성공적인 재택근무? 문서화가 필수!
원격근무 운영 TIP
효과적으로 리모트 근무 기업을 운영하 위해서는 커뮤니케이션 전략, 원격근무 관리 책임자 고용 등 신경쓸 것들이 정말 많습니다. 거기에 효과적으로 문서 작성을 하고 하나의 공식적인 출처를 통해 모든 사람들이 접근할 수 있게 하는 것도 필수적인데요.
문서화에 대한 핸드북 우선적인 접근 방식은 매우 중요합니다. 문서화하는 과정을 건너 뛰어도 될 것 같기도 하고, 심지어 비효율적이라고 생각할 수도 있습니다. 하지만 실제론 프로세스, 문화 및 솔루션을 의도적으로 기록하고 정리함으로써 얻을 수 있는 이점은 상당합니다.
성공적인 원격근무를 위해 GitLab은 의도적으로 문서 작성을 실행하고 있는데요, 핸드북을 먼저 작성 및 운영하고 투명성을 평가하여 모든 사람이 핸드북에 공개적으로 접근할 수 있도록 하는 것을 기본으로 합니다.
문서화 & 핸드북 우선 (handbook-first)
원격근무에서의 문서화는 우리가 일반적으로 무언가를 기록하는 것을 지칭하는 것에서 더 중요한 의미가 있습니다. 문서(documentation)는 배포되기 전에 먼저 체계적이고 잘 정리된 방식으로 이루어져야 합니다. 예를 들어서, 하나의 프로젝트에 관한 솔루션이 있다고 치면, 이를 먼저 문서화한 후 슬랙 또는 이메일을 통해 발표하는 방식입니다.
Gitlab이 추구하는 목표는 문서 작성을 위해 문서화하는 문화를 만드는 것이 아닙니다. 문서를 배포하기 전에 보편적으로 접근 가능한 핸드북에 새로운 솔루션이 문서화되고, 하나의 공식적으로 인정된 출처(문서 작성이 이루어지는 곳)를 통해 이러한 작업이 반복적으로 이루어지는 환경을 만드는 것입니다. 편집팀이 스타일 가이드를 고수하는 것처럼 각 팀 구성원은 동일한 방식으로 문서에 접근해야 합니다.
핸드북 우선 문서화가 중요한 이유는 무엇일까?
초기 단계의 스타트업에서, 문서화 전략을 선택하지 않는 유혹을 느낄 수 있습니다. 이러한 기업은 주로 적은 구성원으로 이루어져 있기 때문에 몇 명의 팀원만 있으면 회의, 슬랙 또는 이메일 스레드를 통해 모든 사람에게 정보를 제공할 수 있기 때문이죠. 하지만 장기적으로 보았을 때, 문서화를 소홀히한 결과는 점점 더 좋지 않은 방향으로 흘러갈 것입니다.
팀이 확장됨에 따라 문서화 필요성은 그렇지 않은 비용과 함께 증가합니다. 즉, 기업이 오래되고 성숙해짐에 따라 문서화 전략을 구현하는 것은 더 어려워지고 더 중요해질 것입니다.
회사의 창립 기간 동안 매출 및 고객 유지와 같은 측정 기준과 함께 문서가 동일한 기준에 놓이는 경우는 거의 없지만, 그럴 가치가 충분히 있습니다. 문서화가 잘 된 회사와 핸드북을 회피하는 회사의 차이는 극명하다는 이야기 입니다.
핸드북을 우선으로 하는 팀원들은 믿을 수 있고 공식적으로 인정된 하나의 출처(문서 작성이 이루어지는 곳)를 통해 막대한 이익을 얻습니다. 이런 조직은 엄청나게 효율적으로 운영될 수 있습니다. 구조화된 문서에 공동의 노력을 기울이지 않는 조직은 팀원들이 동일한 데이터를 요청하고 또 요청하는 과정을 반복할 수밖에 없습니다. 반복적인 회의나 차선으로의 (최적이 아닌) 지식 이전이라는 비효율적인 행동을 반복하게 하고요.
문서화, 어떻게 시작할까?
완전 원격근무(All-Remote)로 전환하고자 하는 기존 조직 또는 하이브리드 원격근무 조직이 가장 우려하는 사항은 회사 핸드북을 만드는 일에 시간이 많이 걸린다는 것입니다. 회사 핸드북을 시작하기에 가장 이상적인 시기는 시작 단계이지만, 그 다음으로 좋은 시기는 바로 오늘입니다.
✅슬랙 또는 채팅 메시지가 빨리 만료되도록 하기
GitLab에서는 90일의 슬랙 메시지만 유지되고 그 후로는 없어집니다. 이는 슬랙이 end-to-end 프로젝트를 관리하는 유용한 도구로 사용되지 않도록 하기 위한 의도적인 행동입니다. 슬랙, 마이크로소프트 팀즈 및 이와 유사한 인스턴트 메시징 플랫폼은 진정한 비동기 문화를 해칠 수도 있습니다.
팀이 단일한 하나의 공식적인 출처에 의존할 수 있도록 하는 데 있어서, 인스턴트 메시지를 보존하는 것은 좋은 생각이 아닙니다.
인스턴트 메시징 도구는 대화에 사람을 추가하는 것이 어렵고, 모든 작업 기록은 해당 프로그램에 남겨져 있으며, 작업을 따라가는 맥락이 없어 결국 비효율적으로 다가올 수 있습니다.
예를 들어서, 팀 구성원이 슬랙같은 인스턴트 메시지 기록을 검색하여 특정 프로젝트에 대한 업데이트를 쉽게 확인할 수 있다고 생각해 보세요. 기존 메시지를 검색해서 원하는 자료나 정보에 쉽게 접근할 수 있다면 모두가 접근할 수 있는 곳에 진행 상황을 문서화 해야할 동기가 없어질 것입니다. 이로 인해 구성원들 간의 막대한 지식 격차가 발생하고 조직 전체의 커뮤니케이션, 조정 및 이해가 더욱 힘들어질 것 입니다.
따라서 이처럼 90일 동안만 메시지가 저장되는 정책을 고수합니다. 그렇게 함으로써 팀원들이 단일한 공식 출처(문서 작성이 이루어지는 곳)와 직접 연결된 위치에서 업무 문제를 논의하도록 유도하기 때문입니다. GitLab에서는 모든 작업, 프로세스 및 정책을 핸드북에 문서화합니다.
그렇다면 슬랙과 같은 메시징 플랫폼 사용을 지양해야할까요? 그렇지 않습니다. 비공식적인 커뮤니케이션에는 분명 사용할 가치가 있습니다. 그렇지 않으면 사람들이 업데이트, 정보 및 리소스 등을 위해 서로 끊임없이 핑(ping: 슬랙과 같은 플랫폼에서 다른 사람을 태그하거나 메시지를 보내는 활동)하는 패턴이 생기고 혼란스러운 상황이 계속 발생할테니까요.
✅차분한 접근 방식
기업이나 리더들은 주로 현실적인 두려움에 직면하게 되는데요. 핸드북에 전념하고 문서화를 하는 문화를 심어주는 것이 너무 큰 과제라고 느껴지기 때문입니다. 여기서 알아 두어야 할 점은, 목표는 회사의 존재를 알리기 전에 핸드북을 완성하는 것이 아니라는 것입니다.
설립된 조직의 경우, 기업 내에서 핸드북을 도입하는 문제에 반복을 적용하는 것이 요령입니다. 적절한 인프라를 구축하고 한 번에 하나씩 프로세스 문서화 작업을 시작합니다. 기업이 성장하기 시작한 지 얼마 되지 않아 핸드북을 만드는 것은 어려운 일일 수도 있습니다. 비즈니스 규모에 맞게 운영하면서 프로세스와 문화를 모두 바꾸고 있기 때문입니다. 그러나 훌륭한 리더는 핸드북에 문서 작성을 쉽게 할 수 있도록 기대치를 관리할 수 있습니다.
✅문서화는 지속되는 활동임을 인지하기
핸드북과 문서 작성은 완성되거나 하는 것이 아니라 끊임없이 지속적으로 해야 하는 일입니다. 실제 이 작업이 포괄적인 내용을 담고 있다고 느끼기까지 몇 달 또는 몇 년이 걸릴 수 있습니다.
특히 다양한 위기 상황에서 문서 작성 계획을 포기하려는 충동을 억제해야 합니다. 가장 강력한 문서는 실패에서 파생된 문서라는 사실을 잊지 마세요. 실패에서 배운 교훈은 앞으로 피해야 할 사항과 더 나은 운영 방법에 대한 중요한 로드맵을 제공합니다.
✅회사 핸드북에 들어가야할 내용
그렇다면 회사의 핸드북에는 어떤 내용이 들어가야 할까요? 아래에 나온 사항을 최고 수준의 조직을 위한 초기 지침으로 고려하되, 회사의 규모, 범위 및 요구에 따라 다양한 내용을 추가하는 것도 생까해 보아야 합니다.
기업 & 빌딩 블록 (company & building block): 이 섹션에서는 조직의 대부분 또는 모든 부서에 적용되는 정책, 가치, KPI/OKR 및 문화 원칙을 설명합니다.
회사의 창립 스토리 및 이력
미션, 비전 및 가치
우리의 고객 (고객 페르소나)
우리가 다른 이유 (독특한 차별화 요소)
연간 목표
제품 원리
채용 방법
그룹 & 부서: 부서별로 핸드북의 나머지 부분을 작성하고 필요한 정보를 추가할 수 있습니다 (예: HR, 엔지니어링, 마케팅, 영업, 재무, 제품, 법률 등).
조직 구조
구성원 프로필
팀 프로필
일과 (The day-to-day)
정책
커뮤니케이션 방법
사용하는 도구 (tools)
표준 작동 절차
월별 또는 분기별 목표
처음에는 대부분의 섹션이 비어 있을 수 있지만 반복적이고 의도적으로 문서화를 실행하는 것이 중요합니다. 각각의 섹션이 얼마나 가벼운지 판단하기보다는 기여자가 이전보다 더 낫게 만들었다고 칭찬하는 것이 중요합니다.
편집: Flexwork
출처: GitLab
