최근 세계 초일류 기업(삼성전자 DS)에 시너지 창출을 위한 협업과 소통 강의를 하고 있습니다.
강의를 준비하면서 참고할 자료들을 서치하고 정리해서 포스팅합니다.
협업을 촉진하는 동력을 이해하는 건 비단 리더만의 역할이 아닙니다. 팀원 모두가 신중히 생각하고 노력하여 팀 내에 존재하는 개성, 전문 지식, 창의적인 문제 해결의 차이점을 이해해야 합니다.
팁 협업 개선의 목표는 모두가 아이디어를 안전하게 공유하고 유용한 피드백을 건넬 수 있는 편안한 대인관계가 이루어지는 차원에 도달하는 것입니다. 하지만 이러한 책임감과 사려 깊은 생각을 팀원들에게 심어줄 수 있는 건 손가락 하나만 튕기면 되는 일이 아닙니다.
다음과 같이 협업의 시너지를 높이기 위한 소통의 방법들을 제언합니다
첫째, 협업팀의 목적서와 참가자의 역할과 책임을 분명히 정하십시오.
"불확실성보다 팀워크와 의사소통을 방해하는 것은 없습니다."-시무스 브레슬린
팀워크는 우수한 의사소통에 의존하므로 일을 시작하기 전에 각 팀원은 자신에게 기대되는 것과 원하는 최종 결과가 무엇인지 전달할 수 있어야 합니다.
먼저 누구에게 무엇을 어떻게 제공하는 가에 대한 Team Mission Statement를 작성하고 공유해야 합니다. 리더 혼자서 작성하지 말고 구성원들과 함께 작성 및 공유 워크숍을 진행하면 목적서는 더욱 명료하게 기억할 겁니다.
많은 목표와 절차가 잘못 전달되고 해석되어 마감일을 놓치면 표준 이하의 불완전한 작업으로 이어질 수 있습니다. 경영진과 팀 구성원 간의 정기적인 의사소통은 당면한 일이 무엇을 구성하는지에 대한 의심을 없애줍니다.
협업 커뮤니케이션을 개선하기 위해 각 구성원의 역할과 예상되는 성공을 정의하는 것이 가장 좋습니다. 역할을 정의하면 팀 구성원이 더 쉽게 질문하고 신뢰를 구축할 수 있으며 궁극적으로 자신의 작업에 대한 책임감을 느끼게 됩니다.
각 구성윈의 역할과 책임이 명확하게 정의되면 양질의 협업과 업무 공유의 기회가 더 높아집니다. 이것은 다른 부서의 다른 그룹의 사람들이 함께 일하는 경우에도 명확하게 작동합니다. 모든 구성원이 자신의 정의된 역할이 있다면 자신이 팀에 가져올 수 있는 것이 무엇인지 완전히 인식하고 일이 완료되었을 때 가치와 자부심을 느낍니다.
둘째, 정기적인 협업 피드백을 주고받으십시오.
"우리가 피드백을 제공하지 않고 있다고 생각한다면 우리는 위험한 의사소통자입니다. 이는 아마도 우리가 효과적으로 의사소통을 관리하지 않는다는 것을 의미합니다."
피드백은 리더와 조직 구성원이 서로 소통할 수 있는 열린 기회입니다.
피드백은 비즈니스가 어떻게 소통하고 협력하는지를 보여주는 훌륭한 지표입니다. 피드백을 주고받고 그에 따라 행동하는 과정에서 함정이 있는지 보여줄 수 있습니다.
피드백을 효과적으로 전달한다는 것은 각 팀 구성원과 팀의 최선의 이익을 염두에 두는 것을 의미합니다. 즉, 개선할 수 있는 특정 사례를 갖고 팀이 가능한 한 많은 질문을 하도록 격려해야 합니다.
이메일을 통한 피드백은 때때로 잘못 해석될 수 있으므로 피드백은 대면 또는 화상 회의가 가장 잘 전달됩니다. 팀 협업 앱이나 서면으로 피드백을 전달한다는 것은 피드백 기록이 보관되고 나중에 받은 다른 피드백 세트와 비교하기 위해 액세스 할 수 있다는 것을 의미합니다.
건설적인 피드백을 제공하면, 특히 팀의 일원으로 일할 때 피드백을 받는 경우 팀이 가치 있다고 느끼게 됩니다. 건설적인 피드백이 올바르게 전달될 때 변화에 대한 동기를 부여하는 데 도움이 될 수 있습니다.
피드백을 받는 쪽이라면 개선할 수 있는 방법에 대해 가능한 한 많은 질문을 하는 것이 가장 좋습니다. 피드백은 양방향입니다!
팀이 잘한 것과 개선해야 할 점을 듣는 것은 앞으로 팀 성과를 강화하고 팀워크를 강화할 것입니다.
셋째, 개방성과 투명성을 유지하십시오.
일론 머스크는 "Tesla의 모든 직원은 회사 전체의 이익을 위해 문제를 해결하는 가장 빠른 방법이라고 생각하는 것에 따라 다른 사람과 이메일 또는 대화할 수 있고 그래야 합니다"라고 말했습니다.
조직 내에서 의사소통을 촉진하고 팀워크를 향상시키는 가장 좋은 방법은 가능한 한 많은 의사소통 장벽을 제거하는 것입니다. 즉, 동료가 팀으로 일하고 경영진과 의사소통할 때 서로 아이디어를 더 쉽게 전달할 수 있습니다.
전사적 채팅 도구를 사용하면 언제든지 누구에게나 질문할 수 있고 응답 기록을 보관할 수 있습니다.
팀이 가능한 한 많은 질문을 하도록 격려하면 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있으며 팀원들이 다른 팀과 동료에게 아이디어를 전파할 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있습니다.
넷째, 서로 적극적으로 경청하십시오.
연구에 따르면 사람들은 하루 중 70~80%를 의사소통에 사용하고 약 55%의 시간을 경청에 할애하고 있으며 약 17~25%만이 적극적인 경청을 사용합니다(credit donkey, 2015)
즉, 경청은 직장에서 전문적인 관계를 형성할 때 가장 중요한 의사소통 형태일 것입니다.
각 팀원의 의견을 존중하고, 그들의 의견을 들을 수 있도록 하고, 적극적인 피드백을 격려하는 것은 팀이 함께 일할 수 있는 능력을 현저히 향상할 수 있습니다.
팀원이 각자의 아이디어와 생각을 훑어볼 수 있도록 소규모 모임을 개최하는 것은 소통이 번창할 수 있는 소중한 공간을 제공합니다. 세심하고 반응이 빠른 팀은 신뢰와 참여가 있을 때 잘 작동합니다.
다섯째, 소통과 사기 진작을 위한 퇴근 후 모임을 권장합니다.
좋은 시간을 보내는 것보다 의사소통과 팀워크를 향상하는 더 좋은 방법은 없습니다!
시간 외 팀원 간의 활동을 장려하는 것은 즐거운 만큼 유익합니다. 팀 빌딩 활동에 참여하거나 근무 시간 이후에 식사를 하면 팀원들이 전문적인 모자를 벗고 서로 조금 더 친해질 수 있으며 업무와 관련 없는 문제에 대해 더 자유롭게 이야기할 수 있습니다.
편안한 분위기에서 서로의 강점과 약점을 알아가는 것은 월요일 아침에 작업 프로젝트에서 함께 일할 때 도움이 될 수 있습니다.
팀 빌딩에서 가장 중요한 점은 신뢰를 구축하고, 커뮤니케이션을 개발하고, 작업 환경에 존재하는 모든 장벽을 제거하는 것입니다. 이 모든 것이 커뮤니케이션을 개선하고 팀워크에 대한 새로운 접근 방식으로 이어집니다. (끝).
