획배경(문제점)을 정의한 후, 해결책을 제시하고, 한눈에 그림이 그려지도록 세부적인 실행 방안을 제안하며, 의사결정권자가 쉽게 이해할 수 있도록 글로 보고서를 쓰는 것, 그리고 최종적으로 의사결정권자의 결재를 받아낼 수 있게 설명하는 것입니다. 앞에서는 정부나 공공기관 관점에서 기획보고서의 목적을 의사결정, 정보전달, 회의로 구분하였다면, 이번에는 일반적인 비즈니스 시장에서 기획보고서를 살펴보려고 합니다.
(1) 기획방향 결정
나의 기획은 상대방의 머릿속에 어떤 그림을 그리고 있는가? 즉 내가 어떤 의도를 가지고 보고서를 작성했느냐 보다 상대방이 어떻게 인식하느냐가 중요합니다. 마케팅에서도 결국 소비자가 제품을 어떤 컨셉으로 인식하느냐가 중요하다고 말했습니다. 그래서 기획단계부터 전체적인 문제점과 해결책들을 명확하게 분류하고 그림을 그려내는 것이 중요합니다. 마치 우리가 그림을 그리기 전에 밑그림을 스케치 하듯이 기획에도 스케치가 필요한 것입니다. 수요자의 관점에서 기획을 바라보고, 문제와 해결방안을 찾아내야 합니다. 기획이란 결국 문제점이 존재하기 때문에 시작되는 것입니다. 문제점이 없다면 우리는 사실 개선할 필요도 없습니다.
그렇기 때문에 문제점을 정확히 발견하고 분석하는 것이 기획의 핵심이자 시작이며, 수많은 기획의 대가들도 문제를 분석하는 방법을 다양하게 제안하고 있는 것입니다.『바로 해답을 찾아내는 문제 해결의 기술』의 저자인 사토 인이치는 ‘문제란 최선의 상태와 현실 간의 차이’라고 설명했습니다. 문제라는 것은 우리가 개선을 통해 발전시킬 수 있는 상태가 있어야 문제가 되는 것입니다. 개선을 통해 발전시킬 수 있는 수준을 결정하는 것이 우선적으로 필요합니다. 그 이후에는 문제의 원인을 발견해야 하는 것입니다. 그런데 문제는 우리가 해결할 수 있는 요소가 있고, 해결이 아예 불가능하거나 매우 어려운 부분이 있습니다.
(2) 정보수집
방향이 정해지면 관련 된 정보를 폭넓게 조사하는 것이 필요합니다. 시장상황, 경쟁사, 소비자 그리고 자사의 상황에 대해서 철저하게 정보를 수집해야 합니다. 정보가 수집되면, 이를 분석하는 것이 필요한데, 분석에는 논리력이 매우 중요한 역할을 하게 됩니다. 논리라는 것은 기준을 정해 이를 기반으로 그룹을 지어주는 것입니다. 그리고 이 그룹간의 연결고리를 만들어내는 것입니다. 이러한 논리를 기반으로 사고하게 되면 ‘결론에 대해 명확한 근거를 바탕으로 사고하는 것’이라고 말할 수 있습니다. 논리적 사고가 이루어지면 상대방을 온전히 이해시키고 설득할 수 있게 되는 것입니다.
논리적 사고의 가장 대표적인 것이 피라미드 구조입니다. 바바라 민토의 논리의 기술에 보면 피라미드 구조로 사고하는 방법이 나오는데, 피라미드 구조의 장점은 문제 자체를 세분화함으로서 놓칠 수 있는 요소를 체크해준다는 것입니다. 그리고 이들의 관계를 통해 보이지 않던 원인을 발견하게 해준다는 것입니다. 아무리 복잡한 사건이나 문제라도 피라미드 사고로 문제를 분해하고 나누면 이해하기 쉬운 개념이 되는 것을 기억하시기 바랍니다. 정보를 수집함에 있어서 좋은 방법 중의 하나는 내가 아닌 상대방의 기준에서 생각하는 것입니다.
보고서를 받은 의사결정권자라면 “무엇이 궁금할까?”라고 생각해보면 어떤 정보를 수집해야 할지 알 수가 있습니다. 이해의 기준은 내가 아닌 상대방입니다. 아인슈타인은 “여섯 살짜리 아이에게 설명할 수 없다면 당신도 이해하지 못한 것이다”라는 말을 남길 정도로 ‘전달’의 중요성을 강조한 바 있습니다. 정보를 분석함에 있어서 논리가 어려우면 아무런 의미가 없습니다. 이해하기 쉬우니까 논리적이라고 할 수 있고 논리적이니까 이해하기 쉬운 것입니다.
특히 비즈니스에서는 상대방의 입장을 충분히 고려하여 정보를 수집하고 분석한 후 잘 전달하는 것이 중요합니다. 기억과 전달을 위한 도구로 효과적인 것이 도식과 차트입니다. 복잡한 정보를 도식으로 만들면 눈에 보이는 형태가 되어 누가 보더라도 한눈에 알아볼 수 있고 이해하기 쉽습니다. 도식화라는 것은 주어진 정보를 사각형과 화살표로 표현해 이해를 돕는 것입니다. 정보를 수집함에 있어서 누락과 중복을 피하는 것이 중요한데, 논리적 사고를 가장 중요시하는 경영컨설턴트들도 이 부분을 특히나 강조하고 있습니다.
정보를 수집하고 분류함에 있어서 누락과 중복 두 가지만 확실히 한다면 우리는 멋진 요리를 만들기에 앞서 가장 신선한 재료를 완벽히 준비한 것과 같습니다. 그런데 누락과 중복을 한다는 것은 결국 먼저 기준을 정해서 분류하는 것이 필요합니다. 예를 들어서 성별, 연령별, 소득별, 지역별 기준을 정하는 것이 분류입니다. 기준이 확실해 지면 중복을 방지 할 수가 있습니다. 예를 들어서 남성과 경기도라는 정보가 수집이 되면 한쪽은 성별이고, 한쪽은 지역이기 때문에 이들의 정보는 중복사항이 발생하게 됩니다.
예를 들어서 남성중에는 경기도에 사는 사람들이 있는데 두 그룹에 모두 포함되기 때문에 정보가 중복되는 것입니다. 분석을 위해 매우 유용한 방법 중에 5why라는 것이 있습니다. 즉, 말그대로 한가지 상황에 대해서 ‘왜’라는 질문을 연속으로 던지는 것입니다. 평균적으로 다섯 번의 ‘왜’를 외치면 근본적인 원인까지 파고들어갈 수가 있다는 것입니다. 다섯 번의 ‘왜’를 계속 묻다보면, 피상적인 현상에서 진정한 문제의 본질에 접근할 수 있습니다. 만약 5번으로도 부족하면 근본적인 원인을 발견할 때까지 계속 물어야 합니다. 왜 해야 하는지에 대해서 결재권자의 입장에서 물어볼 수 있는 why들을 몇 번이고 물어보라는 의미입니다.
(3) 아이디어 발굴
아이디어 발굴 과정에서는 다양한 기준으로 정보를 재분석해 보는 것이 필요합니다. 하나의 상황도 받아들이는 사람에 따라 상반된 의미로 해석될 가능성이 있습니다. 그래서 문제 해결력이 뛰어난 사람은 여러 개의 기준을 가지고 다양한 측면에서 상황을 분석하는 것입니다. 다양한 기준을 세우기 위해서는 의지를 갖고 오랜시간 노력해야 합니다. 오랫동안 자신에게 자리 잡은 기준을 깨는 것이 얼마나 어려운지는 우리가 익히 알고 있는 사실입니다. 세계적인 사업가들은 항상 남들과 다른 관점에서 현상을 바라보고 그 안에서 기회를 찾아내고 있습니다. 사물을 다르게 바라보려면 말 그대로 관점, 즉 바라보는 위치를 바꿀 수 있어야 합니다.
다른 각도에서 사물을 바라보라. 그래야 사물을 입체적, 다면적으로 파악할 수 있습니다. 아이디어가 떠오르지 않고, 답보상태에 이를 때 가장 좋은 방법이 있습니다. 바로 제로 베이스 사고법입니다. 제로 베이스는 기존의 정보들을 버리고, 원점으로 돌아가 ‘목적’을 기준으로 다시 생각하는 것을 의미합니다. 또한 제로베이스란 기존의 모든 것을 제거하는 것이다. 과거의 성공 체험과 기존의 상식은 잊고 목적을 기점으로 다시 생각 하는 것이죠. 과거의 큰 성공을 거둔 사람들, 연속적으로 성공을 거둔 사람들은 자기 확신이 강해지기 때문에 새로운 것을 수용하지 못하는 경우가 많다고 해요.
(4) 보고서작성
최종 보고서를 작성하기 전에는 지금까지 절차들을 도식화하는 것이 좋습니다. 기획의 목적, 문제, 원인, 목표,
실행 방안을 도식으로 그리면 우리는 보고서를 한층 부드럽게 작성할 수 있습니다. 이를 통해 그 차이가 일어나게 된 ‘원인’을 찾아 내가 대처할 수 있는 것과 대처할 수 없는 것으로 분류하는 과정도 필요합니다. 이를 바탕으로 최종목표를 설정하고 목표를 이루기 위한 구체적인 실행방안을 세우게 됩니다.
목표가 제대로 정의되지 않으면 문제 자체가 무의미합니다. 날카로운 문제 정의에 따라 목표도 날카롭고 구체적으로 재정의해야 합니다. CEO가 좋아하는 문서의 구성방식은 전체적인 관점과 개략을 중시, 핵심내용과 결론을 먼저 기술, 상황과 문제보다는 결론과 해결에 관심, 문서는 얇아야 경쟁력이 있으며, 목차의 순서는 결론-이유-방법 順으로 하는 것이 좋다는 것을 기억하시기 바랍니다.
회사업무의 처음이자 끝에는 항상 문서가 존재합니다. 많은 회사에서 구두 보고를 활성화하고, 급한 내용은 문자로 보고 하라고 합니다. 그렇다면 실제로는 어떨까요? 결재권자는 보고서를 통해서 의사결정을 해야 합니다. 의사결정은 그 결정으로 인한 결과가 존재하고, 결재권자는 그에 따른 책임을 지게 되어 있잖아요. 그렇다면 의사결정을 위한 핵심 정보가 필요하고, 보고자는 이에 대한 답변을 즉시 내놓아야 합니다. 문서 보고가 사라질 수 없는 이유인 것 같아요. 대부분의 결재권자는 문서로 업무의 방향을 정리하고, 결정하며, 업무의 중간 진행상황을 알려주고, 업무가 종결되었다는 것을 보고받기 원하더라구요.
또한 대부분 회사에서는 실무자와 보고자가 다르기 때문에 보고자는 자신이 파악하지 못한 요소들을 실무자가 문서에 담아주기를 원합니다. 이외에도 추가적으로 회사에서 반드시 문서를 쓰게 되는 이유는 다음과 같습니다. 첫째, 잘 정리된 문서는 서로 이해의 눈높이를 맞출 수 있고 같은 시각으로 만들어 주기 때문입니다. 회사에서는 중요한 정보들이 잘 정리되어 재빠르고 정확하게 공유・보관될 수 있는 체제를 갖추는 것이 기업활동에 있어 큰 경쟁력이 됩니다. 이러한 상황에서 모든 내용을 말로서 전달하는 것은 불가능합니다.
둘째, 잘 정리된 업무상황의 기록을 통해서 더 나은 미래를 만들어 갈 수 있기 때문입니다. 잘 정리된 문서를 통해 업무가 원활히 진행되어 성공을 했던, 나중에 어떤 문제가 발생되어 실패를 했던 진행상황을 꼼꼼히 되짚어 볼 수 있게 합니다. 셋째, 장래에 발생할 수 있는 책임을 명확히 하는 증빙 서류가 될 수 있습니다. 업무에는 인적・물적 자원의 투입을 수반합니다. 자원투입대비 효율성과 효과성을 얻지 못하면 책임을 지고, 효율성과 효과성을 얻었다면 공적을 인정받고 칭찬을 받아야 합니다.
기대효과를 정량적 수치로 계산하여 제안해야 효과적이며, 향후에 상대방이 겪게 될 예상 피드백까지 반드시 포함해야만 해요. 아무리 논리가 좋고, 구조화를 잘하고, 실행방안을 구체적으로 준비하더라도 결국은 스토리텔링 스킬로 상대방을 사로잡아야 합니다. 더불어 숫자를 활용하면 전달력과 설득력이 배가 된답니다. 기획은 로지컬 씽킹이고, 문서작성은 철저하게 스킬인 것 같아요. 우리가 수영장에서 수영을 배울 때 각 영법을 배우듯이 다음의 스킬들을 책상에 붙여 놓고 철저하게 연습해보세요. 달라진 자신을 발견하실거에요.
문서작성 스킬
문장은 홑문장으로 쓰는 것이 중요하다. 홑문장은 하나의 메시지를 담고 있는 문장을 말한다. 겹문장은 주어와 서술어가 반복되어 내용이 복잡해지고 이해하기 어려워진다.
하나의 단어에는 하나의 개념만을 표현하는 것이 좋다. 일물일어(一物一語)의 원칙. 즉 하나의 사물만을 표현하는 단어를 사용하는 것을 말한다
수동문 보다는 능동문을 사용함이 좋다. 수동문은 능동문에 비해서 한번 꼬아 높은 상태이기 때문에 인식을 함에 있어 다소 순조롭지 못할 수 있다. 가급적 능동문, 긍정문 중심으로 사용하는 것이 좋다.
정확한 수치가 확보되어 있다면 정량적으로 표현해야 한다.“많다”, “적다”라는 식의 감에 의존하는 단어보다는 정확히 얼마 만큼인지를 수치적으로 표현해주는 것이 필요하다
띄어쓰기를 남발하지 말고 의미 있게 사용해야 한다. 적절하게 단어를 뛰어 쓰는 것이 필요하지만 아무런 생각 없이 마구 띄어서 쓰는 문장은 보는 사람을 피곤하게 만든다.
표를 활용할 때에는 양 옆을 터 준다.구분 항목은 3~6개 정도가 좋다
